# Factuur via WhatsApp sturen: zo doe je het netjes Door Roy van Oeteren, oprichter · Bijgewerkt 28 oktober 2026 · 6 min leestijd Ja, je mag een factuur via WhatsApp sturen, zolang het een echte factuur is met alle verplichte gegevens en de klant ermee akkoord is dat hij de factuur zo ontvangt. Een pdf is een pdf, ook als hij in een chatgesprek aankomt. Hieronder lees je hoe je het netjes doet, welk bericht erbij past, hoe je een betaallink toevoegt en wat je beter laat. Maak eerst een goede pdf met de [gratis factuurgenerator](https://jiffy-invoice.com/nl/factuur-maken). ## Mag dat eigenlijk? Er is geen regel die zegt dat een factuur per e-mail moet. Wat telt, is dat de factuur de verplichte gegevens bevat en dat je klant hem kan lezen en bewaren. Hoe hij aankomt, mag je met je klant afspreken. Staat er een betaaltermijn op, dan begint die te lopen vanaf de factuurdatum, niet vanaf het moment dat hij gelezen is. Wat er op moet, staat in [wat moet er op een factuur](https://jiffy-invoice.com/nl/gidsen/wat-moet-er-op-een-factuur). Twijfel je of dit voor jouw situatie klopt, vraag dan je boekhouder of kijk op de site van de Belastingdienst. Voor particuliere klanten en kleine klussen is WhatsApp vaak het snelst, want daar kijken mensen toch al. Werk je voor een bedrijf met een boekhouding of inkoopafdeling, dan landt een factuur in de mail beter, omdat die meestal automatisch wordt verwerkt. Je hoeft niet te kiezen. Stuur de pdf per e-mail en geef in WhatsApp een seintje dat hij onderweg is. Zo weet je klant dat hij op de factuur moet letten. ## Stuur een pdf, geen foto Maak de factuur digitaal en stuur het bestand als pdf mee als document. Maak geen foto of schermafbeelding van een papieren factuur. Een foto is vaak scheef, onscherp of afgesneden, en je klant kan er in zijn boekhouding weinig mee. Kies in WhatsApp voor de bijlage Document en niet voor Foto. Foto's worden gecomprimeerd en kunnen er op een klein scherm slecht leesbaar uitzien. ## Zo stuur je hem in vijf stappen 1. Maak de factuur en sla hem op als pdf, met een duidelijke bestandsnaam zoals 2026-014-factuur.pdf. 2. Open het gesprek met je klant. Gebruik het nummer dat hij zelf voor zakelijke zaken gebruikt. 3. Voeg de pdf toe als document en schrijf er een kort bericht bij. 4. Controleer dat het bestand echt aankomt en geopend kan worden. 5. Bewaar je eigen kopie in je administratie, buiten WhatsApp. ## Een voorbeeldbericht Houd het kort en vriendelijk, maar noem altijd het factuurnummer, het bedrag en de uiterste betaaldatum. Dan kan je klant niets verkeerd begrijpen en hoeft hij niet door het gesprek terug te scrollen. **Bericht bij de factuur** > Hoi Sander, hierbij de factuur voor de renovatie van de badkamer (factuur 2026-014). > Het bedrag is 1.234,20 euro inclusief btw, te betalen binnen 14 dagen. > Je kunt betalen met de link hieronder of overmaken naar het rekeningnummer op de factuur. Zet het factuurnummer erbij. > Laat het weten als er iets niet klopt. Bedankt! ## Betaallink erbij Een link maakt betalen makkelijker dan een IBAN overtypen. In de app stuur je de factuur direct vanuit het scherm via WhatsApp, Telegram, sms, e-mail of een link, met de betaallink erin. Overboeking en iDEAL zijn gratis, kaart, Apple Pay en Bancontact heb je vanaf Pro; zie de [prijzen](https://jiffy-invoice.com/nl#pricing). Zonder app zet je je IBAN en het factuurnummer in het bericht, zodat de klant de betaling goed kan omschrijven. ## Valkuilen - Een chat is geen archief. Berichten raken kwijt, nummers veranderen en toestellen gaan stuk. Bewaar je eigen kopie op een vaste plek. - De pdf gaat naar het verkeerde nummer. Controleer de naam in het gesprek voordat je op verzenden tikt. - Je klant is een bedrijf met een boekhouder. Vraag of hij de factuur ook per e-mail wil hebben, want veel bedrijven boeken facturen uit de mail. - Je vergeet het factuurnummer in het bericht. Dan zoekt je klant later naar de juiste betaalomschrijving. - Je past de factuur achteraf aan in de chat. Een verzonden factuur wijzig je niet; corrigeer met een [creditfactuur](https://jiffy-invoice.com/nl/gidsen/creditfactuur). ## Hoe lang bewaar je hem? Over de bewaartijd van facturen hoor je vaak zeven jaar. Zie dat als een algemene aanwijzing en geen advies: de precieze regels hangen van je situatie af, dus lees ze na op de site van de Belastingdienst of vraag het je boekhouder. Wat altijd goed is, is je kopie opslaan op een plek waar jij erbij kunt, los van je telefoon. ## Maak de pdf en stuur hem door Begin met de [gratis factuurgenerator](generator): sla de pdf op en deel hem met je klant in WhatsApp. [Open de gratis factuurgenerator](https://jiffy-invoice.com/nl/factuur-maken) ## Veelgestelde vragen ### Is een factuur via WhatsApp rechtsgeldig? Een factuur met alle verplichte gegevens is een factuur, ook als je hem via WhatsApp stuurt. Spreek de wijze van versturen wel af met je klant, en bewaar je eigen kopie. ### Moet de factuur een pdf zijn? Dat is de nette manier. Een pdf blijft leesbaar op elk toestel en je klant kan hem doorsturen naar zijn boekhouder. ### Mag ik een foto van een papieren factuur sturen? Liever niet. Een foto is vaak onscherp en moeilijk te verwerken. Maak de factuur digitaal en stuur de pdf. ### Kan ik vanuit Jiffy een factuur via WhatsApp sturen? Ja, naast Telegram, sms, e-mail en een link. De betaallink gaat in hetzelfde bericht mee. ## Meer gidsen - [Factuur maken op je telefoon, zonder gedoe](https://jiffy-invoice.com/nl/gidsen/factuur-maken-op-je-telefoon) - [Wat moet er op een factuur? De complete checklist](https://jiffy-invoice.com/nl/gidsen/wat-moet-er-op-een-factuur) - [Betalingsherinnering en aanmaning: voorbeeldteksten om te kopiëren](https://jiffy-invoice.com/nl/gidsen/betalingsherinnering-voorbeeld) [Factureergidsen](https://jiffy-invoice.com/nl/gidsen) Source: https://jiffy-invoice.com/nl/gidsen/factuur-via-whatsapp-sturen