Of je zonder KvK-inschrijving een factuur mag sturen, hangt af van of je als ondernemer werkt. Doe je dit structureel en met winstoogmerk, dan ben je ondernemer en moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Doe je het incidenteel of als hobby, dan kun je een rekening sturen, maar geldt er een aantal beperkingen.
Deze gids legt dat voorzichtig uit. Het blijft algemene informatie: of je ondernemer bent, hangt af van je feiten en wordt uiteindelijk beoordeeld door de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel.
Weinig tijd? Ga meteen aan de slag: Open de gratis factuurgenerator
Wanneer ben je ondernemer?
Wie zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent, moet zich inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor de Belastingdienst gaat het erom of je een duurzame organisatie van kapitaal en arbeid hebt, deelneemt aan het economisch verkeer en winst wilt maken. Er staat geen vaste omzetgrens in de wet. Het gaat om het totaalbeeld: hoe vaak je werkt, voor wie, hoeveel je verdient en of je jezelf aanbiedt (website, visitekaartjes, advertenties).
Twijfel je? Vraag het de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel of een adviseur. Dat is gratis of goedkoop en voorkomt achteraf discussie.
Als je ondernemer bent: eerst inschrijven
Ben je ondernemer, dan schrijf je je in bij de KvK en meld je je als ondernemer bij de Belastingdienst voor btw en inkomstenbelasting. Daarna kun je volwaardige facturen sturen met KvK-nummer en btw-identificatienummer. Hoe je dat doet lees je in factuur maken als zzp'er. Werken zonder inschrijving terwijl je wel ondernemer bent, kan een boete geven en leidt tot lastige vragen van klanten en de Belastingdienst.
Als je geen ondernemer bent: een rekening of nota
Doe je af en toe iets voor iemand tegen betaling, zonder dat het een bedrijf is, dan kun je gewoon een rekening sturen zodat je klant weet wat hij betaalt en waarvoor. Je noemt dat niet per se een factuur. Zet erop:
- Je naam en adres, en die van degene die betaalt.
- De datum en een nummer of kenmerk.
- Een omschrijving van wat je deed.
- Het bedrag en je rekeningnummer.
- Geen btw: als niet-ondernemer reken je geen btw.
Zet nooit btw op zo'n rekening
Wie btw op een factuur zet, kan die btw verschuldigd worden, ook als hij geen ondernemer is. Daarom reken je geen btw als je niet btw-plichtig bent. Heb je een btw-nummer nodig, dan moet je ondernemer zijn. Denk ook aan de kleineondernemersregeling als je een ondernemer met lage omzet bent: je schrijft je in, maar rekent geen btw.
Voorbeeld van een rekening zonder KvK
Van: Sanne de Wit, Beukenlaan 7, 3581 AA Utrecht
Aan: Familie Hendriks, Esdoornstraat 2, 3582 BB Utrecht
Datum: 17 oktober 2026
Tuinonderhoud, 4 uur, afgesproken bedrag: 100,00
Totaal: 100,00
Graag overmaken naar NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. S. de Wit, o.v.v. rekening 1.
En de belasting?
Inkomsten uit een hobby of incidenteel werk zijn in veel gevallen belastbaar. Je geeft ze aan in je aangifte inkomstenbelasting, bijvoorbeeld als resultaat uit overige werkzaamheden. Wat precies voor jou geldt en welke aftrek mogelijk is, vind je bij de Belastingdienst. Houd daarom zelf een eenvoudige administratie bij met je rekeningen en bewaar die zeven jaar.
Wat klanten ervan vinden
Zakelijke klanten kunnen een rekening zonder KvK- en btw-nummer vaak niet boeken. Een bedrijf mag btw alleen aftrekken met een factuur die aan de eisen voldoet. Ook kun je door grotere opdrachtgevers worden gevraagd om een inschrijving. Krijg je meer werk, dan is inschrijven meestal de verstandige stap. Zie ook wat moet er op een factuur.