Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Voor je account en je eigen bedrijfsgegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van je klanten die je in Jiffy zet ben jij verantwoordelijk en zijn wij je verwerker: we gebruiken ze alleen om de app voor je te laten werken.

Welke gegevens we verwerken

• Account: je naam, e-mailadres en een versleutelde vorm van je wachtwoord. Log je in met Google of Apple, dan krijgen we van hen je naam, e-mailadres en een account-id.
• Je bedrijf: bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummer, bankgegevens, logo en je handtekening als je die toevoegt.
• Je klanten: naam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres, KvK- en btw-nummer.
• Facturen en offertes: regels, bedragen, datums, notities, betaalstatus, of en wanneer een klant het document heeft bekeken, en de handtekening waarmee een klant een offerte accepteert.
• Betalingen: als je klant online betaalt, verwerkt Stripe de betaling. Wij krijgen het bedrag en de status, geen kaart- of bankgegevens van je klant.
• Abonnement: welk pakket je hebt (Free, Pro of Ultra) en tot wanneer. Je betaalgegevens staan bij Stripe.
• Apparaat: een pushtoken als je meldingen aanzet, en je taalkeuze.
• Technische gegevens: IP-adres en tijdstip van verzoeken in de serverlogs, en foutmeldingen van de app (de tekst van de fout, het scherm en de appversie, zonder inhoud van je documenten), om de dienst veilig en werkend te houden.

Microfoon en foto's

Gebruik je gesproken opdrachten, dan zet de spraakherkenning van je telefoon (Apple of Google) je stem om in tekst. Wij ontvangen en bewaren geen geluid; alleen de tekst wordt in de app gebruikt om je opdracht uit te voeren. Begrijpt de app die tekst niet zelf, dan gaat hij naar de AI (zie AI-functies).

De app opent je foto's of je camera alleen als je zelf een logo of een bon kiest. Alleen de gekozen afbeelding of pdf wordt geüpload.

AI-functies

Vier functies in Jiffy sturen gegevens naar een AI-dienst. Dat gebeurt alleen nadat de eigenaar of een beheerder van je bedrijf daar één keer toestemming voor heeft gegeven (die toestemming geldt voor alle vier en voor het hele bedrijf), en alleen op het moment dat je de functie zelf gebruikt:

• Ontwerp en sjablonen met AI: je bedrijfsnaam, de ondertitel, de keuzes van je ontwerp (kleuren, letters, onderdelen) en de tekst van je opdracht, naar een taalmodel van Anthropic, een bedrijf in de Verenigde Staten. De voorbeelden worden met voorbeeldgegevens getekend.
• Bonnen scannen: de foto of pdf van de bon, naar een taalmodel van Anthropic (zie Bonnen scannen hieronder).
• Logo met AI: je bedrijfsnaam, de ondertitel, de gekozen stijl en kleuren en je eigen omschrijving, naar een beeldmodel van OpenAI, een bedrijf in de Verenigde Staten.
• Opdrachten inspreken of typen (Ultra): de tekst van je opdracht en de namen van je klanten (zodat de opdracht bij de juiste klant terechtkomt), naar een taalmodel van Anthropic. Een opdracht die de app zelf begrijpt gaat niet naar de AI.

Bedragen, factuurregels, documenten en contactgegevens van klanten gaan nooit mee. Bij opdrachten gaan alleen de klantnamen mee, en wat je zelf in je opdracht zegt of typt.

Anthropic en OpenAI gebruiken deze gegevens niet om hun modellen te trainen en bewaren ze alleen kort, volgens hun voorwaarden voor zakelijke klanten, onder meer om misbruik op te sporen. Omdat beide in de Verenigde Staten verwerken, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Bij ontwerp en logo bewaren wij je opdracht en het antwoord (zonder klantgegevens) in een logboek, om credits terug te kunnen boeken als iets mislukt en om misbruik te voorkomen. Opdrachten bewaren wij niet.

Je kunt de toestemming op elk moment intrekken in de app onder Meer, Gegevens naar AI-diensten (als eigenaar of beheerder). Daarna gaat er niets meer naar een AI-dienst tot er opnieuw toestemming is gegeven; de rest van Jiffy blijft gewoon werken.

Bonnen scannen (Pro)

Scan je een bon, dan sturen we de foto of pdf van die bon naar een taalmodel van Anthropic, een bedrijf in de Verenigde Staten, dat er leverancier, datum, bedrag, btw en categorie uit leest. Er gaat verder niets mee: geen klantgegevens, facturen of bedrijfsgegevens. Dit gebeurt alleen nadat je eenmalig toestemming hebt gegeven (dezelfde toestemming als bij de andere AI-functies) en alleen op het moment dat je zelf een bon scant.

Het resultaat is een voorstel dat je eerst nakijkt. Bewaar je de kostenpost, dan bewaren wij de gegevens en het bestand van de bon in je account. Het bestand is privé: alleen leden van jouw bedrijf kunnen het opvragen, en het staat nooit op een openbaar adres. Verwijder je de kostenpost of je account, dan verwijderen we ook de bon. Zie je af van bewaren, dan blijft de geüploade bon niet langer dan nodig bij ons staan. In het AI-logboek staat alleen het type en de grootte van het bestand en wat het kostte, niet de bon zelf.

Cloudopslag koppelen (Ultra)

Koppel je Google Drive of OneDrive, dan zetten we een kopie van je verstuurde facturen en offertes (pdf), je bewaarde bonnen en je exports in jouw eigen opslag, in de map Jiffy Invoice of in de map die je zelf kiest. De bestanden staan daar op jouw naam: wij houden ze niet vast en je kunt ze er altijd zelf weghalen.

Je geeft daarvoor eenmalig toestemming bij Google of Microsoft. Bij Google Drive ziet Jiffy alleen de bestanden en mappen die Jiffy zelf heeft aangemaakt of die je zelf aanwijst, niet de rest van je opslag. Bij OneDrive krijgt Jiffy standaard alleen toegang tot een eigen app-map. Het toegangstoken bewaren we versleuteld (AES-256) op onze server en we tonen of loggen het nooit.

Kies je bij OneDrive zelf een map ("Kies zelf een map in je OneDrive"), dan vraagt Microsoft je om een ruimere toestemming: Jiffy krijgt dan lees- en schrijfrechten op je OneDrive-bestanden. Jiffy schrijft alleen in de map die je kiest en leest van de rest van je OneDrive niets anders dan de namen van mappen, om je de lijst te kunnen laten zien. Je kunt terug naar de eigen app-map door opnieuw te koppelen zonder die keuze.

Je kunt op elk moment ontkoppelen in Meer, Cloudopslag. Dan trekken we de toegang in (bij Google) en verwijderen we de koppeling; de bestanden die al in jouw opslag staan blijven staan. Je kunt de toegang ook zelf intrekken in je Google- of Microsoft-account.

Waarvoor we ze gebruiken

• Om de app te leveren: facturen en offertes maken, als pdf versturen, betalingen bijhouden en herinneringen sturen (uitvoering van de overeenkomst met jou).
• Om je account te beveiligen en misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang).
• Om te voldoen aan wettelijke plichten, zoals onze eigen administratie.

We verkopen je gegevens niet, tonen geen advertenties en volgen je niet over andere apps of websites.

Gebruiksmetingen

In de app en op onze website jiffy-invoice.com meten we vanaf de eerste start of het eerste bezoek hoe Jiffy wordt gebruikt. Daarvoor gebruiken we PostHog (PostHog Inc., Verenigde Staten) als verwerker. De gegevens worden opgeslagen in de Verenigde Staten.

In de app, de webapp en op de website staat het meten dus aan zodra je begint, ook voordat je de melding wegklikt; je ziet die melding bij de eerste start of het eerste bezoek. Zet je het uit, dan wordt er daarna niets meer verstuurd en wissen we wat de meettool op je apparaat had bewaard; die keuze bewaren we op je apparaat. Op de betaal- en offertelinks die je klanten openen meten we nooit.

Wat we meten:

• welke pagina's of schermen je bekijkt en waar je naartoe gaat;
• klikken, scrollen en heatmaps van waar bezoekers klikken;
• alleen op het web (website en webapp) opnames van je sessie. Alle tekst en alle invoervelden zijn afgeschermd, zodat namen, bedragen en klantgegevens nooit te zien zijn. In de iOS- en Android-app maken we geen opnames en meten we geen scherminhoud, alleen gebeurtenissen zoals welk scherm je opent;
• stappen in de aanmelding, het opzeggen (met de reden die je kiest) en het kiezen van een abonnement;
• als je bent ingelogd en ja hebt gezegd: een paar gebeurtenissen die onze server meldt, zoals dat een document is verstuurd of een abonnement is gestart of opgezegd, zonder namen, bedragen of e-mailadressen;
• de snelheid van pagina's en technische gegevens, zoals je browser, apparaat en land;
• een willekeurig id, en na het inloggen een id zonder naam of e-mailadres, zodat we een bezoek en het account dat daaruit volgt als één verhaal zien.

Waarvoor: begrijpen hoe Jiffy wordt gebruikt en het verbeteren. In de app, de webapp en op de website zetten we het meten aan vanuit ons gerechtvaardigd belang om het product te verbeteren. Je kunt het op elk moment uitzetten: op de website via Analyse-instellingen onderaan de pagina, in de app onder Meer, Gebruiksmetingen. Dat heeft geen invloed op onze dienst.

Bewaartermijn: niet langer dan 12 maanden.

Omdat PostHog gegevens in de Verenigde Staten verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Met wie we gegevens delen

Alleen met partijen die ons helpen de app te leveren, en alleen wat daarvoor nodig is:

• Stripe: online betalingen van je klanten en de abonnementen Pro en Ultra.
• Resend: het versturen van e-mails, zoals facturen, herinneringen en inlogmails.
• Anthropic: het taalmodel achter AI-ontwerp, het lezen van bonnen en opdrachten, alleen na toestemming en als je die functie zelf gebruikt (zie AI-functies).
• OpenAI: het beeldmodel achter het AI-logo, alleen na toestemming en als je zelf een logo met AI laat maken (zie AI-functies).
• Expo, Apple en Google: het bezorgen van pushmeldingen.
• Sentry (Functional Software, Inc., Verenigde Staten): foutmeldingen en crashrapporten. Die bevatten technische gegevens, zoals de foutmelding, de stacktrace, het type apparaat, de versie van de app en het scherm waarop het misging, en nooit de inhoud van je facturen, klanten of bedrijf.
• Google en Apple: als je met hun account inlogt.
• Google Drive of Microsoft OneDrive: alleen als je zelf een cloudopslag koppelt, om de kopie in jouw eigen opslag te zetten.
• Onze hostingpartij: de servers waarop de app en de database draaien.

Wij zijn gevestigd in de Verenigde Staten en sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt dan op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, een adequaatheidsbesluit of het EU-VS Data Privacy Framework (waaronder Sentry is gecertificeerd).

Je klant ziet de factuur of offerte die je verstuurt, inclusief je bedrijfsgegevens daarop.

Hoe lang we bewaren

We bewaren je gegevens zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen we je bedrijf, klanten, facturen en offertes direct uit de app. Back-ups worden daarna binnen 30 dagen overschreven.

Let op: als ondernemer moet je je administratie zelf zeven jaar bewaren (in Nederland). Maak daarom eerst een export voordat je je account verwijdert.

Je account en gegevens verwijderen

In de app: ga naar Meer, kies Account verwijderen en bevestig. Dat werkt in de iOS-app, de Android-app en de webapp.

Lukt dat niet, mail dan vanaf het adres van je account naar info@jiffy-invoice.com. We verwijderen je account dan binnen 30 dagen.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen en meenemen, en je kunt bezwaar maken tegen een verwerking of die laten beperken. De meeste gegevens pas je zelf aan in de app; voor de rest mail je ons.

Heb je een klacht, dan horen we die graag eerst zelf. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder in je eigen land.

Beveiliging

Verbindingen met de app zijn versleuteld. Wachtwoorden slaan we alleen gehasht op. Alleen wie het nodig heeft voor beheer kan bij de servers.

Kinderen

Jiffy Invoice is bedoeld voor ondernemers en niet voor kinderen onder de 16 jaar.

Wijzigingen

Als we dit beleid aanpassen, zetten we de nieuwe versie hier neer met een nieuwe datum. Bij grote wijzigingen laten we het je in de app of per e-mail weten.

Contact

Vragen over je privacy? Mail naar info@jiffy-invoice.com.