Je laat een offerte digitaal ondertekenen door je klant een link te sturen waarop hij de offerte bekijkt en met zijn vinger of muis een handtekening zet. Hij heeft daar geen account voor nodig, en jij ziet direct dat hij akkoord is.
Hieronder lees je waarom een handtekening op de offerte helpt, hoe het voor je klant werkt, wat je bewaart en hoe je van een getekende offerte naar een factuur gaat. Maak je offerte met de offertegenerator.
Weinig tijd? Ga meteen aan de slag: Maak een gratis offerte
Waarom een handtekening op de offerte?
Een mondeling akkoord is snel vergeten. Een handtekening laat zien dat je klant de offerte heeft gelezen en erop ingaat: het bedrag, de omschrijving en de voorwaarden. Dat voorkomt dat er later discussie komt over wat er is afgesproken.
Ook voor jezelf werkt het. Je begint pas aan de klus als je akkoord hebt, en je weet precies op welke versie van de offerte de klant ja zei. Hoe je een goede offerte opbouwt, staat in offerte maken.
Bij kleine klussen volstaat soms een appje met "akkoord". Zodra het bedrag groter is, het werk lang duurt of je materiaal moet inkopen voor je klant, is een handtekening het veiligst. Dan ligt vast wat er is afgesproken, en kun je bij een geschil laten zien waar je klant mee instemde.
Ook als je klant een bedrijf is, helpt een getekende offerte. De inkoper heeft iets in handen om intern te laten zien dat de opdracht is goedgekeurd, en jij hoeft niet te wachten op een los inkoopnummer.
Hoe tekent je klant zonder account?
Je klant krijgt van jou een link, in een mail, een app-bericht of een sms. Hij opent de link in zijn browser en ziet de offerte. Hij hoeft niets te installeren en geen account aan te maken.
- Je klant opent de link en leest de offerte.
- Hij tikt op akkoord en zet een handtekening op het scherm, met zijn vinger op een telefoon of met de muis op een computer.
- Hij bevestigt, en de offerte staat bij jou als getekend.
- Jij krijgt bericht en kunt aan de slag.
Wat je ontvangt en bewaart
Bewaar de getekende offerte als pdf bij de klant en het project. Zet erbij wanneer de klant tekende en welke versie dat was. Heb je de offerte daarna aangepast, dan hoort de getekende versie bij de afspraak en niet de laatste.
Hoe lang je offertes en facturen bewaart, hangt van je situatie af. Kijk op de site van de Belastingdienst of vraag het je boekhouder. In de app blijft de getekende offerte staan bij de klant, zodat je hem altijd terugvindt.
Wat zet je in de offerte?
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Wat je levert | Zo weet de klant waarvoor hij tekent. |
| Prijs, apart de btw | Geen verrassing bij de factuur. |
| Geldigheid | Bijvoorbeeld 30 dagen, dan kun je later nog bijstellen. |
| Planning | Wanneer je begint en wanneer je klaar bent. |
| Betaalafspraak | Betaling vooraf, in delen of na afloop. |
| Wat niet is inbegrepen | Voorkomt discussie over meerwerk. |
Van getekende offerte naar factuur
Na akkoord hoef je niets over te typen. Je zet de getekende offerte om in een factuur, met dezelfde regels en bedragen. Zo klopt de factuur met wat je klant ondertekende, en blijft het verschil tussen offerte en factuur klein.
Werk je in delen, bijvoorbeeld een aanbetaling en een eindbedrag? Maak dan per deel een factuur en noem de offerte in de omschrijving. Wil je een betaling vooraf laten doen voor de klus begint, kijk dan ook naar de proforma factuur.
Een begeleidend bericht
Hoi Lotte, bedankt voor het gesprek van gisteren.
Hierbij mijn offerte voor het schilderwerk, geldig tot 28 november.
Je kunt hem direct bekijken en tekenen via de link hieronder. Dat gaat op je telefoon of computer en je hebt er geen account voor nodig.
Zodra ik je akkoord heb, plan ik de eerste dag in. Bel of app gerust als je iets wilt aanpassen.
Wat de app voor je doet
Offertes met een e-handtekening zitten op elk plan, ook het gratis plan. Je verstuurt de offerte via WhatsApp, Telegram, sms, e-mail of een link en je ziet in de app of hij bekeken en getekend is. Wat de plannen verder bieden, lees je bij de prijzen.