Een offerte is een aanbod aan je klant met wat je gaat doen, wat het kost en onder welke voorwaarden. Een factuur is de rekening achteraf. In een offerte zet je jouw gegevens, die van je klant, een omschrijving van de opdracht, de prijs met btw, een geldigheidsduur en je voorwaarden.
Hieronder staat een checklist, een voorbeeld en tips om een offerte te schrijven die klanten graag accepteren. Je kunt direct beginnen met de gratis offertegenerator.
Weinig tijd? Ga meteen aan de slag: Maak een gratis offerte
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Uit een geaccepteerde offerte volgt later de factuur. De bedragen horen gelijk te zijn, tenzij het werk is veranderd.
| Onderdeel | Offerte | Factuur |
|---|---|---|
| Wanneer | Vóór de opdracht | Na de levering of bij een afgesproken moment |
| Doel | Je klant laten kiezen en akkoord laten geven | Het bedrag laten betalen |
| Btw-document | Nee | Ja, met verplichte gegevens |
| Bindend | Ja, na acceptatie ontstaat een overeenkomst | Je vraagt betaling voor geleverd werk |
| Nummer | Eigen reeks, bijvoorbeeld OFF-2026-001 | Doorlopende factuurreeks |
Wat zet je in een offerte?
- Jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en contactgegevens.
- De naam en het adres van je klant en een contactpersoon.
- Een offertenummer en de datum.
- Een duidelijke omschrijving van de opdracht: wat doe je, en wat doe je niet.
- De prijs, bij voorkeur gespecificeerd: aantal, tarief of vaste prijs per onderdeel.
- Het btw-tarief en de totaalprijs. Bij particulieren toon je prijzen inclusief btw.
- De planning: startdatum, doorlooptijd of opleverdatum.
- De geldigheidsduur: bijvoorbeeld 30 dagen.
- De betaalafspraken: voorschot, termijnen en betalingstermijn.
- Verwijzing naar je algemene voorwaarden en de plek waar je klant tekent of akkoord geeft.
Voorbeeld van een offerte
Studio Voorbeeld, Hoofdstraat 12, 1234 AB Utrecht | KvK 12345678
Aan: Bakkerij De Korenaar, t.a.v. mevrouw De Vries
Datum: 17 oktober 2026 | Geldig tot: 16 november 2026
Opdracht: productfotografie voor de nieuwe webshop, 20 foto's, bewerkt en geleverd als jpg.
Planning: opname in week 46, oplevering binnen 5 werkdagen.
Fotografie, 2 dagdelen x 400,00 = 800,00
Totaal excl. btw: 800,00 | Btw 21%: 168,00 | Totaal incl. btw: 968,00
Betaling: 50% bij akkoord, 50% na oplevering, binnen 14 dagen.
Akkoord: naam, datum en handtekening.
Hoe lang is een offerte geldig?
Vermeld altijd een geldigheidsduur. Dertig dagen is gebruikelijk. Zonder termijn kan een offerte een redelijke tijd blijven staan, en dat is lastig als je prijzen veranderen. Wil je niet aan je prijs vast zitten, zeg dan duidelijk dat de offerte vrijblijvend is. Weet je zeker dat je je aan de prijs houdt, zeg dat dan ook, want dat geeft je klant vertrouwen.
Algemene voorwaarden bij je offerte
Wil je dat je algemene voorwaarden gelden, geef ze dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan je klant. Verwijs in je offerte naar de voorwaarden en voeg ze bij of geef een link. Een verwijzing zonder dat je klant ze kan lezen is in veel gevallen te weinig. Laat de voorwaarden zo nodig door een jurist nakijken.
Tips voor een offerte die gewonnen wordt
- Begin met wat je klant wil bereiken, niet met wat jij doet.
- Houd het kort: één tot twee pagina's is genoeg voor de meeste klussen.
- Geef een duidelijke prijs. Vage bedragen kosten je opdrachten.
- Maak akkoord geven makkelijk. Een offerte die je klant online kan ondertekenen is sneller terug dan een pdf die geprint moet worden.
- Volg na drie of vier dagen op. Een kort berichtje levert vaak een antwoord op.
Van offerte naar factuur
Na akkoord en uitvoering maak je de factuur. Neem de omschrijving en de bedragen over, zodat je klant dezelfde cijfers ziet, en voeg het factuurnummer en de gegevens uit wat moet er op een factuur toe. Gaat het om een vooruitbetaling of een buitenlandse klant, dan kan een proforma factuur helpen.