Een proforma factuur is een voorlopige factuur die vooraf laat zien wat een klant gaat betalen. Het is geen definitieve factuur en geen btw-document: je kunt er geen btw mee aangeven of terugvragen. Je gebruikt hem bijvoorbeeld voor een vooruitbetaling, een douaneaangifte of als bevestiging van een prijs.
Hieronder lees je hoe een proforma factuur eruitziet, hoe hij zich verhoudt tot een offerte en een gewone factuur, en wat je moet doen zodra de klant betaalt. De echte factuur maak je met de gratis factuurgenerator.
Weinig tijd? Ga meteen aan de slag: Open de gratis factuurgenerator
Wat is een proforma factuur precies?
"Pro forma" is Latijn voor "voor de vorm". Een proforma factuur lijkt op een gewone factuur, maar hij is bedoeld als voorlopig document. Je klant weet daarmee wat hij ongeveer gaat betalen. De leverancier heeft nog niet geleverd of de levering is nog niet afgerond.
Een proforma factuur is geen echte factuur in de zin van de btw. Hij heeft meestal geen eigen nummer in je factuurreeks, en de ontvanger mag er geen btw mee aftrekken. Zet er daarom duidelijk "Proforma factuur" bovenaan en eventueel "Dit is geen factuur in de zin van de btw-wet".
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
- Bij een vooruitbetaling: de klant wil eerst betalen voordat jij levert, en vraagt een document voor zijn administratie.
- Bij export en douane: voor goederen naar het buitenland vragen douane of banken vaak een proforma factuur voor de waarde.
- Bij een prijsbevestiging of een financieringsaanvraag, waarbij je klant een document nodig heeft.
- Bij een bestelling die nog niet uitgevoerd is, maar waar een klant al een bedrag wil zien.
- Bij een subsidieaanvraag of een interne goedkeuring bij de klant.
Proforma factuur, offerte en factuur: het verschil
Een offerte gebruik je vóór de opdracht. Een proforma factuur komt tussen offerte en levering. De echte factuur volgt pas na levering, of bij een voorschot.
| Document | Wat is het | Bindend? |
|---|---|---|
| Offerte | Aanbod met prijs en voorwaarden, vóór de opdracht. | Als je klant accepteert, ontstaat een overeenkomst. |
| Proforma factuur | Voorlopige factuur, ter informatie of voor betaling vooraf. | Niet als btw-document. |
| Factuur | Definitieve rekening voor geleverd werk of geleverde goederen. | Ja, met btw-gevolgen. |
Wat staat er op een proforma factuur?
Ongeveer hetzelfde als op een gewone factuur:
- Het woord "Proforma factuur" duidelijk bovenaan.
- Jouw gegevens en die van je klant.
- Een eigen nummer in een aparte reeks, bijvoorbeeld PF-2026-001, zodat je het niet verwart met je factuurnummers.
- Een omschrijving, aantallen, prijzen en het btw-tarief dat straks geldt.
- De geldigheidsduur en de betaalinstructies.
Voorbeeld
PROFORMA FACTUUR (geen factuur in de zin van de btw-wet)
Studio Voorbeeld, Hoofdstraat 12, 1234 AB Utrecht | KvK 12345678
Aan: Bakkerij De Korenaar, Molenweg 3, 5678 CD Eindhoven
Datum: 17 oktober 2026 | Geldig tot: 31 oktober 2026
Fotografie productfoto's, 2 dagdelen: 800,00
Btw 21%: 168,00
Te betalen vooraf: 968,00
Na ontvangst van uw betaling ontvangt u de definitieve factuur.
Wat moet je doen zodra de klant betaalt?
Betaalt je klant vooruit op basis van een proforma, dan kan er btw verschuldigd worden over het ontvangen bedrag. Maak dan zo snel mogelijk een echte factuur voor de aanbetaling of het totaal. Wanneer je precies btw moet afdragen en hoe je een voorschotfactuur opmaakt, controleer je bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Bij een gewone levering stuur je na levering de definitieve factuur en leg je de proforma naast je administratie. Staat de proforma in een aparte reeks, dan hoef je hem niet te crediteren.
Veelgemaakte fouten
- De proforma niet duidelijk markeren, waardoor je klant hem als echte factuur boekt.
- De proforma in dezelfde nummerreeks zetten als je facturen.
- Vergeten een echte factuur te sturen nadat de klant heeft betaald.