Een goede betalingsherinnering is kort, vriendelijk en noemt het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum. Daarna volgt, als betalen uitblijft, een tweede herinnering en een officiële aanmaning. Bij consumenten stuur je eerst een 14-dagenbrief voordat je incassokosten rekent.
Hieronder staan vier teksten die je kunt kopiëren en aanpassen. Wil je dat het vanzelf gaat? Met automatische betalingsherinneringen stuurt Jiffy ze op de dagen die jij instelt.
Weinig tijd? Ga meteen aan de slag: Open de gratis factuurgenerator
Wanneer stuur je welke herinnering?
De dagen zijn een richtlijn. Je mag ze aanpassen aan je klant en je bedrijf. Wil je weten wat de wet zegt over termijnen? Lees dan betalingstermijn.
| Stap | Wanneer | Toon |
|---|---|---|
| 1. Vriendelijke herinnering | Een paar dagen na de vervaldatum | Luchtig, klant is het waarschijnlijk vergeten |
| 2. Tweede herinnering | Ongeveer een week later | Stelliger, met nieuwe uiterste datum |
| 3. Aanmaning | Ongeveer twee weken na stap 1 | Formeel, met rente en kosten |
| 4. 14-dagenbrief | Bij consumenten, vóór incassokosten | Formeel en wettelijk vereist |
1. Vriendelijke herinnering
Gebruik dit na enkele dagen. Het gaat vaak om een vergeten betaling.
Hallo [naam],
Misschien is het je ontglipt, maar volgens mijn administratie staat factuur 2026-014 van 17 oktober 2026 (bedrag: 968,00) nog open. De uiterste betaaldatum was 31 oktober 2026.
Kun je het bedrag voor [nieuwe datum] overmaken naar NL00 BANK 0123 4567 89 o.v.v. 2026-014? Heb je al betaald, dan mag je deze mail negeren.
Alvast bedankt!
[Jouw naam]
2. Tweede herinnering
Stuur dit als de eerste herinnering geen reactie kreeg.
Beste [naam],
Ik heb nog geen betaling ontvangen voor factuur 2026-014 (968,00), ondanks mijn eerdere herinnering van [datum].
Wil je het openstaande bedrag uiterlijk [datum] betalen? Is er iets onduidelijk over de factuur, of wil je een betalingsregeling bespreken? Laat het me dan vandaag nog weten.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
3. Aanmaning
Dit is de laatste stap voor je andere maatregelen neemt. Zet erin dat je klant in verzuim is en dat je de wettelijke rente en eventuele incassokosten in rekening brengt. Bij een zakelijke klant mag dit direct. Bij een consument gebruik je de 14-dagenbrief hieronder.
Geachte [naam],
Ondanks twee herinneringen is factuur 2026-014 van 17 oktober 2026 nog niet betaald. Het openstaande bedrag is 968,00 en de vervaldatum was 31 oktober 2026.
Ik verzoek u het bedrag uiterlijk [datum, bijvoorbeeld 7 dagen] over te maken. Daarna ben ik genoodzaakt wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen en de vordering uit handen te geven.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam, bedrijf, KvK-nummer]
4. 14-dagenbrief (voor consumenten)
Wil je bij een particulier incassokosten rekenen, dan moet je hem eerst een laatste kans geven: een schriftelijke aanmaning waarin je hem 14 dagen de tijd geeft vanaf de dag na ontvangst, en waarin je de kosten noemt die erbij komen als hij niet betaalt. Zonder die brief kun je de kosten niet claimen. De exacte eisen en het toegestane bedrag staan bij de Rijksoverheid. Controleer die voor je het bedrag invult.
Geachte [naam],
Factuur 2026-014 van 17 oktober 2026 voor 968,00 is nog niet betaald. U bent daarom in verzuim.
Ik verzoek u het openstaande bedrag binnen 14 dagen na de dag van ontvangst van deze brief te betalen, dus uiterlijk [datum]. Betaalt u het bedrag niet binnen deze termijn, dan zijn wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten van [bedrag volgens de wettelijke staffel] verschuldigd, en kan ik de vordering uit handen geven.
Betalen kan naar NL00 BANK 0123 4567 89 o.v.v. 2026-014.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Tips voor een herinnering die werkt
- Houd het kort en noem altijd factuurnummer, bedrag en vervaldatum.
- Maak betalen makkelijk: zet je rekeningnummer of een betaallink in de mail.
- Blijf beleefd, ook als je boos bent. Je wilt je klant houden en je geld krijgen.
- Bewaar elke herinnering met datum, voor het geval je later een vordering moet bewijzen.
- Heb je kosten of rente genoemd in je voorwaarden of offerte? Verwijs er dan naar.