Een factuurnummer moet uniek zijn en een doorlopende reeks vormen, zodat elke factuur eenduidig te herkennen is. Je mag zelf bepalen hoe het nummer eruitziet, zolang je geen nummers dubbel gebruikt en de volgorde logisch blijft.
Hieronder lees je wat de Belastingdienst verwacht, handige opzetten (met jaartal of zonder), wat je doet bij een foute factuur en wat je beter niet doet. De gratis factuurgenerator kan het nummer voor je ophogen.
Weinig tijd? Ga meteen aan de slag: Open de gratis factuurgenerator
Wat zijn de regels?
De Belastingdienst wil met een doorlopende nummering kunnen controleren dat er geen facturen ontbreken. Een factuurnummer is verplicht en hoort bij de eisen uit wat moet er op een factuur.
- Elk factuurnummer komt maar één keer voor.
- De nummers volgen elkaar op, op basis van een of meer reeksen.
- Je kunt het nummer terugvinden in je administratie.
- Het nummer staat op de factuur, naast de datum.
Mag je gaten laten vallen?
Een gat in de reeks is niet per se fout, maar je moet het kunnen uitleggen. Je mag een nummer niet zomaar weglaten, bijvoorbeeld omdat je een factuur verwijderde. Is er een factuur vervallen, bewaar hem dan met de aantekening dat hij geannuleerd is, of corrigeer met een creditfactuur.
Handige opbouw van een factuurnummer
| Opzet | Voorbeeld | Waarom |
|---|---|---|
| Alleen oplopend | 0001, 0002, 0003 | Eenvoudig, maar zegt niets over het jaar. |
| Jaartal en volgnummer | 2026-001, 2026-002 | Overzicht per jaar, start elk jaar opnieuw. |
| Jaar en maand | 2026-10-001 | Handig bij veel facturen per maand. |
| Met klantcode | ACME-2026-004 | Alleen handig als je met aparte reeksen per klant werkt. |
| Per vestiging of bedrijf | A-2026-001, B-2026-001 | Twee reeksen naast elkaar, elk doorlopend. |
Wat doe je bij een nieuw boekjaar?
Begin je het nieuwe jaar opnieuw bij 001, zorg dan dat het jaartal in het nummer zit, zodat nummers niet dubbel voorkomen. Zonder jaartal in het nummer laat je de reeks gewoon doorlopen, ook na de jaarwisseling.
Wat als je een fout maakt?
Je past een verzonden factuur niet aan en je geeft het nummer niet opnieuw uit. Je maakt een creditfactuur die de oude factuur ongedaan maakt, met een eigen nummer en een verwijzing naar het originele factuurnummer. Daarna stuur je een nieuwe factuur met een nieuw nummer.
Concept en proforma nummer je niet in dezelfde reeks
Een offerte of proforma factuur is geen echte factuur. Geef ze een aparte reeks, bijvoorbeeld OFF-2026-001, zodat je factuurreeks schoon blijft. Meer over de offerte vind je in offerte maken.
Voorbeeld
2026-001 Factuur aan Bakkerij De Korenaar
2026-002 Factuur aan Fysio Bos
2026-003 Creditfactuur voor 2026-001 (verkeerd btw-tarief)
2026-004 Nieuwe factuur aan Bakkerij De Korenaar
Tips
- Gebruik het factuurnummer als betalingskenmerk, dan zie je meteen welke betaling bij welke factuur hoort.
- Laat een programma het nummer ophogen, dat voorkomt dubbele nummers.
- Kies een opzet en blijf erbij. Wisselen halverwege het jaar maakt je administratie rommelig.
- Gebruik geen persoonsgegevens in het nummer.