Privatlivspolitik

Hvem er ansvarlig

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

For din konto og dine egne virksomhedsoplysninger er vi dataansvarlige. For oplysningerne om dine kunder, som du indtaster i Jiffy, er du den dataansvarlige, og vi er din databehandler: vi bruger dem kun til at få appen til at fungere for dig.

Hvad vi behandler

• Konto: dit navn, din mailadresse og en hashet udgave af din adgangskode. Hvis du logger ind med Google eller Apple, giver de os dit navn, din mailadresse og et konto-id.
• Din virksomhed: virksomhedsnavn, adresse, telefonnummer, CVR-nummer og momsnummer, bankoplysninger, logo og din underskrift, hvis du tilføjer en.
• Dine kunder: navn, kontaktperson, mailadresse, telefonnummer, adresse, CVR-nummer og momsnummer.
• Fakturaer og tilbud: linjer, beløb, datoer, noter, betalingsstatus, om og hvornår en kunde har set dokumentet, og den underskrift, en kunde bruger til at acceptere et tilbud.
• Betalinger: når din kunde betaler online, håndterer Stripe betalingen. Vi modtager beløbet og status, ikke din kundes kort- eller bankoplysninger.
• Abonnement: hvilket abonnement du har (Free, Pro eller Ultra), og indtil hvornår. Dine betalingsoplysninger opbevares af Stripe.
• Enhed: et push-token, hvis du slår notifikationer til, og dit sprogvalg.
• Tekniske data: IP-adresse og tidspunkt for forespørgsler i serverloggene og fejlrapporter fra appen (fejlteksten, skærmen og appversionen, uden indholdet af dine dokumenter), så vi kan holde tjenesten sikker og kørende.

Mikrofon og fotos

Når du bruger talekommandoer, omsætter din telefons talegenkendelse (Apple eller Google) din stemme til tekst. Vi hverken modtager eller gemmer lyd; kun teksten bruges i appen til at udføre din kommando.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

AI-design

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Cloud-lager (Ultra)

Hvis du forbinder din Google Drive eller OneDrive, lægger vi en kopi af dine sendte fakturaer og tilbud (pdf), dine gemte kvitteringer og dine eksporter i dit eget lager, i mappen Jiffy Invoice eller i den mappe, du selv vælger. Filerne er dine der: vi beholder dem ikke, og du kan selv fjerne dem når som helst.

Du giver tilladelse én gang hos Google eller Microsoft. Med Google Drive ser Jiffy kun de filer og mapper, som Jiffy selv har oprettet, eller som du selv peger på, ikke resten af dit lager. Med OneDrive får Jiffy som standard kun adgang til sin egen app-mappe. Vi opbevarer adgangstokenet krypteret (AES-256) på vores server og viser eller logger det aldrig.

Hvis du selv vælger en mappe i OneDrive („Vælg selv en mappe i din OneDrive“), beder Microsoft dig om en bredere tilladelse: Jiffy får så læse- og skriveadgang til dine OneDrive-filer. Jiffy skriver kun i den mappe, du vælger, og læser intet andet af din OneDrive end mappernes navne, så vi kan vise dig listen. Du kan gå tilbage til den egen app-mappe ved at forbinde igen uden dette valg.

Du kan til enhver tid afbryde forbindelsen under Mere, Cloud-lager. Vi tilbagekalder så adgangen (hos Google) og sletter forbindelsen; filer, der allerede ligger i dit lager, bliver der. Du kan også tilbagekalde adgangen i din Google- eller Microsoft-konto.

Hvad vi bruger det til

• At levere appen: oprette fakturaer og tilbud, sende dem som pdf, følge betalinger og sende påmindelser (opfyldelse af vores aftale med dig).
• At sikre din konto og forhindre misbrug (legitim interesse).
• At opfylde lovkrav, som vores eget regnskab.

Vi sælger ikke dine data, viser ingen reklamer og sporer dig ikke på tværs af andre apps eller websteder.

Måling af brug

I appen og på vores hjemmeside jiffy-invoice.com måler vi, hvordan Jiffy bruges, fra den første start eller det første besøg. Hertil bruger vi PostHog (PostHog Inc., USA) som databehandler. Dataene opbevares i USA.

I appen, webappen og på hjemmesiden er målingen derfor slået til, så snart du går i gang, også før du lukker meddelelsen; den meddelelse ser du ved din første start eller dit første besøg. Slår du målingen fra, sendes der bagefter intet, og vi sletter det, som måleværktøjet havde gemt på din enhed; det valg gemmer vi på din enhed. Vi måler aldrig på de betalings- og tilbudslinks, som dine kunder åbner.

Hvad vi måler:

• hvilke sider eller skærmbilleder du ser, og hvor du går hen derefter;
• klik, scrolling og heatmaps over, hvor besøgende klikker;
• optagelser af din session, kun på nettet (hjemmesiden og webappen). Al tekst og alle indtastningsfelter skjules, så navne, beløb og kundeoplysninger aldrig kan ses. I iOS- og Android-appen laver vi ingen optagelser og måler ikke skærmindhold, kun hændelser som hvilken skærm du åbner;
• trin i oprettelse, annullering (med den årsag, du vælger) og valg af abonnement;
• hvis du er logget ind og har sagt ja: nogle få hændelser, som vores server indberetter, for eksempel at et dokument sendes, eller at et abonnement starter eller annulleres, uden navne, beløb eller mailadresser;
• hvor hurtigt sider indlæses, og tekniske data, for eksempel din browser, enhed og dit land;
• et tilfældigt id, og efter login et id uden navn eller mailadresse, så vi ser et besøg og den konto, der følger af det, som én samlet historie.

Formål: at forstå, hvordan Jiffy bruges, og at forbedre det. I appen, webappen og på hjemmesiden slår vi målingen til på grundlag af vores legitime interesse i at forbedre produktet. Du kan til enhver tid slå den fra: på hjemmesiden under Indstillinger for statistik nederst på siden, i appen under Mere, Måling af brug. Det har ingen betydning for vores service.

Opbevaring: højst 12 måneder.

Fordi PostHog behandler data i USA, sker det på grundlag af Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Hvem vi deler data med

Kun med parter, der hjælper os med at levere appen, og kun det, de har brug for:

• Stripe: onlinebetalinger fra dine kunder og Pro- og Ultra-abonnementerne.
• Resend: afsendelse af mails, som fakturaer, påmindelser og login-mails.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple og Google: levering af push-notifikationer.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA): fejl- og nedbrudsrapporter. Disse indeholder tekniske data, såsom fejlmeddelelsen, stack trace, enhedstypen, appversionen og den skærm, hvor det gik galt, og aldrig indholdet af dine fakturaer, kunder eller din virksomhed.
• Google og Apple: hvis du logger ind med deres konto.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Vores hostingudbyder: serverne, der kører appen og databasen.

Vi er baseret i USA, og nogle af disse parter behandler data uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Det sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller EU-US Data Privacy Framework (som Sentry er certificeret under).

Din kunde ser den faktura eller det tilbud, du sender, inklusive dine virksomhedsoplysninger på dokumentet.

Hvor længe vi gemmer det

Vi gemmer dine data, så længe din konto findes. Når du sletter din konto, sletter vi din virksomhed, dine kunder, fakturaer og tilbud fra appen med det samme. Sikkerhedskopier overskrives inden for 30 dage derefter.

Bemærk: som virksomhed skal du opbevare dine egne regnskabsbilag i syv år i Nederlandene. Lav en eksport, før du sletter din konto.

Sletning af din konto og dine data

I appen: gå til Mere, vælg Slet konto og bekræft. Det virker i iOS-appen, Android-appen og webappen.

Hvis det ikke virker, så skriv til info@jiffy-invoice.com fra din kontos mailadresse. Vi sletter så din konto inden for 30 dage.

Dine rettigheder

Du kan få indsigt i dine data, få dem rettet eller slettet, tage dem med dig og gøre indsigelse mod eller begrænse behandlingen. Du kan selv ændre de fleste data i appen; for alt andet kan du skrive til os.

Hvis du har en klage, vil vi gerne høre den først. Du kan også klage til den nederlandske datatilsynsmyndighed (Autoriteit Persoonsgegevens) eller myndigheden i dit eget land.

Sikkerhed

Forbindelser til appen er krypterede. Adgangskoder gemmes kun i hashet form. Kun personer, der har brug for det til vedligeholdelse, kan få adgang til serverne.

Børn

Jiffy Invoice er beregnet til virksomheder og ikke til børn under 16 år.

Ændringer

Når vi ændrer denne politik, offentliggør vi den nye version her med en ny dato. Ved større ændringer giver vi dig besked i appen eller på mail.

Kontakt

Spørgsmål om dit privatliv? Skriv til info@jiffy-invoice.com.