Privaatheidsbeleid

Wie verantwoordelik is

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Vir jou rekening en jou eie besigheidsbesonderhede is ons die verantwoordelike party vir die data. Vir die besonderhede van jou kliënte wat jy in Jiffy invoer, is jy die verantwoordelike party en ons jou verwerker: ons gebruik dit net om die app vir jou te laat werk.

Wat ons verwerk

• Rekening: jou naam, e-posadres en 'n gehasde vorm van jou wagwoord. As jy met Google of Apple aanmeld, gee hulle ons jou naam, e-posadres en 'n rekening-ID.
• Jou besigheid: besigheidsnaam, adres, telefoonnommer, Kamer van Koophandel- en BTW-nommer, bankbesonderhede, logo, en jou handtekening as jy een byvoeg.
• Jou kliënte: naam, kontakpersoon, e-posadres, telefoonnommer, adres, Kamer van Koophandel- en BTW-nommer.
• Fakture en kwotasies: reëls, bedrae, datums, notas, betaalstatus, of en wanneer 'n kliënt die dokument besigtig het, en die handtekening wat 'n kliënt gebruik om 'n kwotasie te aanvaar.
• Betalings: wanneer jou kliënt aanlyn betaal, hanteer Stripe die betaling. Ons ontvang die bedrag en die status, nie jou kliënt se kaart- of bankbesonderhede nie.
• Intekening: watter plan jy het (Free, Pro of Ultra) en tot wanneer. Jou betaalbesonderhede word deur Stripe gehou.
• Toestel: 'n stootteken as jy kennisgewings aanskakel, en jou taalkeuse.
• Tegniese data: IP-adres en tyd van versoeke in die bedienerlogboeke, en foutverslae van die app (die foutteks, die skerm en die appweergawe, sonder die inhoud van jou dokumente), om die diens veilig en werkend te hou.

Mikrofoon en foto's

Wanneer jy gesproke opdragte gebruik, verander jou foon se spraakherkenning (Apple of Google) jou stem in teks. Ons ontvang of stoor nie oudio nie; net die teks word in die app gebruik om jou opdrag uit te voer.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

KI-ontwerp

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Wolkberging (Ultra)

As jy jou Google Drive of OneDrive koppel, plaas ons 'n kopie van jou gestuurde fakture en kwotasies (pdf), jou gestoorde kwitansies en jou uitvoerlêers in jou eie berging, in die vouer Jiffy Invoice of in die vouer wat jy self kies. Die lêers is daar joune: ons hou hulle nie vas nie en jy kan hulle enige tyd self verwyder.

Jy gee een keer toestemming by Google of Microsoft. By Google Drive sien Jiffy net die lêers en vouers wat Jiffy self geskep het of wat jy self aanwys, nie die res van jou berging nie. By OneDrive kry Jiffy by verstek net toegang tot sy eie toepassingsvouer. Ons hou die toegangsteken (token) geënkripteer (AES-256) op ons bediener en wys of log dit nooit.

As jy self 'n vouer in OneDrive kies ("Kies self 'n vouer in jou OneDrive"), vra Microsoft jou om 'n wyer toestemming: Jiffy kry dan lees- en skryfregte op jou OneDrive-lêers. Jiffy skryf net in die vouer wat jy kies en lees niks anders van jou OneDrive nie as die name van vouers, sodat dit jou die lys kan wys. Jy kan terugkeer na die eie toepassingsvouer deur weer te koppel sonder daardie keuse.

Jy kan enige tyd ontkoppel by Meer, Wolkberging. Ons trek dan die toegang in (by Google) en vee die koppeling uit; lêers wat reeds in jou berging is, bly daar. Jy kan die toegang ook intrek in jou Google- of Microsoft-rekening.

Waarvoor ons dit gebruik

• Om die app te lewer: fakture en kwotasies skep, dit as pdf stuur, betalings volg en herinnerings stuur (uitvoering van ons kontrak met jou).
• Om jou rekening te beveilig en misbruik te voorkom (wettige belang).
• Om aan wetlike verpligtinge te voldoen, soos ons eie boekhouding.

Ons verkoop nie jou data nie, wys geen advertensies nie en volg jou nie oor ander apps of webwerwe nie.

Gebruiksmeting

In die app en op ons webwerf jiffy-invoice.com meet ons vanaf die eerste begin of eerste besoek hoe Jiffy gebruik word. Hiervoor gebruik ons PostHog (PostHog Inc., Verenigde State) as verwerker. Die data word in die Verenigde State gestoor.

In die app, die web-app en op die webwerf is die meting dus aan sodra jy begin, selfs voordat jy die kennisgewing toemaak; jy sien daardie kennisgewing met jou eerste begin of eerste besoek. As jy dit afskakel, word daarna niks meer gestuur nie en vee ons uit wat die meetinstrument op jou toestel gestoor het; ons hou daardie keuse op jou toestel. Ons meet nooit op die betaal- en kwotasieskakels wat jou kliënte oopmaak nie.

Wat ons meet:

• watter bladsye of skerms jy besigtig en waarheen jy volgende gaan;
• klikke, rol en hittekaarte van waar besoekers klik;
• opnames van jou sessie, net op die web (webwerf en web-app). Alle teks en alle invoervelde word versteek, sodat name, bedrae en kliëntbesonderhede nooit gesien kan word nie. In die iOS- en Android-app maak ons geen opnames nie en meet ons nie skerminhoud nie, net gebeure soos watter skerm jy oopmaak;
• stappe by aanmelding, kansellasie (met die rede wat jy kies) en die keuse van 'n plan;
• as jy aangemeld is en ja gesê het: 'n paar gebeure wat ons bediener rapporteer, soos 'n dokument wat gestuur word of 'n intekening wat begin of gekanselleer word, sonder name, bedrae of e-posadresse;
• hoe vinnig bladsye laai en tegniese data, soos jou blaaier, toestel en land;
• 'n ewekansige ID, en ná aanmelding 'n ID sonder naam of e-posadres, sodat ons 'n besoek en die rekening wat daaruit volg as een storie sien.

Doel: om te verstaan hoe Jiffy gebruik word en dit te verbeter. In die app, die web-app en op die webwerf skakel ons die meting aan op grond van ons wettige belang om die produk te verbeter. Jy kan dit enige tyd afskakel: op die webwerf deur Ontledingsinstellings onderaan die bladsy, in die app onder Meer, Gebruiksmeting. Dit het geen invloed op ons diens nie.

Bewaring: nie langer as 12 maande nie.

Omdat PostHog data in die Verenigde State verwerk, geskied dit onder die Europese Kommissie se standaard-kontrakbepalings.

Met wie ons data deel

Slegs met partye wat ons help om die app te lewer, en slegs wat hulle nodig het:

• Stripe: aanlynbetalings van jou kliënte en die Pro- en Ultra-intekeninge.
• Resend: e-posse stuur, soos fakture, herinnerings en aanmeld-e-posse.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple en Google: stootkennisgewings aflewer.
• Sentry (Functional Software, Inc., Verenigde State): foutverslae en ineenstortingsverslae. Dit bevat tegniese data, soos die foutboodskap, die stapelspoor, die toesteltipe, die appweergawe en die skerm waar dit skeefgeloop het, en nooit die inhoud van jou fakture, kliënte of maatskappy nie.
• Google en Apple: as jy met hul rekening aanmeld.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Ons gasheerverskaffer: die bedieners wat die app en die databasis laat loop.

Ons is in die Verenigde State gevestig en sommige van hierdie partye verwerk data buite die Europese Ekonomiese Ruimte. Dit gebeur ingevolge die standaard-kontraktuele klousules van die Europese Kommissie, 'n toereikendheidsbesluit of die EU-US Data Privacy Framework (waaronder Sentry gesertifiseer is).

Jou kliënt sien die faktuur of kwotasie wat jy stuur, insluitend jou besigheidsbesonderhede daarop.

Hoe lank ons dit hou

Ons hou jou data solank jou rekening bestaan. Wanneer jy jou rekening uitvee, vee ons jou besigheid, kliënte, fakture en kwotasies dadelik uit die app uit. Rugsteunkopieë word binne 30 dae daarna oorskryf.

Let wel: as besigheid moet jy jou eie rekords sewe jaar lank hou in Nederland. Maak 'n uitvoer voordat jy jou rekening uitvee.

Jou rekening en data uitvee

In die app: gaan na Meer, kies Vee rekening uit en bevestig. Dit werk in die iOS-app, die Android-app en die web-app.

As dit nie werk nie, stuur 'n e-pos aan info@jiffy-invoice.com vanaf die adres van jou rekening. Ons vee dan jou rekening binne 30 dae uit.

Jou regte

Jy mag toegang tot jou data kry, dit laat regstel of uitvee, dit saamneem, en beswaar maak teen of verwerking daarvan beperk. Jy kan die meeste data self in die app verander; vir enigiets anders, stuur ons 'n e-pos.

As jy 'n klag het, hoor ons dit graag eers. Jy kan ook 'n klag indien by die Nederlandse Databeskermingsowerheid (Autoriteit Persoonsgegevens) of die owerheid in jou eie land.

Sekuriteit

Verbindings met die app is geënkripteer. Wagwoorde word slegs in gehasde vorm gestoor. Slegs mense wat dit vir instandhouding nodig het, kan by die bedieners uitkom.

Kinders

Jiffy Invoice is vir besighede bedoel en nie vir kinders onder 16 nie.

Veranderinge

Wanneer ons hierdie beleid verander, publiseer ons die nuwe weergawe hier met 'n nuwe datum. By groot veranderinge laat ons jou in die app of per e-pos weet.

Kontak

Vrae oor jou privaatheid? Stuur 'n e-pos aan info@jiffy-invoice.com.