Tietosuojaseloste

Kuka vastaa

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Tilisi ja oman yrityksesi tietojen osalta olemme rekisterinpitäjä. Jiffyyn syöttämiesi asiakkaidesi tietojen osalta rekisterinpitäjä olet sinä ja me olemme henkilötietojen käsittelijäsi: käytämme niitä vain, jotta sovellus toimii sinulle.

Mitä käsittelemme

• Tili: nimesi, sähköpostiosoitteesi ja salasanasi tiivistemuoto. Jos kirjaudut Googlella tai Applella, ne antavat meille nimesi, sähköpostiosoitteesi ja tilitunnisteen.
• Yrityksesi: yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero, kauppakamari- ja alv-tunnus, pankkitiedot, logo sekä allekirjoituksesi, jos lisäät sellaisen.
• Asiakkaasi: nimi, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, kauppakamari- ja alv-tunnus.
• Laskut ja tarjoukset: rivit, summat, päivämäärät, muistiinpanot, maksutila, se onko asiakas avannut asiakirjan ja milloin, sekä allekirjoitus, jolla asiakas hyväksyy tarjouksen.
• Maksut: kun asiakkaasi maksaa verkossa, Stripe hoitaa maksun. Saamme summan ja tilan, emme asiakkaasi kortti- tai pankkitietoja.
• Tilaus: mikä paketti sinulla on (Free, Pro tai Ultra) ja mihin asti. Maksutietosi säilyttää Stripe.
• Laite: push-tunniste, jos otat ilmoitukset käyttöön, sekä kielivalintasi.
• Tekniset tiedot: IP-osoite ja pyyntöjen ajankohta palvelinlokeissa sekä sovelluksen virheraportit (virheteksti, näkymä ja sovelluksen versio, ilman asiakirjojesi sisältöä) palvelun turvallisuuden ja toimivuuden ylläpitämiseksi.

Mikrofoni ja kuvat

Kun käytät puhekomentoja, puhelimesi puheentunnistus (Apple tai Google) muuttaa äänesi tekstiksi. Emme vastaanota tai tallenna ääntä; vain teksti käytetään sovelluksessa komentosi suorittamiseen.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Tekoälysuunnittelu

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Pilvitallennus (Ultra)

Jos yhdistät Google Driven tai OneDriven, sijoitamme kopion lähetetyistä laskuistasi ja tarjouksistasi (pdf), tallennetuista kuiteistasi ja viennistäsi omaan tallennustilaasi, kansioon Jiffy Invoice tai itse valitsemaasi kansioon. Tiedostot ovat siellä sinun: emme säilytä niitä itse, ja voit poistaa ne itse milloin tahansa.

Annat luvan kerran Googlella tai Microsoftilla. Google Driven kanssa Jiffy näkee vain tiedostot ja kansiot, jotka Jiffy on itse luonut tai jotka itse osoitat, ei muuta tallennustilaasi. OneDriven kanssa Jiffy saa oletuksena pääsyn vain omaan sovelluskansioonsa. Säilytämme käyttöoikeustunnuksen (access token) salattuna (AES-256) palvelimellamme emmekä koskaan näytä tai kirjaa sitä lokiin.

Jos valitset kansion OneDrivessasi itse ("Valitse itse kansio OneDrivestäsi"), Microsoft pyytää sinulta laajempaa lupaa: Jiffy saa silloin luku- ja kirjoitusoikeuden OneDrive-tiedostoihisi. Jiffy kirjoittaa vain valitsemaasi kansioon eikä lue OneDrivestäsi muuta kuin kansioiden nimet, jotta voi näyttää sinulle luettelon. Voit palata omaan sovelluskansioon yhdistämällä uudelleen ilman tätä valintaa.

Voit katkaista yhteyden milloin tahansa kohdassa Lisää, Pilvitallennus. Peruutamme silloin käyttöoikeuden (Googlella) ja poistamme yhteyden; tallennustilassasi jo olevat tiedostot jäävät sinne. Voit peruuttaa käyttöoikeuden myös Google- tai Microsoft-tililläsi.

Mihin käytämme tietoja

• Sovelluksen tarjoamiseen: laskujen ja tarjousten tekeminen, niiden lähettäminen pdf:nä, maksujen seuranta ja muistutusten lähettäminen (sopimuksemme täyttäminen kanssasi).
• Tilisi suojaamiseen ja väärinkäytön estämiseen (oikeutettu etu).
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, kuten oman kirjanpitomme.

Emme myy tietojasi, emme näytä mainontaa emmekä seuraa sinua muissa sovelluksissa tai verkkosivuilla.

Käytön mittaus

Sovelluksessa ja verkkosivustollamme jiffy-invoice.com mittaamme, miten Jiffyä käytetään, ensimmäisestä käynnistyksestä tai ensimmäisestä vierailusta alkaen. Tähän käytämme PostHogia (PostHog Inc., Yhdysvallat) henkilötietojen käsittelijänä. Tiedot tallennetaan Yhdysvalloissa.

Sovelluksessa, verkkosovelluksessa ja verkkosivustolla mittaus on siis päällä heti, kun aloitat, jo ennen kuin suljet ilmoituksen; näet tuon ilmoituksen ensimmäisellä käynnistyskerralla tai ensimmäisellä vierailulla. Jos kytket mittauksen pois, sen jälkeen ei lähetetä mitään ja poistamme sen, minkä mittaustyökalu oli tallentanut laitteellesi; tämän valinnan tallennamme laitteellesi. Emme koskaan mittaa maksu- ja tarjouslinkeissä, jotka asiakkaasi avaavat.

Mitä mittaamme:

• mitä sivuja tai näyttöjä katselet ja minne siirryt seuraavaksi;
• klikkaukset, vierittäminen ja lämpökartat siitä, mihin kävijät klikkaavat;
• tallenteet istunnostasi, vain verkossa (verkkosivusto ja verkkosovellus). Kaikki teksti ja kaikki syöttökentät piilotetaan, joten nimiä, summia ja asiakastietoja ei voi koskaan nähdä. iOS- ja Android-sovelluksessa emme tee tallenteita emmekä mittaa näytön sisältöä, vain tapahtumia, kuten minkä näytön avaat;
• rekisteröitymisen, peruuttamisen (valitsemasi syyn kanssa) ja paketin valinnan vaiheet;
• jos olet kirjautunut sisään ja antanut suostumuksesi: muutama palvelimemme raportoima tapahtuma, kuten asiakirjan lähettäminen tai tilauksen alkaminen tai peruuttaminen, ilman nimiä, summia tai sähköpostiosoitteita;
• sivujen latausnopeus ja tekniset tiedot, kuten selaimesi, laitteesi ja maasi;
• satunnainen tunniste ja kirjautumisen jälkeen tunniste ilman nimeä tai sähköpostiosoitetta, jotta näemme käynnin ja siitä seuraavan tilin yhtenä kokonaisuutena.

Tarkoitus: ymmärtää, miten Jiffyä käytetään, ja parantaa sitä. Sovelluksessa, verkkosovelluksessa ja verkkosivustolla otamme mittauksen käyttöön oikeutetun etumme perusteella parantaa tuotetta. Voit kytkeä mittauksen pois milloin tahansa: verkkosivustolla sivun alareunan kohdasta Analytiikka-asetukset, sovelluksessa kohdasta Lisää, Käytön mittaus. Sillä ei ole vaikutusta palveluumme.

Säilytys: enintään 12 kuukautta.

Koska PostHog käsittelee tietoja Yhdysvalloissa, se tapahtuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti.

Kenelle tietoja jaamme

Vain tahoille, jotka auttavat meitä tarjoamaan sovelluksen, ja vain sen, mitä he tarvitsevat:

• Stripe: asiakkaidesi verkkomaksut sekä Pro- ja Ultra-tilaukset.
• Resend: sähköpostien lähetys, kuten laskut, muistutukset ja kirjautumissähköpostit.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple ja Google: push-ilmoitusten toimitus.
• Sentry (Functional Software, Inc., Yhdysvallat): virhe- ja kaatumisraportit. Ne sisältävät teknisiä tietoja, kuten virheilmoituksen, pinojäljen, laitetyypin, sovelluksen version ja näkymän, jossa vika ilmeni, mutta eivät koskaan laskujesi, asiakkaidesi tai yrityksesi sisältöä.
• Google ja Apple: jos kirjaudut heidän tilillään.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Palveluntarjoajamme: sovellusta ja tietokantaa pyörittävät palvelimet.

Toimimme Yhdysvalloissa, ja osa näistä tahoista käsittelee tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Se tapahtuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden, tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen tai EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-US Data Privacy Framework, jonka mukaan Sentry on sertifioitu) perusteella.

Asiakkaasi näkee lähettämäsi laskun tai tarjouksen, mukaan lukien siinä olevat yrityksesi tiedot.

Kuinka kauan säilytämme

Säilytämme tietosi niin kauan kuin tilisi on olemassa. Kun poistat tilisi, poistamme yrityksesi, asiakkaasi, laskusi ja tarjouksesi sovelluksesta heti. Varmuuskopiot ylikirjoitetaan 30 päivän kuluessa sen jälkeen.

Huomaa: yrityksenä sinun on säilytettävä omat tietosi seitsemän vuotta Alankomaissa. Tee vienti ennen tilin poistamista.

Tilin ja tietojen poistaminen

Sovelluksessa: avaa Lisää, valitse Poista tili ja vahvista. Tämä toimii iOS-sovelluksessa, Android-sovelluksessa ja verkkosovelluksessa.

Jos se ei onnistu, lähetä sähköpostia osoitteeseen info@jiffy-invoice.com tilisi osoitteesta. Poistamme tilisi silloin 30 päivän kuluessa.

Oikeutesi

Voit saada pääsyn tietoihisi, korjauttaa tai poistattaa ne, siirtää ne mukanasi sekä vastustaa tai rajoittaa käsittelyä. Voit muuttaa suurimman osan tiedoista itse sovelluksessa; muissa asioissa lähetä meille sähköpostia.

Jos sinulla on valitus, kuulemme sen mielellämme ensin. Voit myös tehdä valituksen Alankomaiden tietosuojaviranomaiselle (Autoriteit Persoonsgegevens) tai oman maasi viranomaiselle.

Tietoturva

Yhteydet sovellukseen ovat salattuja. Salasanat tallennetaan vain tiivistemuodossa. Palvelimille pääsevät vain ne, jotka tarvitsevat sitä ylläpitoon.

Lapset

Jiffy Invoice on tarkoitettu yrityksille eikä alle 16-vuotiaille lapsille.

Muutokset

Kun muutamme tätä selostetta, julkaisemme uuden version tässä uudella päiväyksellä. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme sovelluksessa tai sähköpostilla.

Yhteystiedot

Kysyttävää yksityisyydestäsi? Kirjoita osoitteeseen info@jiffy-invoice.com.