Pravilnik o zasebnosti

Kdo je odgovoren

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Za tvoj profil in tvoje lastne poslovne podatke smo upravljavec mi. Za podatke tvojih strank, ki jih vneseš v Jiffy, si upravljavec ti, mi pa smo tvoj obdelovalec: uporabljamo jih samo zato, da aplikacija zate deluje.

Kaj obdelujemo

• Profil: tvoje ime, e-poštni naslov in zgoščena oblika tvojega gesla. Če se prijaviš z Googlom ali Applom, nam posredujeta tvoje ime, e-poštni naslov in ID profila.
• Tvoje podjetje: ime podjetja, naslov, telefonska številka, matična številka in ID za DDV, bančni podatki, logotip in tvoj podpis, če ga dodaš.
• Tvoje stranke: ime, kontaktna oseba, e-poštni naslov, telefonska številka, naslov, matična številka in ID za DDV.
• Računi in ponudbe: postavke, zneski, datumi, opombe, stanje plačila, ali in kdaj si je stranka dokument ogledala, ter podpis, s katerim stranka sprejme ponudbo.
• Plačila: ko stranka plača prek spleta, plačilo obdela Stripe. Mi prejmemo znesek in stanje, ne pa podatkov o kartici ali banki tvoje stranke.
• Naročnina: kateri paket imaš (Free, Pro ali Ultra) in do kdaj. Tvoje plačilne podatke hrani Stripe.
• Naprava: potisni žeton, če vklopiš obvestila, in tvoja izbira jezika.
• Tehnični podatki: naslov IP in čas zahtevkov v strežniških dnevnikih ter poročila o napakah iz aplikacije (besedilo napake, zaslon in različica aplikacije, brez vsebine tvojih dokumentov), da storitev ostane varna in delujoča.

Mikrofon in fotografije

Ko uporabljaš glasovne ukaze, prepoznavanje govora v tvojem telefonu (Apple ali Google) pretvori tvoj glas v besedilo. Zvoka ne prejemamo in ne shranjujemo; v aplikaciji se za izvedbo tvojega ukaza uporabi samo besedilo.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Oblikovanje z UI

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Oblačna shramba (Ultra)

Če povežeš svoj Google Drive ali OneDrive, v tvojo lastno shrambo, v mapo Jiffy Invoice ali v mapo po tvoji izbiri shranimo kopijo poslanih računov in ponudb (pdf), shranjenih potrdil in tvojih izvozov. Datoteke so tam tvoje: ne obdržimo jih in jih lahko kadar koli odstraniš sam.

Dovoljenje daš enkrat pri Googlu ali Microsoftu. Pri Google Drive Jiffy vidi samo datoteke in mape, ki jih je ustvaril Jiffy sam ali ki jih pokažeš ti, ne pa preostale shrambe. Pri OneDrive ima Jiffy privzeto dostop samo do lastne mape aplikacije. Dostopni žeton hranimo šifriran (AES-256) na našem strežniku in ga nikoli ne prikažemo ali beležimo.

Če v OneDrive mapo izbereš sam („Sam izberi mapo v svojem OneDrive“), Microsoft od tebe zahteva širše dovoljenje: Jiffy tedaj dobi pravico branja in pisanja nad tvojimi datotekami v OneDrive. Jiffy piše samo v mapo, ki jo izbereš, in iz tvojega OneDrive ne prebere ničesar drugega kot imena map, da ti lahko pokaže seznam. Na lastno mapo aplikacije se lahko vrneš tako, da se znova povežeš brez te izbire.

Povezavo lahko kadar koli prekineš v Več, Oblačna shramba. Nato prekličemo dostop (pri Googlu) in izbrišemo povezavo; datoteke, ki so že v tvoji shrambi, tam ostanejo. Dostop lahko prekličeš tudi v svojem računu Google ali Microsoft.

Za kaj jih uporabljamo

• Za zagotavljanje aplikacije: ustvarjanje računov in ponudb, pošiljanje v obliki pdf, spremljanje plačil in pošiljanje opomnikov (izvajanje naše pogodbe s teboj).
• Za varovanje tvojega profila in preprečevanje zlorab (zakoniti interes).
• Za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, na primer lastnega knjigovodstva.

Tvojih podatkov ne prodajamo, ne prikazujemo oglasov in ti ne sledimo prek drugih aplikacij ali spletnih strani.

Merjenje uporabe

V aplikaciji in na naši spletni strani jiffy-invoice.com merimo, kako se uporablja Jiffy, od prvega zagona ali prvega obiska. Za to uporabljamo PostHog (PostHog Inc., Združene države) kot obdelovalca. Podatki so shranjeni v Združenih državah.

V aplikaciji, spletni aplikaciji in na spletni strani je merjenje zato vklopljeno takoj, ko začneš, še preden zapreš obvestilo; to obvestilo vidiš ob prvem zagonu ali prvem obisku. Če ga izklopiš, se potem nič več ne pošilja in izbrišemo, kar je orodje za merjenje shranilo na tvoji napravi; to izbiro hranimo na tvoji napravi. Nikoli ne merimo na povezavah za plačilo in ponudbe, ki jih odpirajo tvoje stranke.

Kaj merimo:

• katere strani ali zaslone si ogledaš in kam greš naprej;
• klike, pomikanje in toplotne karte, kje obiskovalci klikajo;
• posnetke tvoje seje, samo na spletu (spletna stran in spletna aplikacija). Vse besedilo in vsa vnosna polja so skrita, zato imen, zneskov in podatkov o strankah ni mogoče nikoli videti. V aplikaciji za iOS in Android posnetkov ne delamo in ne merimo vsebine zaslona, merimo le dogodke, na primer kateri zaslon odpreš;
• korake pri registraciji, preklicu (z razlogom, ki ga izbereš) in izbiri paketa;
• če si prijavljen in si rekel »da«: nekaj dogodkov, ki jih javi naš strežnik, na primer poslan dokument ali začetek ali preklic naročnine, brez imen, zneskov ali e-poštnih naslovov;
• kako hitro se strani naložijo in tehnične podatke, kot so tvoj brskalnik, naprava in država;
• naključni ID in po prijavi ID brez imena ali e-poštnega naslova, tako da obisk in profil, ki iz njega sledi, vidimo kot eno zgodbo.

Namen: razumeti, kako se Jiffy uporablja, in ga izboljšati. V aplikaciji, spletni aplikaciji in na spletni strani merjenje vklopimo na podlagi našega zakonitega interesa za izboljšanje izdelka. Izklopiš ga lahko kadar koli: na spletni strani prek Nastavitev analitike na dnu strani, v aplikaciji pod Več, Merjenje uporabe. To ne vpliva na našo storitev.

Hramba: največ 12 mesecev.

Ker PostHog podatke obdeluje v Združenih državah, se to izvaja na podlagi standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije.

S kom delimo podatke

Samo s ponudniki in partnerji, ki nam pomagajo zagotavljati aplikacijo, in samo s tem, kar potrebujejo:

• Stripe: spletna plačila tvojih strank ter naročnine Pro in Ultra.
• Resend: pošiljanje e-pošte, kot so računi, opomniki in e-pošta za prijavo.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple in Google: dostava potisnih obvestil.
• Sentry (Functional Software, Inc., Združene države): poročila o napakah in sesutjih. Vsebujejo tehnične podatke, kot so sporočilo o napaki, stack trace, vrsta naprave, različica aplikacije in zaslon, na katerem je šlo kaj narobe, nikoli pa vsebine tvojih računov, strank ali podjetja.
• Google in Apple: če se prijaviš z njunim profilom.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Naš ponudnik gostovanja: strežniki, na katerih delujeta aplikacija in zbirka podatkov.

Imamo sedež v Združenih državah in nekateri izmed teh ponudnikov podatke obdelujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora. To poteka na podlagi standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije, sklepa o ustreznosti ali okvira EU-US Data Privacy Framework (v okviru katerega je Sentry certificiran).

Tvoja stranka vidi račun ali ponudbo, ki jo pošlješ, vključno s tvojimi poslovnimi podatki na njej.

Kako dolgo jih hranimo

Tvoje podatke hranimo, dokler obstaja tvoj profil. Ko izbrišeš profil, takoj izbrišemo tvoje podjetje, stranke, račune in ponudbe iz aplikacije. Varnostne kopije se po tem prepišejo v 30 dneh.

Pozor: kot podjetje moraš lastne evidence na Nizozemskem hraniti sedem let. Pred brisanjem profila naredi izvoz.

Brisanje profila in podatkov

V aplikaciji: pojdi na Več, izberi Izbriši profil in potrdi. To deluje v aplikaciji za iOS, aplikaciji za Android in spletni aplikaciji.

Če to ne deluje, piši na info@jiffy-invoice.com z naslova svojega profila. Profil bomo nato izbrisali v 30 dneh.

Tvoje pravice

Imaš pravico do dostopa do svojih podatkov, do njihovega popravka ali izbrisa, do prenosa ter do ugovora zoper obdelavo ali njene omejitve. Večino podatkov lahko spremeniš sam(a) v aplikaciji; za vse drugo nam piši.

Če imaš pritožbo, jo najprej radi slišimo. Pritožbo lahko vložiš tudi pri nizozemskem organu za varstvo podatkov (Autoriteit Persoonsgegevens) ali pri organu v svoji državi.

Varnost

Povezave z aplikacijo so šifrirane. Gesla se hranijo samo v zgoščeni obliki. Do strežnikov lahko dostopajo samo osebe, ki to potrebujejo za vzdrževanje.

Otroci

Jiffy Invoice je namenjen podjetjem in ne otrokom, mlajšim od 16 let.

Spremembe

Ko ta pravilnik spremenimo, novo različico objavimo tukaj z novim datumom. O večjih spremembah vas obvestimo v aplikaciji ali po e-pošti.

Kontakt

Vprašanja o zasebnosti? Piši na info@jiffy-invoice.com.