Patakaran sa privacy

Sino ang may pananagutan

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Para sa account mo at sa sarili mong detalye ng negosyo, kami ang data controller. Para sa mga detalye ng mga kliyente mo na inilalagay mo sa Jiffy, ikaw ang controller at kami ang iyong processor: ginagamit lang namin ang mga ito para gumana ang app para sa iyo.

Ano ang pinoproseso namin

• Account: ang pangalan mo, email address at isang hashed na anyo ng password mo. Kung nagla-log in ka gamit ang Google o Apple, ibinibigay nila sa amin ang pangalan mo, email address at isang account id.
• Ang negosyo mo: pangalan ng negosyo, address, numero ng telepono, numero ng Chamber of Commerce at VAT, mga detalye ng bangko, logo, at ang lagda mo kung maglalagay ka.
• Ang mga kliyente mo: pangalan, contact person, email address, numero ng telepono, address, numero ng Chamber of Commerce at VAT.
• Mga invoice at quote: mga linya, halaga, petsa, tala, katayuan ng bayad, kung nakita ng kliyente ang dokumento at kailan, at ang lagdang ginagamit ng kliyente para tanggapin ang quote.
• Mga bayad: kapag nagbayad online ang kliyente mo, ang Stripe ang humahawak ng bayad. Natatanggap namin ang halaga at katayuan, hindi ang card o bank details ng kliyente mo.
• Subscription: kung anong plano mo (Free, Pro o Ultra) at hanggang kailan. Ang Stripe ang may hawak ng payment details mo.
• Device: isang push token kung ino-on mo ang mga notification, at ang pinili mong wika.
• Teknikal na data: IP address at oras ng mga request sa mga server log, at mga ulat ng error mula sa app (ang teksto ng error, ang screen at ang bersyon ng app, nang walang laman ng mga dokumento mo), para panatilihing ligtas at gumagana ang serbisyo.

Mikropono at mga larawan

Kapag gumagamit ka ng mga voice command, ang speech recognition ng phone mo (Apple o Google) ang nagko-convert ng boses mo sa teksto. Hindi kami tumatanggap o nag-iimbak ng audio; teksto lang ang ginagamit sa app para isagawa ang utos mo.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

AI design

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Cloud storage (Ultra)

Kapag ikinonekta mo ang Google Drive o OneDrive mo, maglalagay kami ng kopya ng mga naipadala mong invoice at quote (pdf), mga na-save mong resibo at mga export mo sa sarili mong storage, sa folder na Jiffy Invoice o sa folder na ikaw mismo ang pumili. Sa iyo ang mga file doon: hindi namin sila itinatago at maaari mo silang alisin mismo anumang oras.

Isang beses kang magbibigay ng pahintulot sa Google o Microsoft. Sa Google Drive, ang nakikita lang ng Jiffy ay ang mga file at folder na ginawa mismo ng Jiffy o ang itinuro mo mismo, hindi ang iba pa sa storage mo. Sa OneDrive, bilang default ay sariling app folder lang ng Jiffy ang maa-access nito. Iniimbak namin ang access token na naka-encrypt (AES-256) sa aming server at hindi namin ito kailanman ipinapakita o nilo-log.

Kung ikaw mismo ang pipili ng folder sa OneDrive mo ("Pumili mismo ng folder sa OneDrive mo"), hihingi ang Microsoft sa iyo ng mas malawak na pahintulot: makakakuha ang Jiffy ng read at write permission sa mga file mo sa OneDrive. Sa folder lang na pinili mo nagsusulat ang Jiffy at wala itong binabasa sa OneDrive mo maliban sa mga pangalan ng folder, para maipakita nito sa iyo ang listahan. Maaari kang bumalik sa sariling app folder sa pamamagitan ng muling pagkonekta nang wala ang pagpiling iyon.

Maaari kang mag-disconnect anumang oras sa Higit pa, Cloud storage. Pagkatapos ay babawiin namin ang access (sa Google) at buburahin ang koneksyon; mananatili sa storage mo ang mga file na nandoon na. Maaari mo ring bawiin ang access sa Google o Microsoft account mo.

Para saan namin ito ginagamit

• Para ibigay ang app: paggawa ng mga invoice at quote, pagpapadala ng mga ito bilang pdf, pagsubaybay sa mga bayad at pagpapadala ng mga paalala (pagtupad sa kontrata namin sa iyo).
• Para pangalagaan ang account mo at maiwasan ang pang-aabuso (lehitimong interes).
• Para tuparin ang mga obligasyong legal, tulad ng sarili naming bookkeeping.

Hindi namin ibinebenta ang data mo, hindi kami nagpapakita ng advertising at hindi ka namin sinusubaybayan sa ibang app o website.

Pagsukat ng paggamit

Sa app at sa website namin na jiffy-invoice.com, sinusukat namin kung paano ginagamit ang Jiffy mula sa unang pagbukas o unang pagbisita. Para dito, ginagamit namin ang PostHog (PostHog Inc., United States) bilang processor. Iniimbak sa United States ang data.

Kaya sa app, sa web app at sa website, naka-on na ang pagsukat sa sandaling magsimula ka, kahit bago mo pa isara ang abiso; makikita mo ang abisong iyon sa una mong pagbukas o unang pagbisita. Kung i-off mo ito, wala nang ipapadala pagkatapos at buburahin namin ang naimbak ng measuring tool sa device mo; iniingatan namin ang pinili mong iyon sa device mo. Hindi kami kailanman nagsusukat sa mga link ng bayad at quote na binubuksan ng mga kliyente mo.

Ang sinusukat namin:

• kung aling mga pahina o screen ang tinitingnan mo at kung saan ka susunod na pupunta;
• mga click, pag-scroll at heatmap kung saan nagki-click ang mga bisita;
• mga recording ng session mo, sa web lamang (website at web app). Nakatago ang lahat ng teksto at lahat ng input field, kaya hindi kailanman makikita ang mga pangalan, halaga at detalye ng kliyente. Sa iOS at Android app, hindi kami gumagawa ng mga recording at hindi kami nagsusukat ng nilalaman ng screen, mga event lamang tulad ng kung aling screen ang binubuksan mo;
• mga hakbang sa pag-sign up, pagkansela (kasama ang dahilang pipiliin mo) at pagpili ng plano;
• kung naka-log in ka at pumayag ka: ilang event na iniuulat ng server namin, tulad ng pagpapadala ng dokumento o pagsisimula o pagkansela ng subscription, nang walang mga pangalan, halaga o email address;
• gaano kabilis mag-load ang mga pahina at teknikal na data, tulad ng browser, device at bansa mo;
• isang random na id, at pagkatapos mag-log in, isang id na walang pangalan o email address, para makita naming iisang kuwento ang isang pagbisita at ang account na kasunod nito.

Layunin: maunawaan kung paano ginagamit ang Jiffy at mapahusay ito. Sa app, sa web app at sa website, ino-on namin ang pagsukat batay sa lehitimong interes naming mapahusay ang produkto. Maaari mo itong i-off anumang oras: sa website sa pamamagitan ng Mga setting ng analytics sa ibaba ng pahina, sa app sa ilalim ng Higit pa, Pagsukat ng paggamit. Walang epekto ito sa serbisyo namin.

Pagpapanatili: hindi hihigit sa 12 buwan.

Dahil pinoproseso ng PostHog ang data sa United States, ginagawa ito alinsunod sa standard contractual clauses ng European Commission.

Kanino namin ibinabahagi ang data

Sa mga partido lang na tumutulong sa amin na ibigay ang app, at ang kailangan lang nila:

• Stripe: mga online na bayad mula sa mga kliyente mo at ang mga subscription sa Pro at Ultra.
• Resend: pagpapadala ng mga email, tulad ng mga invoice, paalala at login email.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple at Google: paghahatid ng mga push notification.
• Sentry (Functional Software, Inc., United States): mga ulat ng error at crash. Naglalaman ang mga ito ng teknikal na data, gaya ng mensahe ng error, ang stack trace, ang uri ng device, ang bersyon ng app at ang screen kung saan nagkaproblema, at hindi kailanman ang nilalaman ng mga invoice, kliyente o negosyo mo.
• Google at Apple: kung nagla-log in ka gamit ang account nila.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Ang hosting provider namin: ang mga server na nagpapatakbo ng app at ng database.

Nakabase kami sa United States at ang ilan sa mga partidong ito ay nagpoproseso ng data sa labas ng European Economic Area. Ginagawa ito alinsunod sa standard contractual clauses ng European Commission, isang adequacy decision o ng EU-US Data Privacy Framework (kung saan sertipikado ang Sentry).

Nakikita ng kliyente mo ang invoice o quote na ipinapadala mo, kasama ang mga detalye ng negosyo mo na nakalagay doon.

Gaano katagal namin ito iniingatan

Iniingatan namin ang data mo hangga't umiiral ang account mo. Kapag binura mo ang account mo, agad naming buburahin ang negosyo mo, mga kliyente, invoice at quote mula sa app. Ang mga backup ay mapapalitan sa loob ng 30 araw pagkatapos noon.

Tandaan: bilang negosyo, kailangan mong itago ang sarili mong talaan sa loob ng pitong taon sa Netherlands. Mag-export ka bago burahin ang account mo.

Pagbura ng account at data mo

Sa app: pumunta sa Higit pa, piliin ang Burahin ang account at kumpirmahin. Gumagana ito sa iOS app, sa Android app at sa web app.

Kung hindi ito gumana, mag-email sa info@jiffy-invoice.com mula sa address ng account mo. Buburahin namin ang account mo sa loob ng 30 araw.

Mga karapatan mo

Maaari mong ma-access ang data mo, ipaayos o ipabura ito, dalhin ito sa iba, at tumutol sa o limitahan ang pagproseso. Mababago mo ang karamihan ng data sa app mismo; para sa iba pa, mag-email sa amin.

Kung may reklamo ka, gusto muna naming marinig ito. Maaari ka ring maghain ng reklamo sa Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) o sa awtoridad sa sarili mong bansa.

Seguridad

Naka-encrypt ang mga koneksyon sa app. Naka-imbak lang ang mga password sa hashed na anyo. Ang mga taong nangangailangan nito para sa maintenance lang ang makaaabot sa mga server.

Mga bata

Ang Jiffy Invoice ay para sa mga negosyo at hindi para sa mga batang wala pang 16 taong gulang.

Mga pagbabago

Kapag binago namin ang patakarang ito, ilalathala namin dito ang bagong bersyon na may bagong petsa. Sa malalaking pagbabago, ipapaalam namin sa iyo sa app o sa email.

Contact

May tanong tungkol sa privacy mo? Mag-email sa info@jiffy-invoice.com.