Privaatsuspoliitika

Kes vastutab

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Sinu konto ja sinu enda ettevõtte andmete osas oleme vastutav töötleja. Sinu klientide andmete osas, mille sisestad Jiffysse, oled vastutav töötleja sina ja meie oleme sinu volitatud töötleja: kasutame neid ainult selleks, et rakendus sinu jaoks töötaks.

Mida me töötleme

• Konto: sinu nimi, e-posti aadress ja sinu parooli räsitud kuju. Kui logid sisse Google'i või Apple'i kontoga, annavad nad meile sinu nime, e-posti aadressi ja konto tunnuse.
• Sinu ettevõte: ettevõtte nimi, aadress, telefoninumber, äriregistri kood ja käibemaksunumber, pangaandmed, logo ning sinu allkiri, kui selle lisad.
• Sinu kliendid: nimi, kontaktisik, e-posti aadress, telefoninumber, aadress, äriregistri kood ja käibemaksunumber.
• Arved ja pakkumised: read, summad, kuupäevad, märkused, makse staatus, kas ja millal klient dokumenti vaatas, ning allkiri, millega klient pakkumisega nõustub.
• Maksed: kui sinu klient maksab veebis, tegeleb maksega Stripe. Meie saame summa ja staatuse, mitte sinu kliendi kaardi- või pangaandmeid.
• Tellimus: milline pakett sul on (Free, Pro või Ultra) ja kui kauaks. Sinu maksedetaile hoiab Stripe.
• Seade: tõuketeavituse tunnus, kui lülitad teavitused sisse, ja sinu keelevalik.
• Tehnilised andmed: päringute IP-aadress ja kellaaeg serveri logides ning rakenduse veateated (veateade, ekraanivaade ja rakenduse versioon, ilma sinu dokumentide sisuta), et teenus püsiks turvaline ja töötaks.

Mikrofon ja fotod

Kui kasutad häälkäsklusi, muudab sinu telefoni kõnetuvastus (Apple või Google) sinu hääle tekstiks. Me ei saa ega salvesta heli; rakenduses kasutatakse sinu käsu täitmiseks ainult teksti.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

AI kujundus

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Pilvesalvestus (Ultra)

Kui ühendad oma Google Drive'i või OneDrive'i, paneme sinu saadetud arvete ja pakkumiste (pdf), salvestatud kviitungite ja eksportide koopia sinu enda salvestusruumi, kausta Jiffy Invoice või kausta, mille ise valid. Failid on seal sinu omad: me ei hoia neid alles ja sa saad need igal ajal ise eemaldada.

Annad loa ühe korra Google'is või Microsoftis. Google Drive'iga näeb Jiffy ainult faile ja kaustu, mille Jiffy ise lõi või mille sina ise ette näitad, mitte ülejäänud salvestusruumi. OneDrive'iga saab Jiffy vaikimisi juurdepääsu ainult oma rakenduse kaustale. Hoiame juurdepääsutõendit (tokenit) serveris krüpteeritult (AES-256) ega näita ega logi seda kunagi.

Kui valid OneDrive'is kausta ise („Vali oma OneDrive'is ise kaust“), küsib Microsoft sinult laiemat luba: Jiffy saab siis lugemis- ja kirjutamisõiguse sinu OneDrive'i failidele. Jiffy kirjutab ainult sinu valitud kausta ega loe sinu OneDrive'ist muud kui kaustade nimesid, et saaksime sulle loendi näidata. Oma rakenduse kausta juurde saad tagasi, kui ühendad uuesti ilma selle valikuta.

Ühenduse saad igal ajal katkestada kohas Veel, Pilvesalvestus. Siis tühistame juurdepääsu (Google'is) ja kustutame ühenduse; failid, mis on juba sinu salvestusruumis, jäävad sinna. Juurdepääsu saad tühistada ka oma Google'i või Microsofti kontol.

Milleks me seda kasutame

• Rakenduse pakkumiseks: arvete ja pakkumiste koostamine, nende saatmine PDF-ina, maksete jälgimine ja meeldetuletuste saatmine (sinuga sõlmitud lepingu täitmine).
• Sinu konto kaitsmiseks ja väärkasutuse vältimiseks (õigustatud huvi).
• Õiguslike kohustuste täitmiseks, näiteks meie enda raamatupidamine.

Me ei müü sinu andmeid, ei näita reklaami ega jälgi sind teistes rakendustes ega veebisaitidel.

Kasutuse mõõtmine

Rakenduses ja meie veebisaidil jiffy-invoice.com mõõdame, kuidas Jiffyt kasutatakse, alates esimesest käivitamisest või esimesest külastusest. Selleks kasutame volitatud töötlejana PostHogi (PostHog Inc., Ameerika Ühendriigid). Andmeid hoitakse Ameerika Ühendriikides.

Rakenduses, veebirakenduses ja veebisaidil on mõõtmine seega sisse lülitatud kohe, kui alustad, isegi enne, kui teatise sulged; selle teatise näed esimesel käivitamisel või esimesel külastusel. Kui lülitad mõõtmise välja, ei saadeta pärast seda midagi ja kustutame selle, mida mõõtevahend sinu seadmes oli salvestanud; selle valiku hoiame sinu seadmes. Me ei mõõda kunagi makse- ja pakkumislinkidel, mida sinu kliendid avavad.

Mida me mõõdame:

• milliseid lehti või vaateid sa vaatad ja kuhu edasi liigud;
• klõpse, kerimist ja kuumakaarte selle kohta, kuhu külastajad klõpsavad;
• sinu seansi salvestisi ainult veebis (veebisait ja veebirakendus). Kogu tekst ja kõik sisestusväljad on peidetud, nii et nimesid, summasid ja kliendiandmeid ei ole kunagi näha. iOS-i ja Androidi rakenduses me salvestisi ei tee ega mõõda ekraani sisu, ainult sündmusi, näiteks millise ekraani avad;
• samme registreerumisel, tühistamisel (koos sinu valitud põhjusega) ja paketi valimisel;
• kui oled sisse logitud ja ütlesid jah: mõningaid sündmusi, mida meie server edastab, näiteks dokumendi saatmine või tellimuse algus või tühistamine, ilma nimede, summade ja e-posti aadressideta;
• lehtede laadimiskiirust ja tehnilisi andmeid, näiteks sinu brauser, seade ja riik;
• juhuslikku tunnust ning pärast sisselogimist tunnust ilma nime ja e-posti aadressita, et näeksime külastust ja sellest tulenevat kontot ühe tervikuna.

Eesmärk: mõista, kuidas Jiffyt kasutatakse, ja seda parandada. Rakenduses, veebirakenduses ja veebisaidil lülitame mõõtmise sisse oma õigustatud huvi alusel toodet parandada. Sa võid mõõtmise igal ajal välja lülitada: veebisaidil lehe allosas valiku „Analüütika seaded“ kaudu, rakenduses jaotises Veel, Kasutuse mõõtmine. See ei mõjuta meie teenust.

Säilitamine: mitte kauem kui 12 kuud.

Kuna PostHog töötleb andmeid Ameerika Ühendriikides, toimub see Euroopa Komisjoni tüüplepingutingimuste alusel.

Kellega me andmeid jagame

Ainult osapooltega, kes aitavad meil rakendust pakkuda, ja ainult sellega, mida nad vajavad:

• Stripe: sinu klientide veebimaksed ning tellimused Pro ja Ultra.
• Resend: e-kirjade saatmine, näiteks arved, meeldetuletused ja sisselogimiskirjad.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple ja Google: tõuketeavituste kohaletoimetamine.
• Sentry (Functional Software, Inc., Ameerika Ühendriigid): vea- ja kokkuvarisemisaruanded. Need sisaldavad tehnilisi andmeid, näiteks veateadet, pinujälge (stack trace), seadme tüüpi, rakenduse versiooni ja ekraanivaadet, kus midagi untsu läks, ega kunagi sinu arvete, klientide ega ettevõtte sisu.
• Google ja Apple: kui logid sisse nende kontoga.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Meie majutusteenuse pakkuja: serverid, mis rakendust ja andmebaasi käitavad.

Asume Ameerika Ühendriikides ja mõned neist osapooltest töötlevad andmeid väljaspool Euroopa Majandusruumi. See toimub Euroopa Komisjoni standardsete lepingutingimuste, piisavusotsuse või EU-US Data Privacy Frameworki alusel (mille alusel Sentry on sertifitseeritud).

Sinu klient näeb arvet või pakkumist, mille saadad, sealhulgas sinu ettevõtte andmeid sellel.

Kui kaua me andmeid hoiame

Hoiame sinu andmeid nii kaua, kuni sinu konto olemas on. Kui kustutad oma konto, kustutame sinu ettevõtte, kliendid, arved ja pakkumised rakendusest kohe. Varukoopiad kirjutatakse üle 30 päeva jooksul pärast seda.

Pane tähele: ettevõtjana pead Hollandis oma dokumente hoidma seitse aastat. Tee eksport enne konto kustutamist.

Konto ja andmete kustutamine

Rakenduses: ava Veel, vali Kustuta konto ja kinnita. See töötab iOS-i rakenduses, Androidi rakenduses ja veebirakenduses.

Kui see ei õnnestu, kirjuta aadressile info@jiffy-invoice.com oma konto aadressilt. Seejärel kustutame sinu konto 30 päeva jooksul.

Sinu õigused

Sul on õigus oma andmetega tutvuda, neid parandada või kustutada lasta, need endaga kaasa võtta ning töötlemisele vastu vaielda või seda piirata. Enamikku andmeid saad ise rakenduses muuta; kõige muu jaoks kirjuta meile.

Kui sul on kaebus, kuuleksime seda esmalt meelsasti ise. Kaebuse võid esitada ka Hollandi andmekaitseasutusele (Autoriteit Persoonsgegevens) või oma riigi asutusele.

Turvalisus

Ühendused rakendusega on krüpteeritud. Paroole salvestatakse ainult räsitud kujul. Serveritele pääsevad ligi ainult need, kes seda hoolduseks vajavad.

Lapsed

Jiffy Invoice on mõeldud ettevõtetele, mitte alla 16-aastastele lastele.

Muudatused

Kui muudame seda poliitikat, avaldame uue versiooni siin uue kuupäevaga. Suurematest muudatustest anname teada rakenduses või e-kirjaga.

Kontakt

Küsimusi oma privaatsuse kohta? Kirjuta aadressile info@jiffy-invoice.com.