Zásady ochrany osobních údajů

Kdo je odpovědný

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Za váš účet a vaše vlastní firemní údaje jsme správcem osobních údajů. Za údaje vašich klientů, které v Jiffy zadáte, jste správcem vy a my jsme váš zpracovatel: používáme je jen proto, aby aplikace pro vás fungovala.

Co zpracováváme

• Účet: vaše jméno, e-mailová adresa a hash vašeho hesla. Pokud se přihlásíte přes Google nebo Apple, poskytnou nám vaše jméno, e-mailovou adresu a identifikátor účtu.
• Vaše firma: název firmy, adresa, telefonní číslo, číslo obchodního rejstříku a DIČ, bankovní údaje, logo a váš podpis, pokud ho přidáte.
• Vaši klienti: jméno, kontaktní osoba, e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa, číslo obchodního rejstříku a DIČ.
• Faktury a nabídky: řádky, částky, data, poznámky, stav platby, zda a kdy klient dokument zobrazil, a podpis, kterým klient přijme nabídku.
• Platby: když váš klient platí online, platbu zpracovává Stripe. Dostáváme částku a stav, nikoli údaje o kartě nebo bance vašeho klienta.
• Předplatné: jaký tarif máte (Free, Pro nebo Ultra) a do kdy. Vaše platební údaje uchovává Stripe.
• Zařízení: push token, pokud zapnete oznámení, a vaše volba jazyka.
• Technické údaje: IP adresa a čas požadavků v logách serveru a hlášení chyb z aplikace (text chyby, obrazovka a verze aplikace, bez obsahu vašich dokumentů), abychom službu udrželi bezpečnou a funkční.

Mikrofon a fotografie

Když používáte hlasové příkazy, rozpoznávání řeči ve vašem telefonu (Apple nebo Google) převede váš hlas na text. Nepřijímáme ani neukládáme zvuk; v aplikaci se k provedení příkazu používá pouze text.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Design s AI

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Cloudové úložiště (Ultra)

Když si připojíš svůj Google Drive nebo OneDrive, uložíme kopii tvých odeslaných faktur a nabídek (pdf), uložených účtenek a tvých exportů do tvého vlastního úložiště, do složky Jiffy Invoice nebo do složky, kterou sis sám zvolil. Soubory jsou tam tvoje: neuchováváme je a můžeš je kdykoli sám odstranit.

Oprávnění udělíš jednou u Googlu nebo Microsoftu. U Google Drive vidí Jiffy jen soubory a složky, které Jiffy samo vytvořilo nebo které mu sám ukážeš, ne zbytek tvého úložiště. U OneDrive získá Jiffy ve výchozím nastavení přístup jen ke své vlastní složce aplikace. Přístupový token uchováváme šifrovaný (AES-256) na našem serveru a nikdy ho nezobrazujeme ani nezapisujeme do logů.

Pokud si ve OneDrive sám zvolíš složku ("Zvol si složku ve svém OneDrive sám"), Microsoft po tobě požádá o širší oprávnění: Jiffy pak získá oprávnění ke čtení a zápisu k tvým souborům na OneDrive. Jiffy zapisuje jen do složky, kterou zvolíš, a z tvého OneDrive nečte nic jiného než názvy složek, aby ti mohlo zobrazit seznam. Ke své vlastní složce aplikace se můžeš vrátit tím, že se znovu připojíš bez této volby.

Připojení můžeš kdykoli odpojit v části Více, Cloudové úložiště. Poté zrušíme přístup (u Googlu) a smažeme připojení; soubory, které už ve tvém úložišti jsou, tam zůstanou. Přístup můžeš zrušit také ve svém účtu Google nebo Microsoft.

K čemu to používáme

• K poskytování aplikace: vytváření faktur a nabídek, jejich odesílání jako pdf, sledování plateb a odesílání upomínek (plnění naší smlouvy s vámi).
• K zabezpečení vašeho účtu a předcházení zneužití (oprávněný zájem).
• K plnění zákonných povinností, například našeho vlastního účetnictví.

Vaše údaje neprodáváme, nezobrazujeme reklamu a nesledujeme vás napříč jinými aplikacemi či weby.

Měření používání

V aplikaci a na našem webu jiffy-invoice.com měříme, jak se Jiffy používá, od prvního spuštění nebo první návštěvy. K tomu používáme PostHog (PostHog Inc., Spojené státy) jako zpracovatele. Data jsou uložena ve Spojených státech.

V aplikaci, ve webové aplikaci i na webu je tedy měření zapnuté hned, jakmile začneš, ještě než oznámení zavřeš; to oznámení uvidíš při prvním spuštění nebo první návštěvě. Pokud měření vypneš, nic se už neodesílá a smažeme to, co měřicí nástroj uložil na tvém zařízení; tuto volbu uchováváme na tvém zařízení. Na platebních odkazech a odkazech k nabídkám, které otevírají tví klienti, nikdy neměříme.

Co měříme:

• které stránky nebo obrazovky zobrazíš a kam se dostaneš dál;
• kliknutí, posouvání a teplotní mapy toho, kam návštěvníci klikají;
• záznamy tvé relace, pouze na webu (web a webová aplikace). Veškerý text a všechna vstupní pole jsou skryté, takže jména, částky a údaje o klientech nejsou nikdy vidět. V aplikaci pro iOS a Android záznamy nepořizujeme a neměříme obsah obrazovky, jen události, například kterou obrazovku otevřeš;
• kroky při registraci, zrušení (s důvodem, který zvolíš) a výběru tarifu;
• pokud se přihlásíš a souhlasíš: několik událostí, které hlásí náš server, například odeslání dokumentu nebo zahájení či zrušení předplatného, bez jmen, částek a e-mailových adres;
• jak rychle se stránky načítají, a technické údaje, například tvůj prohlížeč, zařízení a země;
• náhodný identifikátor a po přihlášení identifikátor bez jména a e-mailové adresy, abychom návštěvu a z ní vzešlý účet viděli jako jeden příběh.

Účel: porozumět tomu, jak se Jiffy používá, a zlepšovat ho. V aplikaci, ve webové aplikaci i na webu měření zapínáme na základě našeho oprávněného zájmu zlepšovat produkt. Můžeš ho kdykoli vypnout: na webu přes Nastavení analytiky v dolní části stránky, v aplikaci v části Více, Měření používání. Na naši službu to nemá žádný vliv.

Uchovávání: nejdéle 12 měsíců.

Protože PostHog zpracovává data ve Spojených státech, děje se tak na základě standardních smluvních doložek Evropské komise.

S kým údaje sdílíme

Pouze se stranami, které nám pomáhají aplikaci poskytovat, a pouze s tím, co potřebují:

• Stripe: online platby od vašich klientů a předplatné Pro a Ultra.
• Resend: odesílání e-mailů, například faktur, upomínek a e-mailů k přihlášení.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple a Google: doručování push oznámení.
• Sentry (Functional Software, Inc., Spojené státy): hlášení chyb a pádů. Obsahují technické údaje, například chybovou zprávu, stack trace, typ zařízení, verzi aplikace a obrazovku, na které se něco pokazilo, a nikdy obsah vašich faktur, klientů ani firmy.
• Google a Apple: pokud se přihlásíte jejich účtem.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Náš poskytovatel hostingu: servery, na nichž běží aplikace a databáze.

Sídlíme ve Spojených státech a některé z těchto stran zpracovávají údaje mimo Evropský hospodářský prostor. Děje se tak na základě standardních smluvních doložek Evropské komise, rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo rámce EU-US Data Privacy Framework (podle něhož je Sentry certifikován).

Váš klient vidí fakturu nebo nabídku, kterou odešlete, včetně vašich firemních údajů na ní.

Jak dlouho údaje uchováváme

Vaše údaje uchováváme, dokud váš účet existuje. Když účet smažete, hned z aplikace odstraníme vaši firmu, klienty, faktury a nabídky. Zálohy se poté přepíší do 30 dnů.

Upozornění: jako podnikatel musíte vlastní záznamy v Nizozemsku uchovávat sedm let. Před smazáním účtu si proveďte export.

Smazání účtu a údajů

V aplikaci: přejděte do části Více, zvolte Smazat účet a potvrďte. Funguje to v aplikaci pro iOS, v aplikaci pro Android i ve webové aplikaci.

Pokud to nefunguje, napište na info@jiffy-invoice.com z adresy svého účtu. Váš účet poté smažeme do 30 dnů.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz, jejich přenesení a právo vznést námitku proti zpracování či požadovat jeho omezení. Většinu údajů můžete změnit sami v aplikaci; ve všem ostatním nám napište.

Pokud máte stížnost, rádi ji nejdřív uslyšíme. Stížnost můžete podat také u nizozemského Úřadu pro ochranu osobních údajů (Autoriteit Persoonsgegevens) nebo u úřadu ve své zemi.

Zabezpečení

Připojení k aplikaci jsou šifrovaná. Hesla se ukládají pouze v hashované podobě. K serverům mají přístup jen lidé, kteří to potřebují pro údržbu.

Děti

Jiffy Invoice je určeno pro firmy, nikoli pro děti do 16 let.

Změny

Když tyto zásady změníme, zveřejníme zde novou verzi s novým datem. O významných změnách vás informujeme v aplikaci nebo e-mailem.

Kontakt

Máte dotazy k ochraně soukromí? Napište na info@jiffy-invoice.com.