Πολιτική απορρήτου

Ποιος είναι υπεύθυνος

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Για τον λογαριασμό σου και τα στοιχεία της επιχείρησής σου είμαστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Για τα στοιχεία των πελατών σου που καταχωρίζεις στο Jiffy, εσύ είσαι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και εμείς ο εκτελών την επεξεργασία: τα χρησιμοποιούμε μόνο για να λειτουργεί η εφαρμογή για εσένα.

Τι επεξεργαζόμαστε

• Λογαριασμός: το όνομά σου, η διεύθυνση email και μια κατακερματισμένη (hashed) μορφή του κωδικού σου. Αν συνδεθείς με Google ή Apple, μας δίνουν το όνομά σου, τη διεύθυνση email και ένα αναγνωριστικό λογαριασμού.
• Η επιχείρησή σου: επωνυμία, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, αριθμός ΓΕΜΗ και ΑΦΜ, τραπεζικά στοιχεία, λογότυπο, και η υπογραφή σου αν προσθέσεις μία.
• Οι πελάτες σου: όνομα, πρόσωπο επικοινωνίας, διεύθυνση email, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση, αριθμός ΓΕΜΗ και ΑΦΜ.
• Τιμολόγια και προσφορές: γραμμές, ποσά, ημερομηνίες, σημειώσεις, κατάσταση πληρωμής, αν και πότε ένας πελάτης είδε το έγγραφο, και η υπογραφή που χρησιμοποιεί ένας πελάτης για να αποδεχτεί μια προσφορά.
• Πληρωμές: όταν ο πελάτης σου πληρώνει online, την πληρωμή χειρίζεται το Stripe. Λαμβάνουμε το ποσό και την κατάσταση, όχι τα στοιχεία κάρτας ή τράπεζας του πελάτη σου.
• Συνδρομή: ποιο πλάνο έχεις (Free, Pro ή Ultra) και μέχρι πότε. Τα στοιχεία πληρωμής σου τηρούνται από το Stripe.
• Συσκευή: ένα push token αν ενεργοποιήσεις τις ειδοποιήσεις, και η επιλογή γλώσσας σου.
• Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP και ώρα των αιτημάτων στα αρχεία καταγραφής του διακομιστή, καθώς και αναφορές σφαλμάτων από την εφαρμογή (το κείμενο του σφάλματος, η οθόνη και η έκδοση της εφαρμογής, χωρίς το περιεχόμενο των εγγράφων σου), ώστε η υπηρεσία να παραμένει ασφαλής και λειτουργική.

Μικρόφωνο και φωτογραφίες

Όταν χρησιμοποιείς φωνητικές εντολές, η αναγνώριση ομιλίας του κινητού σου (Apple ή Google) μετατρέπει τη φωνή σου σε κείμενο. Δεν λαμβάνουμε ούτε αποθηκεύουμε ήχο· μόνο το κείμενο χρησιμοποιείται στην εφαρμογή για να εκτελεστεί η εντολή σου.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Σχεδίαση με AI

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Αποθήκευση cloud (Ultra)

Αν συνδέσεις το Google Drive ή το OneDrive σου, τοποθετούμε ένα αντίγραφο των τιμολογίων και των προσφορών που έχεις στείλει (pdf), των αποθηκευμένων αποδείξεών σου και των εξαγωγών σου στον δικό σου χώρο αποθήκευσης, στον φάκελο Jiffy Invoice ή στον φάκελο που επιλέγεις εσύ ο ίδιος. Τα αρχεία εκεί είναι δικά σου: δεν τα κρατάμε και μπορείς να τα αφαιρέσεις ο ίδιος ανά πάσα στιγμή.

Δίνεις άδεια μία φορά στη Google ή τη Microsoft. Με το Google Drive, το Jiffy βλέπει μόνο τα αρχεία και τους φακέλους που δημιούργησε το ίδιο το Jiffy ή που υποδεικνύεις εσύ, όχι τα υπόλοιπα του χώρου αποθήκευσής σου. Με το OneDrive, το Jiffy αποκτά από προεπιλογή πρόσβαση μόνο στον δικό του φάκελο εφαρμογής. Το διακριτικό πρόσβασης (token) το φυλάσσουμε κρυπτογραφημένο (AES-256) στον διακομιστή μας και δεν το εμφανίζουμε ούτε το καταγράφουμε ποτέ.

Αν επιλέξεις ο ίδιος έναν φάκελο στο OneDrive («Επίλεξε μόνος σου έναν φάκελο στο OneDrive σου»), η Microsoft σου ζητά ευρύτερη άδεια: το Jiffy αποκτά τότε δικαίωμα ανάγνωσης και εγγραφής στα αρχεία του OneDrive σου. Το Jiffy γράφει μόνο στον φάκελο που επιλέγεις και δεν διαβάζει τίποτα άλλο από το OneDrive σου εκτός από τα ονόματα των φακέλων, ώστε να μπορεί να σου δείξει τη λίστα. Μπορείς να επιστρέψεις στον δικό του φάκελο εφαρμογής συνδεόμενος ξανά χωρίς αυτή την επιλογή.

Μπορείς να αποσυνδεθείς ανά πάσα στιγμή στο Περισσότερα, Αποθήκευση cloud. Τότε ανακαλούμε την πρόσβαση (στη Google) και διαγράφουμε τη σύνδεση· τα αρχεία που βρίσκονται ήδη στον χώρο αποθήκευσής σου παραμένουν εκεί. Μπορείς επίσης να ανακαλέσεις την πρόσβαση στον λογαριασμό σου Google ή Microsoft.

Για ποιον σκοπό τα χρησιμοποιούμε

• Για να παρέχουμε την εφαρμογή: δημιουργία τιμολογίων και προσφορών, αποστολή τους ως PDF, παρακολούθηση πληρωμών και αποστολή υπενθυμίσεων (εκτέλεση της σύμβασής μας μαζί σου).
• Για την ασφάλεια του λογαριασμού σου και την αποτροπή κατάχρησης (έννομο συμφέρον).
• Για την εκπλήρωση νομικών υποχρεώσεων, όπως η δική μας λογιστική τήρηση.

Δεν πουλάμε τα δεδομένα σου, δεν δείχνουμε διαφημίσεις και δεν σε παρακολουθούμε σε άλλες εφαρμογές ή ιστότοπους.

Μέτρηση χρήσης

Στην εφαρμογή και στον ιστότοπό μας jiffy-invoice.com μετράμε πώς χρησιμοποιείται το Jiffy από την πρώτη εκκίνηση ή την πρώτη επίσκεψη. Για αυτό χρησιμοποιούμε το PostHog (PostHog Inc., Ηνωμένες Πολιτείες) ως εκτελούντα την επεξεργασία. Τα δεδομένα αποθηκεύονται στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Στην εφαρμογή, στην εφαρμογή web και στον ιστότοπο η μέτρηση είναι επομένως ενεργή μόλις ξεκινήσεις, ακόμη και πριν κλείσεις την ειδοποίηση· αυτή την ειδοποίηση τη βλέπεις στην πρώτη εκκίνηση ή την πρώτη επίσκεψη. Αν την απενεργοποιήσεις, μετά δεν αποστέλλεται τίποτα και διαγράφουμε ό,τι είχε αποθηκεύσει το εργαλείο μέτρησης στη συσκευή σου· αυτή την επιλογή την κρατάμε στη συσκευή σου. Δεν μετράμε ποτέ στους συνδέσμους πληρωμής και προσφοράς που ανοίγουν οι πελάτες σου.

Τι μετράμε:

• ποιες σελίδες ή οθόνες βλέπεις και πού πηγαίνεις στη συνέχεια·
• κλικ, κύλιση και heatmaps με τα σημεία όπου κάνουν κλικ οι επισκέπτες·
• καταγραφές της συνεδρίας σου, μόνο στον ιστό (ιστότοπος και εφαρμογή web). Όλα τα κείμενα και όλα τα πεδία εισαγωγής είναι κρυμμένα, ώστε ονόματα, ποσά και στοιχεία πελατών να μη φαίνονται ποτέ. Στην εφαρμογή iOS και Android δεν κάνουμε καταγραφές και δεν μετράμε το περιεχόμενο της οθόνης, μόνο συμβάντα, όπως ποια οθόνη ανοίγεις·
• βήματα στην εγγραφή, στην ακύρωση (με τον λόγο που επιλέγεις) και στην επιλογή πλάνου·
• αν έχεις συνδεθεί και έχεις πει ναι: μερικά συμβάντα που αναφέρει ο διακομιστής μας, όπως η αποστολή ενός εγγράφου ή η έναρξη ή η ακύρωση μιας συνδρομής, χωρίς ονόματα, ποσά ή διευθύνσεις email·
• πόσο γρήγορα φορτώνουν οι σελίδες και τεχνικά δεδομένα, όπως το πρόγραμμα περιήγησης, η συσκευή και η χώρα σου·
• ένα τυχαίο αναγνωριστικό και, μετά τη σύνδεση, ένα αναγνωριστικό χωρίς όνομα ή διεύθυνση email, ώστε να βλέπουμε μια επίσκεψη και τον λογαριασμό που προκύπτει από αυτήν ως μία ιστορία.

Σκοπός: να κατανοούμε πώς χρησιμοποιείται το Jiffy και να το βελτιώνουμε. Στην εφαρμογή, στην εφαρμογή web και στον ιστότοπο ενεργοποιούμε τη μέτρηση βάσει του έννομου συμφέροντός μας να βελτιώνουμε το προϊόν. Μπορείς να την απενεργοποιήσεις ανά πάσα στιγμή: στον ιστότοπο από τις Ρυθμίσεις analytics στο κάτω μέρος της σελίδας, στην εφαρμογή στο Περισσότερα, Μετρήσεις χρήσης. Αυτό δεν επηρεάζει την υπηρεσία μας.

Διατήρηση: όχι περισσότερο από 12 μήνες.

Επειδή το PostHog επεξεργάζεται δεδομένα στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτό γίνεται βάσει των τυποποιημένων συμβατικών ρητρών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Με ποιους μοιραζόμαστε δεδομένα

Μόνο με μέρη που μας βοηθούν να παρέχουμε την εφαρμογή, και μόνο όσα χρειάζονται:

• Stripe: online πληρωμές από τους πελάτες σου και οι συνδρομές Pro και Ultra.
• Resend: αποστολή email, όπως τιμολόγια, υπενθυμίσεις και email σύνδεσης.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple και Google: παράδοση push ειδοποιήσεων.
• Sentry (Functional Software, Inc., Ηνωμένες Πολιτείες): αναφορές σφαλμάτων και κρασαρισμάτων. Περιέχουν τεχνικά δεδομένα, όπως το μήνυμα σφάλματος, το stack trace, τον τύπο συσκευής, την έκδοση της εφαρμογής και την οθόνη όπου παρουσιάστηκε το πρόβλημα, και ποτέ το περιεχόμενο των τιμολογίων, των πελατών ή της επιχείρησής σου.
• Google και Apple: αν συνδεθείς με τον λογαριασμό τους.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Ο πάροχος φιλοξενίας μας: οι διακομιστές που τρέχουν την εφαρμογή και η βάση δεδομένων.

Εδρεύουμε στις Ηνωμένες Πολιτείες και ορισμένα από αυτά τα μέρη επεξεργάζονται δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Αυτό γίνεται βάσει των τυποποιημένων συμβατικών ρητρών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, απόφασης επάρκειας ή του EU-US Data Privacy Framework (βάσει του οποίου το Sentry είναι πιστοποιημένο).

Ο πελάτης σου βλέπει το τιμολόγιο ή την προσφορά που στέλνεις, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων της επιχείρησής σου που αναγράφονται σε αυτό.

Για πόσο καιρό τα διατηρούμε

Διατηρούμε τα δεδομένα σου για όσο υπάρχει ο λογαριασμός σου. Όταν διαγράψεις τον λογαριασμό σου, διαγράφουμε αμέσως από την εφαρμογή την επιχείρησή σου, τους πελάτες, τα τιμολόγια και τις προσφορές σου. Τα αντίγραφα ασφαλείας αντικαθίστανται εντός 30 ημερών από τότε.

Σημείωση: ως επιχείρηση οφείλεις να τηρείς τα δικά σου αρχεία για επτά έτη στις Κάτω Χώρες. Κάνε εξαγωγή πριν διαγράψεις τον λογαριασμό σου.

Διαγραφή του λογαριασμού και των δεδομένων σας

Στην εφαρμογή: πήγαινε στο Περισσότερα, επίλεξε Διαγραφή λογαριασμού και επιβεβαίωσε. Αυτό λειτουργεί στην εφαρμογή iOS, στην εφαρμογή Android και στην web εφαρμογή.

Αν αυτό δεν λειτουργεί, στείλε email στο info@jiffy-invoice.com από τη διεύθυνση του λογαριασμού σου. Θα διαγράψουμε τότε τον λογαριασμό σου εντός 30 ημερών.

Τα δικαιώματά σου

Μπορείς να αποκτήσεις πρόσβαση στα δεδομένα σου, να ζητήσεις τη διόρθωση ή τη διαγραφή τους, να τα λάβεις μαζί σου, και να αντιταχθείς στην επεξεργασία ή να ζητήσεις τον περιορισμό της. Τα περισσότερα δεδομένα μπορείς να τα αλλάξεις μόνος σου στην εφαρμογή· για οτιδήποτε άλλο, στείλε μας email.

Αν έχεις παράπονο, θα θέλαμε να το ακούσουμε πρώτοι. Μπορείς επίσης να υποβάλεις καταγγελία στην ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων (Autoriteit Persoonsgegevens) ή στην αρχή της χώρας σου.

Ασφάλεια

Οι συνδέσεις με την εφαρμογή είναι κρυπτογραφημένες. Οι κωδικοί αποθηκεύονται μόνο σε κατακερματισμένη (hashed) μορφή. Μόνο άτομα που το χρειάζονται για τη συντήρηση έχουν πρόσβαση στους διακομιστές.

Παιδιά

Το Jiffy Invoice προορίζεται για επιχειρήσεις και όχι για παιδιά κάτω των 16 ετών.

Αλλαγές

Όταν αλλάζουμε αυτή την πολιτική, δημοσιεύουμε εδώ τη νέα έκδοση με νέα ημερομηνία. Για σημαντικές αλλαγές σε ενημερώνουμε στην εφαρμογή ή με email.

Επικοινωνία

Ερωτήσεις για το απόρρητό σου; Στείλε email στο info@jiffy-invoice.com.