Politica de confidențialitate

Cine este responsabil

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Pentru contul tău și pentru datele propriei afaceri, suntem operatorul de date. Pentru datele clienților tăi pe care le introduci în Jiffy, tu ești operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită: le folosim doar pentru ca aplicația să funcționeze pentru tine.

Ce prelucrăm

• Cont: numele tău, adresa de e-mail și o formă criptată (hash) a parolei tale. Dacă te conectezi cu Google sau Apple, ele ne oferă numele tău, adresa de e-mail și un identificator de cont.
• Firma ta: numele firmei, adresa, numărul de telefon, numărul de la Camera de Comerț și codul de TVA, datele bancare, logoul și semnătura ta, dacă o adaugi.
• Clienții tăi: nume, persoană de contact, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă, numărul de la Camera de Comerț și codul de TVA.
• Facturi și oferte: rânduri, sume, date, note, starea plății, dacă și când a văzut un client documentul și semnătura pe care o folosește un client pentru a accepta o ofertă.
• Plăți: când clientul tău plătește online, plata este gestionată de Stripe. Primim suma și starea, nu datele cardului sau ale băncii clientului tău.
• Abonament: ce plan ai (Free, Pro sau Ultra) și până când. Datele tale de plată sunt păstrate de Stripe.
• Dispozitiv: un token push, dacă activezi notificările, și limba pe care ai ales-o.
• Date tehnice: adresa IP și ora solicitărilor în jurnalele serverului, precum și rapoartele de eroare din aplicație (textul erorii, ecranul și versiunea aplicației, fără conținutul documentelor tale), pentru a menține serviciul sigur și funcțional.

Microfon și fotografii

Când folosești comenzi vocale, recunoașterea vocală a telefonului tău (Apple sau Google) îți transformă vocea în text. Nu primim și nu stocăm sunet; doar textul este folosit în aplicație pentru a executa comanda ta.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Design cu AI

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Stocare în cloud (Ultra)

Dacă îți conectezi Google Drive sau OneDrive, punem o copie a facturilor și ofertelor trimise (pdf), a chitanțelor salvate și a exporturilor tale în propriul tău spațiu de stocare, în folderul Jiffy Invoice sau în folderul pe care îl alegi chiar tu. Fișierele sunt acolo ale tale: noi nu le păstrăm și le poți șterge oricând chiar tu.

Îți dai permisiunea o singură dată la Google sau la Microsoft. Cu Google Drive, Jiffy vede doar fișierele și folderele create chiar de Jiffy sau pe care le indici tu, nu restul spațiului tău de stocare. Cu OneDrive, Jiffy primește implicit acces doar la propriul folder de aplicație. Păstrăm tokenul de acces criptat (AES-256) pe serverul nostru și nu îl afișăm și nu îl înregistrăm niciodată în jurnale.

Dacă alegi chiar tu un folder în OneDrive („Alege chiar tu un folder în OneDrive”), Microsoft îți cere o permisiune mai largă: Jiffy primește atunci permisiunea de citire și scriere asupra fișierelor tale din OneDrive. Jiffy scrie doar în folderul pe care îl alegi și nu citește nimic altceva din OneDrive-ul tău decât numele folderelor, ca să îți poată arăta lista. Poți reveni la propriul folder de aplicație conectându-te din nou fără această alegere.

Te poți deconecta oricând la Mai multe, Stocare în cloud. Apoi revocăm accesul (la Google) și ștergem conexiunea; fișierele care se află deja în spațiul tău de stocare rămân acolo. Poți revoca accesul și în contul tău Google sau Microsoft.

Pentru ce le folosim

• Pentru a furniza aplicația: crearea de facturi și oferte, trimiterea lor ca pdf, urmărirea plăților și trimiterea de memento-uri (executarea contractului nostru cu tine).
• Pentru a-ți proteja contul și a preveni abuzurile (interes legitim).
• Pentru a ne îndeplini obligațiile legale, cum ar fi propria noastră contabilitate.

Nu îți vindem datele, nu afișăm publicitate și nu te urmărim în alte aplicații sau site-uri.

Măsurarea utilizării

În aplicație și pe site-ul nostru jiffy-invoice.com măsurăm cum este folosit Jiffy de la prima pornire sau de la prima vizită. Pentru aceasta folosim PostHog (PostHog Inc., Statele Unite) ca persoană împuternicită. Datele sunt stocate în Statele Unite.

În aplicație, în aplicația web și pe site, măsurarea este deci activă imediat ce începi, chiar înainte să închizi notificarea; vezi această notificare la prima pornire sau la prima vizită. Dacă o dezactivezi, nu se mai trimite nimic după aceea, iar noi ștergem ce a stocat instrumentul de măsurare pe dispozitivul tău; păstrăm această alegere pe dispozitivul tău. Nu măsurăm niciodată pe linkurile de plată și de ofertă pe care le deschid clienții tăi.

Ce măsurăm:

• ce pagini sau ecrane vizualizezi și încotro mergi mai departe;
• clicuri, derulare și hărți termice cu locurile în care dau clic vizitatorii;
• înregistrări ale sesiunii tale, numai pe web (site și aplicația web). Tot textul și toate câmpurile de introducere sunt ascunse, astfel încât nume, sume și date ale clienților nu pot fi văzute niciodată. În aplicația pentru iOS și Android nu facem înregistrări și nu măsurăm conținutul ecranului, ci doar evenimente, cum ar fi ce ecran deschizi;
• pașii din înscriere, din anularea abonamentului (cu motivul pe care îl alegi) și din alegerea unui plan;
• dacă ești conectat și ai acceptat: câteva evenimente raportate de serverul nostru, cum ar fi trimiterea unui document sau începerea ori anularea unui abonament, fără nume, sume sau adrese de e-mail;
• cât de repede se încarcă paginile și date tehnice, cum ar fi browserul, dispozitivul și țara ta;
• un identificator aleatoriu și, după conectare, un identificator fără nume sau adresă de e-mail, astfel încât să vedem o vizită și contul care rezultă din ea ca pe o singură poveste.

Scop: să înțelegem cum este folosit Jiffy și să îl îmbunătățim. În aplicație, în aplicația web și pe site activăm măsurarea pe baza interesului nostru legitim de a îmbunătăți produsul. O poți dezactiva oricând: pe site, prin Setări de analiză din partea de jos a paginii, în aplicație la Mai mult, Măsurarea utilizării. Acest lucru nu afectează serviciul nostru.

Păstrare: cel mult 12 luni.

Deoarece PostHog prelucrează date în Statele Unite, acest lucru se face în baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene.

Cu cine împărtășim date

Doar cu părți care ne ajută să furnizăm aplicația și doar ceea ce au nevoie:

• Stripe: plățile online ale clienților tăi și abonamentele Pro și Ultra.
• Resend: trimiterea de e-mailuri, cum ar fi facturi, memento-uri și e-mailuri de conectare.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple și Google: livrarea notificărilor push.
• Sentry (Functional Software, Inc., Statele Unite): rapoarte de erori și de blocări. Acestea conțin date tehnice, precum mesajul de eroare, stack trace-ul, tipul dispozitivului, versiunea aplicației și ecranul unde a mers ceva greșit, și niciodată conținutul facturilor, al clienților sau al firmei tale.
• Google și Apple: dacă te conectezi cu contul lor.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Furnizorul nostru de găzduire: serverele pe care rulează aplicația și baza de date.

Avem sediul în Statele Unite, iar unele dintre aceste părți prelucrează date în afara Spațiului Economic European. Acest lucru se face în baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene, a unei decizii privind caracterul adecvat sau a EU-US Data Privacy Framework (în cadrul căruia Sentry este certificat).

Clientul tău vede factura sau oferta pe care o trimiți, inclusiv datele firmei tale de pe ea.

Cât timp le păstrăm

Îți păstrăm datele cât timp există contul tău. Când îți ștergi contul, ștergem imediat din aplicație afacerea, clienții, facturile și ofertele tale. Copiile de rezervă sunt suprascrise în cel mult 30 de zile după aceea.

Atenție: ca firmă, ești obligat să îți păstrezi propriile evidențe timp de șapte ani în Țările de Jos. Fă un export înainte de a-ți șterge contul.

Ștergerea contului și a datelor

În aplicație: mergi la Mai mult, alege Șterge contul și confirmă. Acest lucru funcționează în aplicația iOS, în aplicația Android și în aplicația web.

Dacă nu funcționează, scrie la info@jiffy-invoice.com de la adresa contului tău. Îți vom șterge contul în cel mult 30 de zile.

Drepturile tale

Poți accesa datele tale, le poți corecta sau șterge, le poți lua cu tine și te poți opune prelucrării sau o poți restricționa. Majoritatea datelor le poți modifica singur în aplicație; pentru orice altceva, scrie-ne.

Dacă ai o reclamație, am vrea să o auzim mai întâi. Poți depune o plângere și la autoritatea olandeză pentru protecția datelor (Autoriteit Persoonsgegevens) sau la autoritatea din propria țară.

Securitate

Conexiunile la aplicație sunt criptate. Parolele sunt stocate doar sub formă de hash. Doar persoanele care au nevoie pentru întreținere au acces la servere.

Copii

Jiffy Invoice este destinat firmelor și nu copiilor sub 16 ani.

Modificări

Când modificăm această politică, publicăm aici noua versiune, cu o dată nouă. Pentru modificări importante te anunțăm în aplicație sau prin e-mail.

Contact

Întrebări despre confidențialitatea ta? Scrie la info@jiffy-invoice.com.