Personvernerklæring

Hvem som er ansvarlig

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

For kontoen din og dine egne bedriftsopplysninger er vi behandlingsansvarlig. For opplysningene om kundene dine som du legger inn i Jiffy er du behandlingsansvarlig og vi er din databehandler: vi bruker dem bare for å få appen til å fungere for deg.

Hva vi behandler

• Konto: navnet ditt, e-postadressen din og en hashet form av passordet ditt. Hvis du logger inn med Google eller Apple, gir de oss navnet ditt, e-postadressen din og en konto-ID.
• Bedriften din: bedriftsnavn, adresse, telefonnummer, handelskammernummer og mva-nummer, bankopplysninger, logo og signaturen din hvis du legger til en.
• Kundene dine: navn, kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer, adresse, handelskammernummer og mva-nummer.
• Fakturaer og tilbud: linjer, beløp, datoer, notater, betalingsstatus, om og når en kunde har sett dokumentet, og signaturen en kunde bruker for å godta et tilbud.
• Betalinger: når kunden din betaler på nett, håndterer Stripe betalingen. Vi mottar beløpet og statusen, ikke kundens kort- eller bankopplysninger.
• Abonnement: hvilket abonnement du har (Free, Pro eller Ultra) og til når. Betalingsopplysningene dine oppbevares av Stripe.
• Enhet: et push-token hvis du slår på varsler, og språkvalget ditt.
• Tekniske data: IP-adresse og tidspunkt for forespørsler i serverloggene, og feilrapporter fra appen (feilteksten, skjermen og appversjonen, uten innholdet i dokumentene dine), for å holde tjenesten sikker og i drift.

Mikrofon og bilder

Når du bruker talekommandoer, gjør telefonens talegjenkjenning (Apple eller Google) stemmen din om til tekst. Vi mottar og lagrer ikke lyd; bare teksten brukes i appen for å utføre kommandoen din.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

KI-design

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Skylagring (Ultra)

Hvis du kobler til Google Drive eller OneDrive, legger vi en kopi av de sendte fakturaene og tilbudene dine (pdf), de lagrede kvitteringene dine og eksportene dine i din egen lagring, i mappen Jiffy Invoice eller i mappen du velger selv. Filene er dine der: vi beholder dem ikke, og du kan fjerne dem selv når som helst.

Du gir tillatelse én gang hos Google eller Microsoft. Med Google Drive ser Jiffy bare filene og mappene som Jiffy selv har opprettet eller som du selv peker ut, ikke resten av lagringen din. Med OneDrive får Jiffy som standard bare tilgang til sin egen appmappe. Vi lagrer tilgangstokenet kryptert (AES-256) på serveren vår og viser eller logger det aldri.

Hvis du selv velger en mappe i OneDrive («Velg selv en mappe i OneDrive»), ber Microsoft deg om en bredere tillatelse: Jiffy får da lese- og skrivetillatelse til filene dine i OneDrive. Jiffy skriver bare i mappen du velger og leser ikke noe annet i OneDrive enn navnene på mapper, slik at Jiffy kan vise deg listen. Du kan gå tilbake til den egne appmappen ved å koble til på nytt uten dette valget.

Du kan koble fra når som helst under Mer, Skylagring. Vi trekker da tilbake tilgangen (hos Google) og sletter tilkoblingen; filer som allerede ligger i lagringen din, blir liggende. Du kan også trekke tilbake tilgangen i Google- eller Microsoft-kontoen din.

Hva vi bruker dem til

• For å levere appen: lage fakturaer og tilbud, sende dem som PDF, følge opp betalinger og sende påminnelser (oppfyllelse av avtalen vår med deg).
• For å sikre kontoen din og hindre misbruk (berettiget interesse).
• For å oppfylle rettslige plikter, som vårt eget regnskap.

Vi selger ikke dataene dine, viser ingen reklame og sporer deg ikke på tvers av andre apper eller nettsteder.

Bruksmåling

I appen og på nettstedet vårt jiffy-invoice.com måler vi hvordan Jiffy brukes fra første oppstart eller første besøk. Til dette bruker vi PostHog (PostHog Inc., USA) som databehandler. Dataene lagres i USA.

I appen, nettappen og på nettstedet er målingen derfor på så snart du starter, også før du lukker varselet; du ser varselet ved første oppstart eller første besøk. Slår du den av, sendes ingenting etterpå, og vi sletter det måleverktøyet hadde lagret på enheten din; vi lagrer det valget på enheten din. Vi måler aldri på betalings- og tilbudslenkene kundene dine åpner.

Dette måler vi:

• hvilke sider eller skjermer du ser på, og hvor du går videre;
• klikk, rulling og varmekart over hvor besøkende klikker;
• opptak av økten din, bare på nettet (nettstedet og nettappen). All tekst og alle inndatafelt er skjult, slik at navn, beløp og kundeopplysninger aldri kan ses. I iOS- og Android-appen gjør vi ingen opptak og måler ikke skjerminnhold, bare hendelser som hvilken skjerm du åpner;
• trinn i registreringen, oppsigelsen (med årsaken du velger) og valg av abonnement;
• hvis du er logget inn og har sagt ja: noen få hendelser som serveren vår rapporterer, for eksempel at et dokument sendes eller at et abonnement starter eller sies opp, uten navn, beløp eller e-postadresser;
• hvor raskt sider lastes og tekniske data, for eksempel nettleseren, enheten og landet ditt;
• en tilfeldig id, og etter innlogging en id uten navn eller e-postadresse, slik at vi ser et besøk og kontoen som følger av det som én sammenhengende historie.

Formål: å forstå hvordan Jiffy brukes og å forbedre det. I appen, nettappen og på nettstedet slår vi på målingen med grunnlag i vår berettigede interesse av å forbedre produktet. Du kan slå den av når som helst: på nettstedet via Analyseinnstillinger nederst på siden, i appen under Mer, Bruksmåling. Dette påvirker ikke tjenesten vår.

Lagring: ikke lenger enn 12 måneder.

Fordi PostHog behandler data i USA, skjer dette på grunnlag av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser.

Hvem vi deler data med

Bare med parter som hjelper oss å levere appen, og bare det de trenger:

• Stripe: nettbetalinger fra kundene dine og abonnementene Pro og Ultra.
• Resend: sending av e-poster, som fakturaer, påminnelser og innloggings-e-poster.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple og Google: levering av push-varsler.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA): feil- og krasjrapporter. Disse inneholder tekniske data, som feilmeldingen, stakksporet, enhetstypen, appversjonen og skjermen der det gikk galt, og aldri innholdet i fakturaene, kundene eller bedriften din.
• Google og Apple: hvis du logger inn med kontoen deres.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Vår hostingleverandør: serverne som kjører appen og databasen.

Vi er basert i USA, og noen av disse partene behandler data utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Det skjer på grunnlag av EU-kommisjonens standardkontraktsvilkår, en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EU-US Data Privacy Framework (som Sentry er sertifisert under).

Kunden din ser fakturaen eller tilbudet du sender, inkludert bedriftsopplysningene dine på det.

Hvor lenge vi beholder dem

Vi beholder dataene dine så lenge kontoen din finnes. Når du sletter kontoen din, sletter vi bedriften, kundene, fakturaene og tilbudene dine fra appen med en gang. Sikkerhetskopier overskrives innen 30 dager etter det.

Merk: som næringsdrivende må du oppbevare dine egne dokumenter i sju år i Nederland. Ta en eksport før du sletter kontoen din.

Slette kontoen og dataene dine

I appen: gå til Mer, velg Slett konto og bekreft. Dette fungerer i iOS-appen, Android-appen og nettappen.

Hvis det ikke fungerer, send e-post til info@jiffy-invoice.com fra adressen til kontoen din. Da sletter vi kontoen din innen 30 dager.

Dine rettigheter

Du kan be om innsyn i dataene dine, få dem rettet eller slettet, ta dem med deg, og protestere mot eller begrense behandlingen. Du kan endre de fleste data selv i appen; for alt annet kan du sende oss en e-post.

Hvis du har en klage, vil vi gjerne høre den først. Du kan også klage til den nederlandske tilsynsmyndigheten (Autoriteit Persoonsgegevens) eller til tilsynsmyndigheten i landet ditt.

Sikkerhet

Tilkoblinger til appen er kryptert. Passord lagres bare i hashet form. Bare personer som trenger det for vedlikehold, har tilgang til serverne.

Barn

Jiffy Invoice er laget for bedrifter og ikke for barn under 16 år.

Endringer

Når vi endrer denne erklæringen, publiserer vi den nye versjonen her med ny dato. Ved større endringer gir vi deg beskjed i appen eller på e-post.

Kontakt

Spørsmål om personvernet ditt? Send e-post til info@jiffy-invoice.com.