Dateschutzerklärung

Wien verantwortlech ass

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Fir däi Kont an deng eegen Geschäftsdonnéeë si mir de Verantwortleche fir d'Veraarbechtung. Fir d'Donnéeën vun dengen Clienten, déi s de a Jiffy aginns, bass du de Verantwortleche a mir sinn däi Veraarbechter: mir benotze se nëmmen, fir datt d'App fir dech funktionéiert.

Wat mir veraarbechten

• Kont: däin Numm, deng E-Mail-Adress an eng gehasht Form vun dengem Passwuert. Wann s de dech mat Google oder Apple aloggs, ginn si eis däin Numm, deng E-Mail-Adress an eng Kont-ID.
• Däi Betrib: Betribsnumm, Adress, Telefonsnummer, Handelsregisternummer an TVA-Nummer, Bankdetailer, Logo an deng Ënnerschrëft, wann s de eng derbäisetz.
• Deng Clienten: Numm, Kontaktpersoun, E-Mail-Adress, Telefonsnummer, Adress, Handelsregisternummer an TVA-Nummer.
• Rechnungen an Offeren: Zeilen, Beträg, Datumen, Notizen, Bezuelstatus, ob a wéini e Client d'Dokument gekuckt huet, an d'Ënnerschrëft, déi e Client benotzt, fir en Offer unzehuelen.
• Bezuelungen: wann däi Client online bezilt, këmmert Stripe sech ëm d'Bezuelung. Mir kréien de Betrag an de Status, net d'Kaarten- oder Bankdetailer vun dengem Client.
• Abonnement: wéi ee Plang s de hues (Free, Pro oder Ultra) a bis wéini. Deng Bezuelungsdetailer hält Stripe.
• Apparat: e Push-Token, wann s de Notifikatioune ugeschalt hues, an deng Sproochewiel.
• Technesch Donnéeën: IP-Adress an Zäit vun den Ufroen an de Serverlogbicher, an Feelerberichter vun der App (de Feelertext, de Bildschierm an d'Versioun vun der App, ouni den Inhalt vun denge Dokumenter), fir de Service sécher a funktionéierend ze halen.

Mikro a Fotoen

Wann s de Sproochbefeeler benotz's, mécht d'Sproocherkennung vun dengem Handy (Apple oder Google) aus denger Stëmm Text. Mir kréien oder späichere keen Audio; nëmmen den Text gëtt an der App benotzt, fir däi Befehl auszeféieren.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

KI-Design

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Cloud-Späicher (Ultra)

Wann s de däin Google Drive oder OneDrive verbënns, lee mir eng Kopie vun denge geschéckte Rechnungen an Offeren (PDF), denge gespäicherte Quittungen an denge Exporter an däi eegene Späicher, an den Dossier Jiffy Invoice oder an den Dossier, deen s de selwer wiels. Do sinn d'Fichieren däin: mir halen se net zeréck an du kanns se zu all Moment selwer ewechmaachen.

Du gëss eemol bei Google oder Microsoft d'Erlaabnis. Bei Google Drive gesäit Jiffy just d'Fichieren an Dossieren, déi Jiffy selwer ugeluecht huet oder déi s de selwer uweis, net de Rescht vun dengem Späicher. Bei OneDrive kritt Jiffy standardméisseg just Zougrëff op säin eegenen App-Dossier. Mir halen den Zougrëffs-Token verschlësselt (AES-256) op eisem Server a weisen oder protokolléieren en ni.

Wann s de en Dossier an dengem OneDrive selwer wiels („Wiel selwer en Dossier an dengem OneDrive“), freet Microsoft dech no enger méi breeder Erlaabnis: Jiffy kritt dann Lies- a Schreifrecht op deng OneDrive-Fichieren. Jiffy schreift just an den Dossier, deen s de wiels, a liest vun dengem OneDrive näischt anescht wéi d'Nimm vun den Dossieren, fir dass et dir d'Lëscht ka weisen. Du kanns zréck op den eegenen App-Dossier goen, andeems s de nei verbënns ouni dës Wiel.

Du kanns zu all Moment ënner „Méi, Cloud-Späicher“ d'Verbindung trennen. Mir zéien dann den Zougrëff zeréck (bei Google) a läschen d'Verbindung; Fichieren, déi schonn an dengem Späicher sinn, bleiwen do. Du kanns den Zougrëff och an dengem Google- oder Microsoft-Kont zeréckzéien.

Wofir mir et benotzen

• Fir d'App ze bidden: Rechnungen an Offeren erstellen, se als pdf schécken, Bezuelungen verfollegen an Erënnerunge schécken (Erfëllung vun eisem Vertrag mat dir).
• Fir däi Kont ze sécheren a Mëssbrauch ze verhënneren (berechtegt Interessi).
• Fir gesetzlech Flichten ze erfëllen, wéi eis eege Comptabilitéit.

Mir verkafen deng Donnéeën net, weisen keng Reklamm a verfollege dech net iwwer aner Appen oder Websäiten.

Notzungsmiessung

An der App an op eiser Websäit jiffy-invoice.com moossen mir, wéi Jiffy benotzt gëtt, vum éischte Start oder vum éischte Besuch un. Dofir notze mir PostHog (PostHog Inc., Vereenegt Staaten) als Auftragsveraarbechter. D'Donnéeë ginn an de Vereenegte Staate gespäichert.

An der App, an der Web-App an op der Websäit ass d'Moossung ugeschalt, soubal s du ufänks, och ier s du d'Notiz zoumaachs; dës Notiz gesäis du beim éischte Start oder beim éischte Besuch. Wann s du et ausschalts, gëtt duerno näischt méi geschéckt, an et läsche mir, wat d'Miessinstrument op dengem Apparat gespäichert hat; dës Wiel späichere mir op dengem Apparat. Mir moossen ni op de Bezuel- an Offerlinken, déi deng Clienten opmaachen.

Wat mir moossen:

• wéi eng Säiten oder Ecranen du gesäis a wouhin s du duerno gees;
• Klicken, Scrollen a Heatmaps dovun, wou d'Besucher klicken;
• Opzeechnunge vun denger Sessioun, nëmmen um Web (Websäit a Web-App). All Text an all Aginnfelder sinn verstoppt, sou kënne Nimm, Beträg a Clientedonnéeë ni gesi ginn. An der iOS- an Android-App maache mir keng Opzeechnungen a moossen keen Écraninhalt, nëmmen Evenementer, zum Beispill wéi en Ecran du opmaachs;
• Schrëtt bei der Umeldung, beim Ofbriechen (mam Grond, deen s du wiels) a bei der Wiel vun engem Abonnement;
• wann s du ugemellt bass an jo gesot hues: e puer Evenementer, déi eise Server mellt, zum Beispill wann en Dokument geschéckt gëtt oder en Abonnement ufänkt oder ofgebrach gëtt, ouni Nimm, Beträg oder E-Mail-Adressen;
• wéi séier Säite lueden an technesch Donnéeën, zum Beispill däi Browser, däin Apparat an däi Land;
• eng zoufälleg ID an, nom Umellen, eng ID ouni Numm oder E-Mail-Adress, sou gesi mir e Besuch an de Kont, deen doraus follegt, als eng Geschicht.

Zweck: ze verstoen, wéi Jiffy benotzt gëtt, an et ze verbesseren. An der App, an der Web-App an op der Websäit schalte mir d'Moosse op Basis vun eisem berechtigten Interessi un, d'Produkt ze verbesseren. Du kanns et jidderzäit ausschalten: op der Websäit iwwer Analytik-Astellungen um Enn vun der Säit, an der App ënner Méi, Notzungsmiessung. Dat huet keen Afloss op eisen Service.

Opbewahrung: net méi laang wéi 12 Méint.

Well PostHog Donnéeën an de Vereenegte Staate veraarbecht, geschitt dat ënner de Standardvertragsklauselen vun der Europäescher Kommissioun.

Mat wiem mir Donnéeën deelen

Just mat Parteien, déi eis hëllefen, d'App ze bidden, a just dat, wat si brauchen:

• Stripe: Online-Bezuelunge vun dengen Clienten an d'Abonnementer Pro an Ultra.
• Resend: E-Mailen verschécken, wéi Rechnungen, Erënnerungen an Aloggmailen.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple a Google: Push-Notifikatioune liwweren.
• Sentry (Functional Software, Inc., Vereenegt Staaten): Feeler- a Crashberichter. Dës enthalen technesch Donnéeën, wéi de Feelermessage, de Stack Trace, den Typ vum Apparat, d'Versioun vun der App an de Bildschierm, wou et schifgaangen ass, a ni den Inhalt vun dengen Rechnungen, Clienten oder Firma.
• Google an Apple: wann s de dech mat hirem Kont aloggs.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Eise Hosting-Provider: d'Serveren, op deenen d'App an d'Datebank lafen.

Mir sinn an de Vereenegte Staate baséiert an e puer vun dëse Parteie veraarbechten Donnéeën ausserhalb vum Europäesche Wirtschaftsraum. Dat geschitt op Basis vun de Standardvertragsklauselen vun der Europäescher Kommissioun, engem Adequatiounsbeschloss oder dem EU-US Data Privacy Framework (ënner deem Sentry zertifizéiert ass).

Däi Client gesäit d'Rechnung oder den Offer, deen s de schéck's, mat dengen Geschäftsdonnéeën dorop.

Wéi laang mir se halen

Mir halen deng Donnéeën, esou laang däi Kont existéiert. Wann s de däi Kont läschs, läsche mir däi Betrib, deng Clienten, Rechnungen an Offeren direkt aus der App. Backupen ginn dono bannent 30 Deeg iwwerschriwwen.

Opgepasst: als Betrib muss du deng eege Opzeechnunge siwe Joer an den Nidderlanden opbewahren. Maach en Export, ier s de däi Kont läschs.

Däi Kont an deng Donnéeë läschen

An der App: gitt op Méi, wiel Kont läschen a bestätegt. Dat funktionéiert an der iOS-App, an der Android-App an an der Web-App.

Wann dat net funktionéiert, schreif eng E-Mail un info@jiffy-invoice.com vun der Adress vun dengem Kont. Mir läsche däi Kont dann bannent 30 Deeg.

Deng Rechter

Du däerfs op deng Donnéeë zougräifen, se verbessere oder läsche loossen, se mathuelen an der Veraarbechtung widdersprieche oder se aschränken. Déi meescht Donnéeën kanns de selwer an der App änneren; fir alles anert schreif eis eng E-Mail.

Wann s de eng Beschwerde hues, héiere mir se gär als éischt. Du kanns och eng Beschwerde bei der hollännescher Dateschutzautoritéit (Autoriteit Persoonsgegevens) oder bei der Autoritéit an dengem eegene Land areechen.

Sécherheet

Verbindunge mat der App si verschlësselt. Passwierder ginn nëmmen a gehashter Form gespäichert. Nëmme Leit, déi et fir d'Wartung brauchen, kënne bei d'Serveren.

Kanner

Jiffy Invoice ass fir Betriber geduecht an net fir Kanner ënner 16 Joer.

Ännerungen

Wa mir dës Erklärung änneren, verëffentlechen mir déi nei Versioun hei mat engem neien Datum. Bei grousse Ännerunge soe mir et dir an der App oder per E-Mail.

Kontakt

Froen zu dengem Dateschutz? Schreif eng E-Mail un info@jiffy-invoice.com.