Adatkezelési tájékoztató

Ki felel az adatokért

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

A fiókodra és a saját vállalkozói adataidra vonatkozóan mi vagyunk az adatkezelő. A Jiffyben megadott ügyfeleid adatainak te vagy az adatkezelője, mi pedig az adatfeldolgozód vagyunk: ezeket csak arra használjuk, hogy az alkalmazás neked működjön.

Mit kezelünk

• Fiók: a neved, az e-mail-címed és a jelszavad titkosított (hash-elt) formája. Ha Google- vagy Apple-fiókkal jelentkezel be, megkapjuk tőlük a neved, az e-mail-címed és egy fiókazonosítót.
• A vállalkozásod: cégnév, cím, telefonszám, cégjegyzék- és ÁFA-szám, bankszámlaadatok, logó, és az aláírásod, ha megadsz egyet.
• Az ügyfeleid: név, kapcsolattartó, e-mail-cím, telefonszám, cím, cégjegyzék- és ÁFA-szám.
• Számlák és árajánlatok: tételek, összegek, dátumok, megjegyzések, fizetési állapot, az, hogy az ügyfél megnyitotta-e a dokumentumot és mikor, valamint az aláírás, amellyel az ügyfél elfogad egy árajánlatot.
• Fizetések: ha az ügyfeled online fizet, a fizetést a Stripe kezeli. Mi az összeget és az állapotot kapjuk meg, az ügyfeled kártya- vagy bankadatait nem.
• Előfizetés: melyik csomagod van (Free, Pro vagy Ultra), és meddig. A fizetési adataidat a Stripe tárolja.
• Eszköz: push token, ha bekapcsolod az értesítéseket, és a nyelvválasztásod.
• Technikai adatok: a kérések IP-címe és időpontja a szerver naplóiban, valamint az alkalmazásból érkező hibajelentések (a hiba szövege, a képernyő és az alkalmazás verziója, a dokumentumaid tartalma nélkül), a szolgáltatás biztonsága és működése érdekében.

Mikrofon és fotók

Ha hangutasításokat használsz, a telefonod beszédfelismerése (Apple vagy Google) alakítja szöveggé a hangodat. Hangfelvételt nem kapunk és nem tárolunk; csak a szöveget használja az alkalmazás az utasításod végrehajtására.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

AI-dizájn

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Felhőtárhely (Ultra)

Ha összekapcsolod a Google Drive-odat vagy a OneDrive-odat, az elküldött számláidról és árajánlataidról (pdf), a mentett nyugtáidról és az exportjaidról másolatot helyezünk el a saját tárhelyeden, a Jiffy Invoice mappában vagy az általad választott mappában. A fájlok ott a tieid: mi nem tartjuk meg őket, és bármikor magad is eltávolíthatod őket.

Az engedélyt egyszer adod meg a Googlénél vagy a Microsoftnál. A Google Drive esetén a Jiffy csak azokat a fájlokat és mappákat látja, amelyeket maga hozott létre, vagy amelyeket te magad jelölsz ki, a tárhelyed többi részét nem. A OneDrive esetén a Jiffy alapértelmezés szerint csak a saját alkalmazásmappájához kap hozzáférést. A hozzáférési tokent titkosítva (AES-256) tároljuk a szerverünkön, és soha nem jelenítjük meg, illetve nem naplózzuk.

Ha a OneDrive-ban magad választasz mappát ("Válassz magad mappát a OneDrive-odban"), a Microsoft szélesebb körű engedélyt kér tőled: a Jiffy ekkor olvasási és írási jogot kap a OneDrive-fájljaidra. A Jiffy csak az általad választott mappába ír, és a OneDrive-odból a mappák nevein kívül semmit nem olvas, hogy meg tudja mutatni a listát. A saját alkalmazásmappára úgy térhetsz vissza, hogy újra csatlakozol ezen választás nélkül.

Bármikor leválaszthatod a Továbbiak, Felhőtárhely menüpontban. Ilyenkor visszavonjuk a hozzáférést (a Googlénél), és töröljük a kapcsolatot; a tárhelyeden már lévő fájlok ott maradnak. A hozzáférést a Google- vagy a Microsoft-fiókodban is visszavonhatod.

Mire használjuk

• Az alkalmazás nyújtására: számlák és árajánlatok készítése, küldése PDF-ként, a fizetések követése és emlékeztetők küldése (a veled kötött szerződés teljesítése).
• A fiókod védelmére és a visszaélések megelőzésére (jogos érdek).
• Jogi kötelezettségek teljesítésére, például a saját könyvelésünkhöz.

Nem adjuk el az adataidat, nem jelenítünk meg reklámot, és nem követünk más alkalmazásokban vagy weboldalakon.

Használatmérés

Az appban és a jiffy-invoice.com weboldalunkon az első indítástól, illetve az első látogatástól mérjük, hogyan használják a Jiffyt. Ehhez a PostHogot (PostHog Inc., Egyesült Államok) használjuk adatfeldolgozóként. Az adatokat az Egyesült Államokban tároljuk.

Az appban, a webes appban és a weboldalon a mérés ezért már azzal bekapcsol, hogy elkezded, még mielőtt bezárnád az értesítést; ezt az értesítést az első indításkor vagy az első látogatáskor látod. Ha kikapcsolod, utána semmi sem kerül elküldésre, és töröljük, amit a mérőeszköz az eszközödön tárolt; ezt a választást az eszközödön tároljuk. Az ügyfeleid által megnyitott fizetési és árajánlati linkeken soha nem mérünk.

Amit mérünk:

• mely oldalakat vagy képernyőket nézed meg, és merre haladsz tovább;
• kattintások, görgetés és hőtérképek arról, hová kattintanak a látogatók;
• a munkamenetedről készült felvételek, csak weben (weboldal és webes app). Minden szöveg és minden beviteli mező el van rejtve, így a nevek, az összegek és az ügyfelek adatai soha nem láthatók. Az iOS- és Android-appban nem készítünk felvételeket, és nem mérjük a képernyő tartalmát, csak eseményeket, például hogy melyik képernyőt nyitod meg;
• a regisztráció, a lemondás (az általad választott indokkal) és a csomagválasztás lépései;
• ha be vagy lépve, és igent mondtál: néhány esemény, amelyet a szerverünk jelent, például egy dokumentum elküldése vagy egy előfizetés indulása vagy lemondása, nevek, összegek és e-mail-címek nélkül;
• az oldalak betöltési sebessége és műszaki adatok, például a böngésződ, az eszközöd és az országod;
• egy véletlenszerű azonosító, belépés után pedig egy név és e-mail-cím nélküli azonosító, hogy egy látogatást és az abból következő fiókot egyetlen történetként lássuk.

Cél: megérteni, hogyan használják a Jiffyt, és fejleszteni. Az appban, a webes appban és a weboldalon a mérést a termék fejlesztéséhez fűződő jogos érdekünk alapján kapcsoljuk be. Ezt bármikor kikapcsolhatod: a weboldalon az oldal alján található Analitikai beállításoknál, az appban a Továbbiak, Használati mérések menüpontban. Ez nincs hatással a szolgáltatásunkra.

Megőrzés: legfeljebb 12 hónapig.

Mivel a PostHog az Egyesült Államokban dolgozza fel az adatokat, ez az Európai Bizottság szabványos szerződéses kikötései alapján történik.

Kikkel osztjuk meg az adatokat

Csak azokkal a felekkel, akik segítenek az alkalmazás nyújtásában, és csak azt, amire szükségük van:

• Stripe: az ügyfeleid online fizetései, valamint a Pro és Ultra előfizetések.
• Resend: e-mailek küldése, például számlák, emlékeztetők és bejelentkezési e-mailek.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple és Google: push értesítések kézbesítése.
• Sentry (Functional Software, Inc., Egyesült Államok): hiba- és összeomlásjelentések. Ezek technikai adatokat tartalmaznak, például a hibaüzenetet, a stack trace-t, az eszköz típusát, az alkalmazás verzióját és a képernyőt, ahol a hiba történt, a számláid, ügyfeleid vagy a vállalkozásod tartalmát pedig soha.
• Google és Apple: ha az ő fiókjukkal jelentkezel be.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Tárhelyszolgáltatónk: az alkalmazást és az adatbázist futtató szerverek.

Az Egyesült Államokban székelünk, és e felek egy része az Európai Gazdasági Térségen kívül dolgozza fel az adatokat. Ez az Európai Bizottság általános szerződési feltételei, megfelelőségi határozat vagy az EU-US Data Privacy Framework alapján történik (amelynek keretében a Sentry tanúsított).

Az ügyfeled látja az általad küldött számlát vagy árajánlatot, rajta a vállalkozásod adataival együtt.

Meddig őrizzük

Az adataidat addig őrizzük, amíg a fiókod létezik. Ha törlöd a fiókodat, a vállalkozásodat, az ügyfeleidet, a számláidat és az árajánlataidat azonnal töröljük az alkalmazásból. A biztonsági mentések ezután 30 napon belül felülíródnak.

Figyelem: vállalkozóként a saját nyilvántartásaidat Hollandiában hét évig meg kell őrizned. A fiókod törlése előtt készíts exportot.

A fiókod és az adataid törlése

Az alkalmazásban: nyisd meg a Továbbiak menüt, válaszd a Fiók törlése lehetőséget, és erősítsd meg. Ez az iOS-alkalmazásban, az Android-alkalmazásban és a webalkalmazásban is működik.

Ha ez nem működik, írj az info@jiffy-invoice.com címre a fiókod e-mail-címéről. Ekkor 30 napon belül töröljük a fiókodat.

A jogaid

Jogod van hozzáférni az adataidhoz, kérni azok helyesbítését vagy törlését, magaddal vinni azokat, valamint tiltakozni az adatkezelés ellen vagy kérni annak korlátozását. Az adatok többségét magad is módosíthatod az alkalmazásban; minden másért írj nekünk.

Ha panaszod van, szívesen meghallgatjuk először mi. Panaszt tehetsz a holland adatvédelmi hatóságnál (Autoriteit Persoonsgegevens) vagy a saját országod hatóságánál is.

Biztonság

Az alkalmazással létesített kapcsolatok titkosítottak. A jelszavakat csak hash-elt formában tároljuk. A szerverekhez csak azok férhetnek hozzá, akiknek karbantartáshoz szükségük van rá.

Gyermekek

A Jiffy Invoice vállalkozásoknak szól, nem 16 év alatti gyermekeknek.

Változások

Ha módosítjuk ezt a tájékoztatót, az új verziót új dátummal közzétesszük itt. Jelentős változásokról az alkalmazásban vagy e-mailben értesítünk.

Kapcsolat

Kérdésed van az adatvédelemről? Írj az info@jiffy-invoice.com címre.