Gizlilik politikası

Sorumlu kim

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Hesabın ve kendi işletme bilgilerin bakımından veri sorumlusu biziz. Jiffy'ye girdiğin müşterilerinin bilgileri bakımından veri sorumlusu sensin, biz de senin veri işleyenin: onları yalnızca uygulamanın senin için çalışması amacıyla kullanırız.

Hangi verileri işleriz

• Hesap: adın, e-posta adresin ve şifrenin özetlenmiş (hash) hâli. Google veya Apple ile giriş yaparsan, bize adını, e-posta adresini ve bir hesap kimliğini verirler.
• İşletmen: işletme adı, adres, telefon numarası, ticaret sicil ve vergi numarası, banka bilgileri, logo ve eklediysen imzan.
• Müşterilerin: ad, ilgili kişi, e-posta adresi, telefon numarası, adres, ticaret sicil ve vergi numarası.
• Faturalar ve teklifler: satırlar, tutarlar, tarihler, notlar, ödeme durumu, bir müşterinin belgeyi görüntüleyip görüntülemediği ve ne zaman görüntülediği, ayrıca müşterinin teklifi kabul etmek için kullandığı imza.
• Ödemeler: müşterin online ödeme yaptığında ödemeyi Stripe yürütür. Biz tutarı ve durumu alırız, müşterinin kart veya banka bilgilerini almayız.
• Abonelik: hangi plana sahip olduğun (Free, Pro veya Ultra) ve ne zamana kadar. Ödeme bilgilerini Stripe tutar.
• Cihaz: bildirimleri açarsan bir push belirteci ve dil tercihin.
• Teknik veriler: hizmetin güvenli ve çalışır kalması için sunucu kayıtlarındaki IP adresi ve istek zamanı ile uygulamadan gelen hata raporları (hata metni, ekran ve uygulama sürümü; belgelerinin içeriği olmadan).

Mikrofon ve fotoğraflar

Sesli komut kullandığında telefonunun konuşma tanıma özelliği (Apple veya Google) sesini metne çevirir. Ses kaydını almayız ve saklamayız; komutunu yerine getirmek için uygulamada yalnızca metin kullanılır.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Yapay zeka tasarımı

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Bulut depolama (Ultra)

Google Drive veya OneDrive hesabını bağlarsan, gönderdiğin faturaların ve tekliflerin (pdf), kaydettiğin makbuzların ve dışa aktarımlarının bir kopyasını kendi depolama alanına, Jiffy Invoice klasörüne ya da kendi seçtiğin klasöre koyarız. Dosyalar orada senindir: onları biz tutmayız ve istediğin zaman kendin silebilirsin.

İzni Google veya Microsoft'ta bir kez verirsin. Google Drive'da Jiffy yalnızca Jiffy'nin kendisinin oluşturduğu ya da senin kendin gösterdiğin dosya ve klasörleri görür, depolama alanının geri kalanını görmez. OneDrive'da Jiffy varsayılan olarak yalnızca kendi uygulama klasörüne erişir. Erişim belirtecini sunucumuzda şifrelenmiş (AES-256) olarak saklarız ve asla göstermez ya da günlüğe yazmayız.

OneDrive'da klasörü kendin seçersen ("OneDrive'ında klasörü kendin seç"), Microsoft senden daha geniş bir izin ister: Jiffy bu durumda OneDrive dosyaların üzerinde okuma ve yazma izni alır. Jiffy yalnızca seçtiğin klasöre yazar ve sana listeyi gösterebilmek için OneDrive'ından klasör adları dışında hiçbir şey okumaz. Bu seçim olmadan yeniden bağlanarak kendi uygulama klasörüne geri dönebilirsin.

İstediğin zaman Daha fazla, Bulut depolama bölümünden bağlantıyı kesebilirsin. Bunun üzerine erişimi (Google'da) iptal eder ve bağlantıyı sileriz; depolama alanında zaten bulunan dosyalar orada kalır. Erişimi Google veya Microsoft hesabında da iptal edebilirsin.

Bunları ne için kullanırız

• Uygulamayı sunmak için: fatura ve teklif oluşturma, bunları pdf olarak gönderme, ödemeleri takip etme ve hatırlatma gönderme (seninle aramızdaki sözleşmenin ifası).
• Hesabını korumak ve kötüye kullanımı önlemek için (meşru menfaat).
• Kendi muhasebemiz gibi yasal yükümlülükleri yerine getirmek için.

Verilerini satmayız, reklam göstermeyiz ve seni başka uygulamalarda veya sitelerde izlemeyiz.

Kullanım ölçümü

Uygulamada ve jiffy-invoice.com web sitemizde Jiffy'nin nasıl kullanıldığını ilk açılıştan veya ilk ziyaretten itibaren ölçeriz. Bunun için veri işleyen olarak PostHog'u (PostHog Inc., Amerika Birleşik Devletleri) kullanırız. Veriler Amerika Birleşik Devletleri'nde saklanır.

Bu nedenle uygulamada, web uygulamasında ve web sitesinde ölçüm, sen başlar başlamaz, bildirimi kapatmadan önce bile açıktır; bu bildirimi ilk açılışta veya ilk ziyarette görürsün. Ölçümü kapatırsan bundan sonra hiçbir şey gönderilmez ve ölçüm aracının cihazında sakladıklarını sileriz; bu tercihini cihazında saklarız. Müşterilerinin açtığı ödeme ve teklif bağlantılarında asla ölçüm yapmayız.

Ölçtüklerimiz:

• hangi sayfaları veya ekranları görüntülediğin ve bir sonra nereye gittiğin;
• tıklamalar, kaydırma ve ziyaretçilerin nereye tıkladığını gösteren ısı haritaları;
• oturumunun kayıtları, yalnızca web'de (web sitesi ve web uygulaması). Tüm metinler ve tüm giriş alanları gizlenir; böylece isimler, tutarlar ve müşteri bilgileri asla görülemez. iOS ve Android uygulamasında kayıt yapmayız ve ekran içeriğini ölçmeyiz, yalnızca hangi ekranı açtığın gibi olayları ölçeriz;
• hesap oluşturma, iptal etme (seçtiğin nedenle birlikte) ve plan seçme adımları;
• giriş yapmışsan ve onay vermişsen: sunucumuzun bildirdiği birkaç olay, örneğin bir belgenin gönderilmesi ya da bir aboneliğin başlaması veya iptal edilmesi; isimler, tutarlar ve e-posta adresleri olmadan;
• sayfaların ne kadar hızlı yüklendiği ve tarayıcın, cihazın ve ülken gibi teknik veriler;
• rastgele bir kimlik ve giriş yaptıktan sonra ad veya e-posta adresi içermeyen bir kimlik; böylece bir ziyareti ve ondan doğan hesabı tek bir hikâye olarak görürüz.

Amaç: Jiffy'nin nasıl kullanıldığını anlamak ve onu geliştirmek. Uygulamada, web uygulamasında ve web sitesinde ölçümü, ürünü geliştirmedeki meşru menfaatimize dayanarak açarız. Ölçümü istediğin zaman kapatabilirsin: web sitesinde sayfanın altındaki Analiz ayarlarından, uygulamada Daha fazla, Kullanım ölçümü bölümünden. Bunun hizmetimiz üzerinde bir etkisi olmaz.

Saklama süresi: en fazla 12 ay.

PostHog verileri Amerika Birleşik Devletleri'nde işlediği için bu, Avrupa Komisyonu'nun standart sözleşme maddeleri kapsamında yapılır.

Verileri kimlerle paylaşırız

Yalnızca uygulamayı sunmamıza yardım eden taraflarla ve yalnızca onların ihtiyaç duyduğu kadarıyla:

• Stripe: müşterilerinden gelen online ödemeler ile Pro ve Ultra abonelikleri.
• Resend: fatura, hatırlatma ve giriş e-postaları gibi e-postaların gönderilmesi.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple ve Google: push bildirimlerinin iletilmesi.
• Sentry (Functional Software, Inc., Amerika Birleşik Devletleri): hata ve çökme raporları. Bunlar hata mesajı, yığın izi (stack trace), cihaz türü, uygulama sürümü ve işlerin ters gittiği ekran gibi teknik veriler içerir; faturalarının, müşterilerinin veya şirketinin içeriğini asla içermez.
• Google ve Apple: onların hesabıyla giriş yaparsan.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Barındırma sağlayıcımız: uygulamayı ve veritabanını çalıştıran sunucular.

Merkezimiz Amerika Birleşik Devletleri'nde ve bu tarafların bir kısmı verileri Avrupa Ekonomik Alanı dışında işler. Bu, Avrupa Komisyonu'nun standart sözleşme hükümleri, bir yeterlilik kararı veya AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi (EU-US Data Privacy Framework; Sentry bu çerçeve kapsamında sertifikalıdır) uyarınca yapılır.

Müşterin, gönderdiğin fatura veya teklifi, üzerindeki işletme bilgilerinle birlikte görür.

Ne kadar saklarız

Verilerini hesabın var olduğu sürece saklarız. Hesabını sildiğinde işletmeni, müşterilerini, faturalarını ve tekliflerini uygulamadan hemen sileriz. Yedekler bundan sonra 30 gün içinde üzerine yazılır.

Not: işletme olarak kendi kayıtlarını Hollanda'da yedi yıl saklamak zorundasın. Hesabını silmeden önce bir dışa aktarım yap.

Hesabını ve verilerini silme

Uygulamada: Daha fazla bölümüne git, Hesabı sil'i seç ve onayla. Bu iOS uygulamasında, Android uygulamasında ve web uygulamasında çalışır.

Bu işe yaramazsa hesabının e-posta adresinden info@jiffy-invoice.com adresine yaz. Hesabını bunun üzerine 30 gün içinde sileriz.

Hakların

Verilerine erişebilir, düzeltilmesini veya silinmesini isteyebilir, onları yanında götürebilir, işlemeye itiraz edebilir veya işlemeyi kısıtlayabilirsin. Verilerin çoğunu uygulamada kendin değiştirebilirsin; geri kalanı için bize yaz.

Bir şikâyetin varsa önce bizden duymak isteriz. Ayrıca Hollanda Veri Koruma Kurumu'na (Autoriteit Persoonsgegevens) veya kendi ülkendeki kuruma şikâyette bulunabilirsin.

Güvenlik

Uygulamaya bağlantılar şifrelidir. Şifreler yalnızca özetlenmiş (hash) hâlde saklanır. Sunuculara yalnızca bakım için gereken kişiler erişebilir.

Çocuklar

Jiffy Invoice işletmeler içindir, 16 yaşın altındaki çocuklar için değildir.

Değişiklikler

Bu politikayı değiştirdiğimizde yeni sürümü yeni bir tarihle burada yayımlarız. Önemli değişiklikleri uygulamada veya e-postayla bildiririz.

İletişim

Gizliliğinle ilgili sorular mı var? info@jiffy-invoice.com adresine yaz.