Politique de confidentialité

Qui est responsable

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Pour votre compte et les informations de votre propre entreprise, nous sommes le responsable du traitement. Pour les informations de vos clients que vous saisissez dans Jiffy, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant : nous les utilisons uniquement pour que l’application fonctionne pour vous.

Ce que nous traitons

• Compte : votre nom, votre adresse e-mail et une version hachée de votre mot de passe. Si vous vous connectez avec Google ou Apple, ils nous transmettent votre nom, votre adresse e-mail et un identifiant de compte.
• Votre entreprise : nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone, numéro de Chambre de commerce et de TVA, coordonnées bancaires, logo, et votre signature si vous en ajoutez une.
• Vos clients : nom, personne de contact, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, numéro de Chambre de commerce et de TVA.
• Factures et devis : lignes, montants, dates, notes, statut de paiement, si et quand un client a consulté le document, et la signature qu’un client utilise pour accepter un devis.
• Paiements : lorsque votre client paie en ligne, Stripe gère le paiement. Nous recevons le montant et le statut, pas les données de carte ou bancaires de votre client.
• Abonnement : quelle offre vous avez (Free, Pro ou Ultra) et jusqu’à quand. Vos données de paiement sont conservées par Stripe.
• Appareil : un jeton de notification push si vous activez les notifications, et votre choix de langue.
• Données techniques : adresse IP et heure des requêtes dans les journaux du serveur, ainsi que rapports d’erreurs de l’application (le texte de l’erreur, l’écran et la version de l’application, sans le contenu de vos documents), pour que le service reste sécurisé et fonctionnel.

Micro et photos

Lorsque vous utilisez les commandes vocales, la reconnaissance vocale de votre téléphone (Apple ou Google) transforme votre voix en texte. Nous ne recevons ni ne conservons d’audio ; seul le texte est utilisé dans l’application pour exécuter votre commande.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Design par IA

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Stockage cloud (Ultra)

Si vous connectez votre Google Drive ou votre OneDrive, nous plaçons une copie de vos factures et devis envoyés (pdf), de vos justificatifs enregistrés et de vos exports dans votre propre stockage, dans le dossier Jiffy Invoice ou dans le dossier que vous choisissez vous-même. Les fichiers y sont à vous : nous ne les conservons pas et vous pouvez les supprimer vous-même à tout moment.

Vous donnez votre autorisation une seule fois auprès de Google ou de Microsoft. Avec Google Drive, Jiffy ne voit que les fichiers et dossiers que Jiffy a créés lui-même ou que vous indiquez vous-même, pas le reste de votre stockage. Avec OneDrive, Jiffy n'a par défaut accès qu'à son propre dossier d'application. Nous conservons le jeton d'accès chiffré (AES-256) sur notre serveur et ne l'affichons ni ne l'enregistrons jamais dans les journaux.

Si vous choisissez vous-même un dossier dans OneDrive (« Choisir vous-même un dossier dans votre OneDrive »), Microsoft vous demande une autorisation plus large : Jiffy obtient alors un droit de lecture et d'écriture sur vos fichiers OneDrive. Jiffy n'écrit que dans le dossier que vous choisissez et ne lit rien d'autre de votre OneDrive que les noms des dossiers, afin de pouvoir vous afficher la liste. Vous pouvez revenir au dossier d'application propre en vous reconnectant sans ce choix.

Vous pouvez vous déconnecter à tout moment dans Plus, Stockage cloud. Nous révoquons alors l'accès (chez Google) et supprimons la connexion ; les fichiers déjà présents dans votre stockage y restent. Vous pouvez aussi révoquer l'accès dans votre compte Google ou Microsoft.

À quoi nous les utilisons

• Fournir l’application : créer des factures et des devis, les envoyer en pdf, suivre les paiements et envoyer des relances (exécution de notre contrat avec vous).
• Sécuriser votre compte et prévenir les abus (intérêt légitime).
• Respecter des obligations légales, comme notre propre comptabilité.

Nous ne vendons pas vos données, n’affichons aucune publicité et ne vous suivons pas dans d’autres applications ou sur d’autres sites.

Mesure d’audience

Dans l’application et sur notre site jiffy-invoice.com, nous mesurons la manière dont Jiffy est utilisé dès le premier lancement ou la première visite. Pour cela, nous utilisons PostHog (PostHog Inc., États-Unis) en tant que sous-traitant. Les données sont stockées aux États-Unis.

Dans l’application, l’application web et sur le site, la mesure est donc activée dès que vous commencez, même avant que vous ne fermiez l’avis ; vous voyez cet avis lors du premier lancement ou de la première visite. Si vous la désactivez, plus rien n’est envoyé ensuite et nous supprimons ce que l’outil de mesure avait stocké sur votre appareil ; nous conservons ce choix sur votre appareil. Nous ne mesurons jamais rien sur les liens de paiement et de devis que vos clients ouvrent.

Ce que nous mesurons :

• les pages ou écrans que vous consultez et l’endroit où vous allez ensuite ;
• les clics, le défilement et des cartes de chaleur indiquant où cliquent les visiteurs ;
• des enregistrements de votre session, uniquement sur le web (site et application web). Tous les textes et tous les champs de saisie sont masqués, de sorte que les noms, les montants et les informations sur vos clients ne sont jamais visibles. Dans l’application iOS et Android, nous ne faisons aucun enregistrement et ne mesurons aucun contenu d’écran, uniquement des événements, par exemple quel écran vous ouvrez ;
• les étapes de l’inscription, de la résiliation (avec le motif que vous choisissez) et du choix d’une offre ;
• si vous êtes connecté et avez accepté : quelques événements transmis par notre serveur, par exemple l’envoi d’un document ou le début ou la résiliation d’un abonnement, sans noms, montants ni adresses e-mail ;
• la vitesse de chargement des pages et des données techniques, comme votre navigateur, votre appareil et votre pays ;
• un identifiant aléatoire et, après connexion, un identifiant sans nom ni adresse e-mail, afin que nous voyions une visite et le compte qui en découle comme un seul parcours.

Finalité : comprendre comment Jiffy est utilisé et l’améliorer. Dans l’application, l’application web et sur le site, nous activons la mesure sur la base de notre intérêt légitime à améliorer le produit. Vous pouvez la désactiver à tout moment : sur le site, via « Paramètres de mesure d’audience » en bas de page ; dans l’application, sous Plus, Mesure d’audience. Cela n’a aucune incidence sur notre service.

Durée de conservation : 12 mois maximum.

PostHog traitant des données aux États-Unis, ce traitement est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Avec qui nous partageons les données

Uniquement avec les prestataires qui nous aident à fournir l’application, et uniquement ce dont ils ont besoin :

• Stripe : paiements en ligne de vos clients et abonnements Pro et Ultra.
• Resend : envoi d’e-mails, comme les factures, les relances et les e-mails de connexion.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple et Google : acheminement des notifications push.
• Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis) : rapports d’erreurs et de plantages. Ils contiennent des données techniques, comme le message d’erreur, la trace d’appels, le type d’appareil, la version de l’application et l’écran où le problème est survenu, et jamais le contenu de vos factures, de vos clients ou de votre entreprise.
• Google et Apple : si vous vous connectez avec leur compte.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Notre hébergeur : les serveurs qui font tourner l’application et la base de données.

Nous sommes établis aux États-Unis et certains de ces tiers traitent des données en dehors de l’Espace économique européen. Ce transfert s’effectue sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne, d’une décision d’adéquation ou du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework, dans lequel Sentry est certifié).

Votre client voit la facture ou le devis que vous envoyez, y compris les informations de votre entreprise qui y figurent.

Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos données tant que votre compte existe. Lorsque vous supprimez votre compte, nous supprimons aussitôt de l’application votre entreprise, vos clients, vos factures et vos devis. Les sauvegardes sont écrasées dans les 30 jours qui suivent.

Attention : en tant qu’entreprise, vous devez conserver vos propres documents pendant sept ans aux Pays-Bas. Faites un export avant de supprimer votre compte.

Supprimer votre compte et vos données

Dans l’application : allez dans Plus, choisissez Supprimer le compte et confirmez. Cela fonctionne dans l’application iOS, l’application Android et l’application web.

Si cela ne fonctionne pas, écrivez à info@jiffy-invoice.com depuis l’adresse de votre compte. Nous supprimerons alors votre compte dans les 30 jours.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les faire rectifier ou supprimer, les emporter, et vous opposer au traitement ou le limiter. Vous pouvez modifier la plupart des données vous-même dans l’application ; pour le reste, écrivez-nous.

Si vous avez une réclamation, nous aimerions la connaître en premier. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) ou de l’autorité de votre propre pays.

Sécurité

Les connexions à l’application sont chiffrées. Les mots de passe ne sont stockés que sous forme hachée. Seules les personnes qui en ont besoin pour la maintenance peuvent accéder aux serveurs.

Enfants

Jiffy Invoice est destiné aux entreprises et non aux enfants de moins de 16 ans.

Modifications

Lorsque nous modifions cette politique, nous publions la nouvelle version ici avec une nouvelle date. Pour les changements importants, nous vous prévenons dans l’application ou par e-mail.

Contact

Des questions sur votre vie privée ? Écrivez à info@jiffy-invoice.com.