Політика конфіденційності

Хто відповідальний

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Щодо вашого облікового запису та даних вашого бізнесу ми є контролером даних. Щодо даних ваших клієнтів, які ви вносите в Jiffy, контролером є ви, а ми ваш обробник: ми використовуємо їх лише для того, щоб застосунок працював для вас.

Що ми обробляємо

• Обліковий запис: ваше ім’я, адреса електронної пошти та хеш вашого пароля. Якщо ви входите через Google або Apple, вони передають нам ваше ім’я, адресу електронної пошти та ідентифікатор облікового запису.
• Ваш бізнес: назва компанії, адреса, номер телефону, реєстраційний номер і номер платника ПДВ, банківські реквізити, логотип і ваш підпис, якщо ви його додаєте.
• Ваші клієнти: ім’я, контактна особа, адреса електронної пошти, номер телефону, адреса, реєстраційний номер і номер платника ПДВ.
• Рахунки та пропозиції: позиції, суми, дати, примітки, статус оплати, чи переглядав клієнт документ і коли, а також підпис, яким клієнт приймає пропозицію.
• Платежі: коли клієнт платить онлайн, платіж обробляє Stripe. Ми отримуємо суму та статус, а не дані картки чи рахунку клієнта.
• Підписка: який у вас план (Free, Pro або Ultra) і до якого часу. Ваші платіжні дані зберігає Stripe.
• Пристрій: push-токен, якщо ви вмикаєте сповіщення, і ваш вибір мови.
• Технічні дані: IP-адреса та час запитів у журналах сервера, а також звіти про помилки із застосунку (текст помилки, екран і версія застосунку, без вмісту ваших документів), щоб сервіс був безпечним і працював.

Мікрофон і фото

Коли ви користуєтеся голосовими командами, розпізнавання мовлення на вашому телефоні (Apple або Google) перетворює ваш голос на текст. Ми не отримуємо й не зберігаємо аудіо; у застосунку для виконання вашої команди використовується лише текст.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Дизайн за допомогою ШІ

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Хмарне сховище (Ultra)

Якщо ви підключите свій Google Drive або OneDrive, ми розміщуємо копію ваших надісланих рахунків і пропозицій (pdf), збережених квитанцій та експортів у вашому власному сховищі, у папці Jiffy Invoice або в папці, яку ви оберете самі. Файли там належать вам: ми їх не зберігаємо, і ви можете видалити їх самостійно в будь-який час.

Дозвіл ви надаєте один раз у Google або Microsoft. У Google Drive Jiffy бачить лише файли й папки, які створив сам Jiffy або які ви вказали самі, а не решту вашого сховища. У OneDrive Jiffy за замовчуванням отримує доступ лише до власної папки застосунку. Токен доступу ми зберігаємо на нашому сервері в зашифрованому вигляді (AES-256) і ніколи не показуємо та не записуємо в журнали.

Якщо ви самі оберете папку в OneDrive («Оберіть папку у своєму OneDrive самі»), Microsoft запитає у вас ширший дозвіл: тоді Jiffy отримає право читати та записувати ваші файли в OneDrive. Jiffy записує лише в обрану вами папку і з вашого OneDrive читає лише назви папок, щоб показати вам список. Ви можете повернутися до власної папки застосунку, підключившись знову без цього вибору.

Ви можете в будь-який час відключитися в розділі Ще, Хмарне сховище. Тоді ми скасовуємо доступ (у Google) і видаляємо підключення; файли, які вже є у вашому сховищі, залишаються там. Ви також можете скасувати доступ в обліковому записі Google або Microsoft.

Навіщо ми це використовуємо

• Щоб надавати застосунок: створювати рахунки й пропозиції, надсилати їх як pdf, відстежувати платежі та надсилати нагадування (виконання нашого договору з вами).
• Щоб захищати ваш обліковий запис і запобігати зловживанням (законний інтерес).
• Щоб виконувати правові обов’язки, як-от ведення нашої власної бухгалтерії.

Ми не продаємо ваші дані, не показуємо реклами й не відстежуємо вас в інших застосунках чи на сайтах.

Вимірювання використання

У застосунку та на нашому сайті jiffy-invoice.com ми вимірюємо, як використовують Jiffy, з першого запуску або першого візиту. Для цього ми використовуємо PostHog (PostHog Inc., Сполучені Штати) як обробника даних. Дані зберігаються у Сполучених Штатах.

Тому в застосунку, у вебзастосунку та на сайті вимірювання ввімкнене, щойно ви починаєте, ще до того, як закриєте повідомлення; це повідомлення ви бачите під час першого запуску або першого візиту. Якщо ви вимкнете вимірювання, після цього нічого не надсилається, а те, що інструмент вимірювання зберіг на вашому пристрої, ми видаляємо; цей вибір ми зберігаємо на вашому пристрої. Ми ніколи не вимірюємо на посиланнях для оплати та пропозицій, які відкривають ваші клієнти.

Що ми вимірюємо:

• які сторінки або екрани ви переглядаєте і куди переходите далі;
• кліки, прокручування та теплові карти того, куди клікають відвідувачі;
• записи вашого сеансу, лише у вебі (сайт і вебзастосунок). Увесь текст і всі поля введення приховані, тому імена, суми та дані клієнтів ніколи не видно. У застосунку для iOS і Android ми не робимо записів і не вимірюємо вміст екрана, а лише події, наприклад який екран ви відкриваєте;
• кроки реєстрації, скасування (з причиною, яку ви обираєте) та вибору плану;
• якщо ви увійшли в акаунт і дали згоду: кілька подій, про які повідомляє наш сервер, як-от надсилання документа або початок чи скасування підписки, без імен, сум і адрес електронної пошти;
• швидкість завантаження сторінок і технічні дані, як-от ваш браузер, пристрій і країна;
• випадковий ідентифікатор, а після входу в акаунт ідентифікатор без імені та адреси електронної пошти, щоб ми бачили візит і акаунт, що з нього виник, як одну історію.

Мета: зрозуміти, як використовують Jiffy, і покращувати його. У застосунку, у вебзастосунку та на сайті ми вмикаємо вимірювання на підставі нашого законного інтересу в покращенні продукту. Ви можете вимкнути його в будь-який час: на сайті через «Налаштування аналітики» внизу сторінки, у застосунку в розділі Ще, Вимірювання використання. Це не впливає на нашу послугу.

Зберігання: не довше ніж 12 місяців.

Оскільки PostHog обробляє дані у Сполучених Штатах, це відбувається на підставі стандартних договірних положень Європейської комісії.

З ким ми ділимося даними

Лише зі сторонами, які допомагають нам надавати застосунок, і лише тим, що їм потрібне:

• Stripe: онлайн-платежі від ваших клієнтів і підписки Pro та Ultra.
• Resend: надсилання листів, як-от рахунки, нагадування та листи для входу.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple і Google: доставка push-сповіщень.
• Sentry (Functional Software, Inc., Сполучені Штати): звіти про помилки та збої. Вони містять технічні дані, як-от повідомлення про помилку, стек викликів, тип пристрою, версію застосунку та екран, на якому сталася помилка, і ніколи не містять вмісту ваших рахунків, клієнтів чи компанії.
• Google і Apple: якщо ви входите через їхній обліковий запис.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Наш хостинг-провайдер: сервери, на яких працюють застосунок і база даних.

Ми розташовані у Сполучених Штатах, і деякі з цих сторін обробляють дані за межами Європейської економічної зони. Це відбувається на підставі стандартних договірних положень Європейської комісії, рішення про адекватність або EU-US Data Privacy Framework (за яким сертифікований Sentry).

Ваш клієнт бачить рахунок чи пропозицію, які ви надсилаєте, разом із даними вашого бізнесу на них.

Як довго ми це зберігаємо

Ми зберігаємо ваші дані, доки існує ваш обліковий запис. Коли ви видаляєте обліковий запис, ми одразу видаляємо із застосунку ваш бізнес, клієнтів, рахунки та пропозиції. Резервні копії перезаписуються протягом 30 днів після цього.

Зверніть увагу: як бізнес ви повинні зберігати власні записи сім років у Нідерландах. Зробіть експорт, перш ніж видаляти обліковий запис.

Видалення облікового запису та даних

У застосунку: відкрийте «Ще», оберіть «Видалити обліковий запис» і підтвердьте. Це працює в застосунку для iOS, застосунку для Android і вебзастосунку.

Якщо це не спрацювало, напишіть на info@jiffy-invoice.com з адреси вашого облікового запису. Тоді ми видалимо ваш обліковий запис протягом 30 днів.

Ваші права

Ви можете отримати доступ до своїх даних, виправити чи видалити їх, забрати з собою, а також заперечувати проти обробки або обмежити її. Більшість даних ви можете змінити самі в застосунку; щодо решти пишіть нам.

Якщо у вас є скарга, ми хотіли б почути її першими. Ви також можете подати скаргу до Нідерландського органу із захисту даних (Autoriteit Persoonsgegevens) або до органу у своїй країні.

Безпека

З’єднання із застосунком зашифровані. Паролі зберігаються лише у вигляді хешу. До серверів мають доступ лише ті, кому це потрібно для обслуговування.

Діти

Jiffy Invoice призначений для бізнесу, а не для дітей віком до 16 років.

Зміни

Коли ми змінюємо цю політику, ми публікуємо нову версію тут із новою датою. Про суттєві зміни ми повідомляємо в застосунку або електронною поштою.

Контакти

Питання щодо вашої конфіденційності? Напишіть на info@jiffy-invoice.com.