Pravila privatnosti

Tko je odgovoran

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Za tvoj profil i podatke o tvom poslovanju mi smo voditelj obrade. Za podatke o tvojim klijentima koje unosiš u Jiffy ti si voditelj obrade, a mi smo tvoj izvršitelj obrade: koristimo ih samo kako bi aplikacija radila za tebe.

Što obrađujemo

• Profil: tvoje ime, adresa e-pošte i heširani oblik tvoje lozinke. Ako se prijaviš putem Googlea ili Applea, oni nam daju tvoje ime, adresu e-pošte i identifikator profila.
• Tvoje poslovanje: naziv tvrtke, adresa, telefonski broj, broj iz Gospodarske komore i PDV broj, bankovni podaci, logo i tvoj potpis ako ga dodaš.
• Tvoji klijenti: ime, kontakt osoba, adresa e-pošte, telefonski broj, adresa, broj iz Gospodarske komore i PDV broj.
• Računi i ponude: stavke, iznosi, datumi, bilješke, status plaćanja, je li i kada klijent pregledao dokument te potpis koji klijent koristi za prihvaćanje ponude.
• Plaćanja: kada tvoj klijent plaća online, plaćanje obrađuje Stripe. Mi primamo iznos i status, a ne podatke o kartici ili banci tvog klijenta.
• Pretplata: koji plan imaš (Free, Pro ili Ultra) i do kada. Tvoje podatke o plaćanju čuva Stripe.
• Uređaj: push token ako uključiš obavijesti i tvoj izbor jezika.
• Tehnički podaci: IP adresa i vrijeme zahtjeva u zapisnicima poslužitelja te izvješća o pogreškama iz aplikacije (tekst pogreške, zaslon i verzija aplikacije, bez sadržaja tvojih dokumenata), kako bi usluga ostala sigurna i ispravna.

Mikrofon i fotografije

Kada koristiš govorne naredbe, prepoznavanje govora na tvom telefonu (Apple ili Google) pretvara tvoj glas u tekst. Ne primamo niti pohranjujemo zvuk; u aplikaciji se samo tekst koristi za izvršenje tvoje naredbe.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

AI dizajn

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Pohrana u oblaku (Ultra)

Ako povežeš svoj Google Drive ili OneDrive, kopiju poslanih računa i ponuda (pdf), spremljenih potvrda i svojih izvoza stavljamo u tvoju vlastitu pohranu, u mapu Jiffy Invoice ili u mapu koju sam odabereš. Datoteke su tamo tvoje: ne zadržavamo ih i možeš ih sam ukloniti u bilo kojem trenutku.

Dopuštenje daješ jednom kod Googlea ili Microsofta. Kod Google Drivea Jiffy vidi samo datoteke i mape koje je Jiffy sam stvorio ili na koje sam ukažeš, a ne ostatak tvoje pohrane. Kod OneDrivea Jiffy prema zadanim postavkama dobiva pristup samo vlastitoj mapi aplikacije. Pristupni token čuvamo šifriran (AES-256) na našem poslužitelju i nikada ga ne prikazujemo niti bilježimo u zapisnik.

Ako sam odabereš mapu u OneDriveu ("Sam odaberi mapu u svom OneDriveu"), Microsoft od tebe traži šire dopuštenje: Jiffy tada dobiva dopuštenje čitanja i pisanja nad tvojim datotekama na OneDriveu. Jiffy piše samo u mapu koju odabereš i s tvog OneDrivea ne čita ništa osim naziva mapa, kako bi ti mogao prikazati popis. Na vlastitu mapu aplikacije možeš se vratiti ponovnim povezivanjem bez tog odabira.

Vezu možeš prekinuti u bilo kojem trenutku u Više, Pohrana u oblaku. Tada opozivamo pristup (kod Googlea) i brišemo vezu; datoteke koje su već u tvojoj pohrani ostaju tamo. Pristup možeš opozvati i u svom Google ili Microsoft računu.

Za što to koristimo

• Za pružanje aplikacije: izrada računa i ponuda, slanje u obliku PDF-a, praćenje plaćanja i slanje podsjetnika (izvršenje našeg ugovora s tobom).
• Za zaštitu tvog profila i sprječavanje zlouporabe (legitimni interes).
• Za ispunjavanje zakonskih obveza, poput našeg vlastitog knjigovodstva.

Ne prodajemo tvoje podatke, ne prikazujemo oglase i ne pratimo te po drugim aplikacijama ili web-stranicama.

Mjerenje korištenja

U aplikaciji i na našoj web stranici jiffy-invoice.com mjerimo kako se Jiffy koristi od prvog pokretanja odnosno prvog posjeta. Za to koristimo PostHog (PostHog Inc., Sjedinjene Države) kao izvršitelja obrade. Podaci se pohranjuju u Sjedinjenim Državama.

U aplikaciji, web aplikaciji i na web stranici mjerenje je stoga uključeno čim počneš, čak i prije nego zatvoriš obavijest; tu obavijest vidiš pri prvom pokretanju ili prvom posjetu. Ako ga isključiš, poslije se ništa ne šalje, a brišemo ono što je alat za mjerenje pohranio na tvom uređaju; taj izbor čuvamo na tvom uređaju. Nikada ne mjerimo na poveznicama za plaćanje i ponude koje otvaraju tvoji klijenti.

Što mjerimo:

• koje stranice ili zaslone pregledavaš i kamo ideš dalje;
• klikove, pomicanje i toplinske karte mjesta na koja posjetitelji klikću;
• snimke tvoje sesije, samo na webu (web stranica i web aplikacija). Sav tekst i sva polja za unos skriveni su, pa se imena, iznosi i podaci o klijentima nikada ne vide. U iOS i Android aplikaciji ne pravimo snimke i ne mjerimo sadržaj ekrana, samo događaje poput toga koji ekran otvaraš;
• korake u registraciji, otkazivanju (s razlogom koji odabereš) i odabiru plana;
• ako se prijaviš i pristaneš: nekoliko događaja koje prijavljuje naš poslužitelj, poput slanja dokumenta ili početka ili otkazivanja pretplate, bez imena, iznosa ili adresa e-pošte;
• brzinu učitavanja stranica i tehničke podatke, poput preglednika, uređaja i države;
• nasumičan identifikator, a nakon prijave identifikator bez imena i adrese e-pošte, kako bismo posjet i profil koji iz njega proizlazi vidjeli kao jednu cjelinu.

Svrha: razumjeti kako se Jiffy koristi i poboljšati ga. U aplikaciji, web aplikaciji i na web stranici uključujemo mjerenje na temelju našeg legitimnog interesa za poboljšanje proizvoda. Možeš ga isključiti u bilo kojem trenutku: na web stranici putem Postavki analitike na dnu stranice, u aplikaciji pod Više, Mjerenje korištenja. To ne utječe na našu uslugu.

Pohrana: najviše 12 mjeseci.

Budući da PostHog obrađuje podatke u Sjedinjenim Državama, to se radi na temelju standardnih ugovornih klauzula Europske komisije.

S kim dijelimo podatke

Samo sa stranama koje nam pomažu pružati aplikaciju i samo ono što im je potrebno:

• Stripe: online plaćanja tvojih klijenata te pretplate Pro i Ultra.
• Resend: slanje e-pošte, poput računa, podsjetnika i e-poruka za prijavu.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple i Google: isporuka push obavijesti.
• Sentry (Functional Software, Inc., Sjedinjene Američke Države): izvješća o pogreškama i rušenjima. Sadrže tehničke podatke, poput poruke o pogrešci, stack tracea, vrste uređaja, verzije aplikacije i zaslona na kojem je nešto pošlo po zlu, a nikada sadržaj tvojih računa, klijenata ili tvrtke.
• Google i Apple: ako se prijaviš njihovim profilom.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Naš pružatelj usluge hostinga: poslužitelji na kojima rade aplikacija i baza podataka.

Sa sjedištem smo u Sjedinjenim Američkim Državama, a neke od tih strana obrađuju podatke izvan Europskog gospodarskog prostora. To se radi na temelju standardnih ugovornih klauzula Europske komisije, odluke o primjerenosti ili EU-US Data Privacy Frameworka (prema kojem je Sentry certificiran).

Tvoj klijent vidi račun ili ponudu koju pošalješ, uključujući podatke o tvom poslovanju na njima.

Koliko dugo ih čuvamo

Tvoje podatke čuvamo dokle god postoji tvoj profil. Kada izbrišeš profil, odmah brišemo tvoje poslovanje, klijente, račune i ponude iz aplikacije. Sigurnosne kopije prepisuju se unutar 30 dana nakon toga.

Napomena: kao poduzetnik svoju dokumentaciju moraš čuvati sedam godina u Nizozemskoj. Napravi izvoz prije nego što izbrišeš profil.

Brisanje profila i podataka

U aplikaciji: idi na Više, odaberi Izbriši profil i potvrdi. To radi u iOS aplikaciji, Android aplikaciji i web aplikaciji.

Ako to ne uspije, pošalji e-poštu na info@jiffy-invoice.com s adrese svog profila. Tada ćemo izbrisati tvoj profil u roku od 30 dana.

Tvoja prava

Možeš pristupiti svojim podacima, zatražiti njihov ispravak ili brisanje, ponijeti ih sa sobom te uložiti prigovor na obradu ili zatražiti njezino ograničenje. Većinu podataka možeš sam promijeniti u aplikaciji; za sve ostalo pošalji nam e-poštu.

Ako imaš pritužbu, prvo bismo je željeli čuti mi. Pritužbu možeš podnijeti i nizozemskom tijelu za zaštitu podataka (Autoriteit Persoonsgegevens) ili tijelu u svojoj državi.

Sigurnost

Veze s aplikacijom su šifrirane. Lozinke se pohranjuju samo u heširanom obliku. Do poslužitelja mogu doći samo osobe kojima je to potrebno za održavanje.

Djeca

Jiffy Invoice namijenjen je tvrtkama, a ne djeci mlađoj od 16 godina.

Izmjene

Kada izmijenimo ova pravila, novu verziju objavljujemo ovdje s novim datumom. O većim izmjenama obavještavamo te u aplikaciji ili e-poštom.

Kontakt

Pitanja o tvojoj privatnosti? Piši na info@jiffy-invoice.com.