Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Für dein Konto und deine eigenen Geschäftsdaten sind wir der Verantwortliche. Für die Daten deiner Kunden, die du in Jiffy eingibst, bist du der Verantwortliche und wir sind dein Auftragsverarbeiter: Wir verwenden sie nur, damit die App für dich funktioniert.

Was wir verarbeiten

• Konto: dein Name, deine E-Mail-Adresse und eine gehashte Form deines Passworts. Wenn du dich mit Google oder Apple anmeldest, übermitteln sie uns deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und eine Konto-ID.
• Dein Unternehmen: Unternehmensname, Adresse, Telefonnummer, Handelskammer- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Logo und, falls du eine hinzufügst, deine Unterschrift.
• Deine Kunden: Name, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Handelskammer- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Rechnungen und Angebote: Positionen, Beträge, Daten, Notizen, Zahlungsstatus, ob und wann ein Kunde das Dokument angesehen hat, und die Unterschrift, mit der ein Kunde ein Angebot annimmt.
• Zahlungen: Wenn dein Kunde online zahlt, wickelt Stripe die Zahlung ab. Wir erhalten den Betrag und den Status, nicht die Karten- oder Bankdaten deines Kunden.
• Abonnement: welchen Tarif du hast (Free, Pro oder Ultra) und bis wann. Deine Zahlungsdaten werden von Stripe verwaltet.
• Gerät: ein Push-Token, wenn du Benachrichtigungen einschaltest, und deine Sprachauswahl.
• Technische Daten: IP-Adresse und Zeitpunkt von Anfragen in den Server-Logs sowie Fehlerberichte aus der App (der Fehlertext, der Bildschirm und die App-Version, ohne die Inhalte deiner Dokumente), um den Dienst sicher und funktionsfähig zu halten.

Mikrofon und Fotos

Wenn du Sprachbefehle verwendest, wandelt die Spracherkennung deines Handys (Apple oder Google) deine Stimme in Text um. Wir erhalten und speichern kein Audio; nur der Text wird in der App verwendet, um deinen Befehl auszuführen.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

KI-Design

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Cloud-Speicher (Ultra)

Wenn du dein Google Drive oder OneDrive verbindest, legen wir eine Kopie deiner gesendeten Rechnungen und Angebote (PDF), deiner gespeicherten Belege und deiner Exporte in deinem eigenen Speicher ab, im Ordner Jiffy Invoice oder in dem Ordner, den du selbst wählst. Die Dateien gehören dir: Wir behalten sie nicht und du kannst sie jederzeit selbst entfernen.

Du erteilst die Berechtigung einmalig bei Google oder Microsoft. Bei Google Drive sieht Jiffy nur die Dateien und Ordner, die Jiffy selbst erstellt hat oder die du selbst angibst, nicht den Rest deines Speichers. Bei OneDrive erhält Jiffy standardmäßig nur Zugriff auf seinen eigenen App-Ordner. Wir speichern das Zugriffstoken verschlüsselt (AES-256) auf unserem Server und zeigen oder protokollieren es nie.

Wenn du in OneDrive selbst einen Ordner wählst („Wähle selbst einen Ordner in deinem OneDrive“), fragt Microsoft dich nach einer weitergehenden Berechtigung: Jiffy erhält dann Lese- und Schreibrechte für deine OneDrive-Dateien. Jiffy schreibt nur in den von dir gewählten Ordner und liest von deinem OneDrive nichts außer den Namen der Ordner, damit wir dir die Liste zeigen können. Du kannst zum eigenen App-Ordner zurückkehren, indem du ohne diese Auswahl erneut verbindest.

Du kannst die Verbindung jederzeit unter Mehr, Cloud-Speicher trennen. Wir widerrufen dann den Zugriff (bei Google) und löschen die Verbindung; Dateien, die bereits in deinem Speicher liegen, bleiben dort. Du kannst den Zugriff auch in deinem Google- oder Microsoft-Konto widerrufen.

Wofür wir sie verwenden

• Um die App bereitzustellen: Rechnungen und Angebote erstellen, als PDF versenden, Zahlungen verfolgen und Erinnerungen senden (Erfüllung unseres Vertrags mit dir).
• Um dein Konto zu schützen und Missbrauch zu verhindern (berechtigtes Interesse).
• Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa unsere eigene Buchhaltung.

Wir verkaufen deine Daten nicht, zeigen keine Werbung und verfolgen dich nicht über andere Apps oder Websites hinweg.

Nutzungsmessung

In der App und auf unserer Website jiffy-invoice.com messen wir ab dem ersten Start bzw. dem ersten Besuch, wie Jiffy genutzt wird. Dafür setzen wir PostHog (PostHog Inc., USA) als Auftragsverarbeiter ein. Die Daten werden in den USA gespeichert.

In der App, in der Web-App und auf der Website ist die Messung daher eingeschaltet, sobald du loslegst, auch bevor du den Hinweis schließt; diesen Hinweis siehst du beim ersten Start bzw. ersten Besuch. Wenn du sie ausschaltest, wird danach nichts mehr gesendet und wir löschen, was das Messwerkzeug auf deinem Gerät gespeichert hatte; diese Wahl speichern wir auf deinem Gerät. Auf den Zahlungs- und Angebotslinks, die deine Kunden öffnen, messen wir nie.

Das messen wir:

• welche Seiten oder Bildschirme du aufrufst und wohin du danach gehst;
• Klicks, Scrollen und Heatmaps davon, wo Besucher klicken;
• Aufzeichnungen deiner Sitzung, nur im Web (Website und Web-App). Alle Texte und alle Eingabefelder werden ausgeblendet, sodass Namen, Beträge und Kundendaten nie sichtbar sind. In der iOS- und Android-App machen wir keine Aufzeichnungen und messen keine Bildschirminhalte, nur Ereignisse, etwa welchen Bildschirm du öffnest;
• Schritte bei der Anmeldung, beim Kündigen (mit dem Grund, den du wählst) und bei der Wahl eines Abos;
• wenn du angemeldet bist und Ja gesagt hast: einige Ereignisse, die unser Server meldet, etwa dass ein Dokument gesendet wurde oder ein Abo beginnt oder gekündigt wird, ohne Namen, Beträge oder E-Mail-Adressen;
• wie schnell Seiten laden, sowie technische Daten wie dein Browser, dein Gerät und dein Land;
• eine zufällige ID und nach der Anmeldung eine ID ohne Namen oder E-Mail-Adresse, damit wir einen Besuch und das daraus entstehende Konto als eine zusammenhängende Geschichte sehen.

Zweck: zu verstehen, wie Jiffy genutzt wird, und es zu verbessern. In der App, in der Web-App und auf der Website schalten wir die Messung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung des Produkts ein. Du kannst sie jederzeit ausschalten: auf der Website über die Analyse-Einstellungen am Ende der Seite, in der App unter Mehr, Nutzungsmessung. Auf unseren Dienst hat das keine Auswirkung.

Speicherdauer: höchstens 12 Monate.

Da PostHog Daten in den USA verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

An wen wir Daten weitergeben

Nur an Parteien, die uns bei der Bereitstellung der App helfen, und nur das, was sie brauchen:

• Stripe: Online-Zahlungen deiner Kunden und die Abonnements Pro und Ultra.
• Resend: Versand von E-Mails, etwa Rechnungen, Erinnerungen und Anmelde-E-Mails.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple und Google: Zustellung von Push-Benachrichtigungen.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA): Fehler- und Absturzberichte. Diese enthalten technische Daten, etwa die Fehlermeldung, den Stack-Trace, den Gerätetyp, die App-Version und den Bildschirm, auf dem es schiefging, und niemals den Inhalt deiner Rechnungen, Kunden oder deines Unternehmens.
• Google und Apple: wenn du dich mit deren Konto anmeldest.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Unser Hosting-Anbieter: die Server, auf denen die App und die Datenbank laufen.

Wir haben unseren Sitz in den Vereinigten Staaten, und einige dieser Parteien verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Das geschieht auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, eines Angemessenheitsbeschlusses oder des EU-US Data Privacy Framework (nach dem Sentry zertifiziert ist).

Dein Kunde sieht die Rechnung oder das Angebot, das du sendest, einschließlich deiner darauf angegebenen Geschäftsdaten.

Wie lange wir sie speichern

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht. Wenn du dein Konto löschst, löschen wir dein Unternehmen, deine Kunden, Rechnungen und Angebote sofort aus der App. Backups werden danach innerhalb von 30 Tagen überschrieben.

Hinweis: Als Unternehmen musst du deine eigenen Unterlagen in den Niederlanden sieben Jahre lang aufbewahren. Erstelle einen Export, bevor du dein Konto löschst.

Konto und Daten löschen

In der App: Gehe zu Mehr, wähle Konto löschen und bestätige. Das funktioniert in der iOS-App, der Android-App und der Web-App.

Wenn das nicht funktioniert, schreib an info@jiffy-invoice.com von der Adresse deines Kontos. Wir löschen dein Konto dann innerhalb von 30 Tagen.

Deine Rechte

Du darfst Auskunft über deine Daten verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen, sie mitnehmen sowie der Verarbeitung widersprechen oder sie einschränken lassen. Die meisten Daten kannst du selbst in der App ändern; für alles andere schreib uns.

Wenn du eine Beschwerde hast, möchten wir sie zuerst hören. Du kannst dich außerdem bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) oder der Behörde in deinem eigenen Land beschweren.

Sicherheit

Verbindungen zur App sind verschlüsselt. Passwörter werden nur in gehashter Form gespeichert. Nur Personen, die es für die Wartung brauchen, haben Zugriff auf die Server.

Kinder

Jiffy Invoice richtet sich an Unternehmen und nicht an Kinder unter 16 Jahren.

Änderungen

Wenn wir diese Erklärung ändern, veröffentlichen wir die neue Fassung hier mit neuem Datum. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich in der App oder per E-Mail.

Kontakt

Fragen zu deiner Privatsphäre? Schreib an info@jiffy-invoice.com.