Informativa sulla privacy

Chi è il responsabile

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Per il tuo account e i dati della tua attività siamo il titolare del trattamento. Per i dati dei tuoi clienti che inserisci in Jiffy il titolare sei tu e noi siamo il tuo responsabile del trattamento: li usiamo solo per far funzionare l’app per te.

Cosa trattiamo

• Account: il tuo nome, l’indirizzo email e una versione cifrata (hash) della tua password. Se accedi con Google o Apple, ci forniscono il tuo nome, l’indirizzo email e un identificativo dell’account.
• La tua attività: ragione sociale, indirizzo, numero di telefono, numero di iscrizione alla Camera di Commercio e partita IVA, coordinate bancarie, logo e, se la aggiungi, la tua firma.
• I tuoi clienti: nome, referente, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo, numero di iscrizione alla Camera di Commercio e partita IVA.
• Fatture e preventivi: righe, importi, date, note, stato del pagamento, se e quando un cliente ha visualizzato il documento e la firma che un cliente usa per accettare un preventivo.
• Pagamenti: quando il tuo cliente paga online, il pagamento è gestito da Stripe. Riceviamo l’importo e lo stato, non i dati della carta o della banca del tuo cliente.
• Abbonamento: quale piano hai (Free, Pro o Ultra) e fino a quando. I tuoi dati di pagamento sono conservati da Stripe.
• Dispositivo: un token push se attivi le notifiche e la lingua che scegli.
• Dati tecnici: indirizzo IP e orario delle richieste nei log del server e segnalazioni di errore dall’app (il testo dell’errore, la schermata e la versione dell’app, senza il contenuto dei tuoi documenti), per mantenere il servizio sicuro e funzionante.

Microfono e foto

Quando usi i comandi vocali, il riconoscimento vocale del tuo telefono (Apple o Google) trasforma la tua voce in testo. Non riceviamo né conserviamo l’audio; nell’app viene usato solo il testo per eseguire il tuo comando.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Design con l’AI

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Archiviazione cloud (Ultra)

Se colleghi il tuo Google Drive o OneDrive, inseriamo una copia delle fatture e dei preventivi inviati (pdf), delle ricevute salvate e delle tue esportazioni nel tuo spazio di archiviazione, nella cartella Jiffy Invoice o in una cartella che scegli tu. Lì i file sono tuoi: noi non li conserviamo e puoi rimuoverli tu stesso in qualsiasi momento.

Dai l’autorizzazione una sola volta a Google o a Microsoft. Con Google Drive, Jiffy vede solo i file e le cartelle creati da Jiffy stesso o che indichi tu, non il resto del tuo spazio di archiviazione. Con OneDrive, Jiffy per impostazione predefinita ottiene accesso solo alla propria cartella dell’app. Conserviamo il token di accesso cifrato (AES-256) sul nostro server e non lo mostriamo né lo registriamo mai nei log.

Se scegli tu una cartella in OneDrive ("Scegli tu una cartella nel tuo OneDrive"), Microsoft ti chiede un’autorizzazione più ampia: Jiffy ottiene allora il permesso di lettura e scrittura sui tuoi file OneDrive. Jiffy scrive solo nella cartella che scegli e non legge nient’altro del tuo OneDrive oltre ai nomi delle cartelle, così da mostrarti l’elenco. Puoi tornare alla cartella dell’app collegando di nuovo senza quella scelta.

Puoi scollegare in qualsiasi momento in Altro, Archiviazione cloud. Revochiamo quindi l’accesso (presso Google) ed eliminiamo il collegamento; i file già presenti nel tuo spazio di archiviazione restano lì. Puoi anche revocare l’accesso nel tuo account Google o Microsoft.

Per cosa lo usiamo

• Per fornire l’app: creare fatture e preventivi, inviarli in pdf, seguire i pagamenti e inviare promemoria (esecuzione del nostro contratto con te).
• Per proteggere il tuo account e prevenire gli abusi (legittimo interesse).
• Per adempiere agli obblighi di legge, come la nostra contabilità.

Non vendiamo i tuoi dati, non mostriamo pubblicità e non ti tracciamo su altre app o siti web.

Misurazione dell'utilizzo

Nell'app e sul nostro sito jiffy-invoice.com misuriamo come viene usato Jiffy fin dal primo avvio o dalla prima visita. A questo scopo utilizziamo PostHog (PostHog Inc., Stati Uniti) in qualità di responsabile del trattamento. I dati sono conservati negli Stati Uniti.

Nell'app, nella web app e sul sito la misurazione è quindi attiva non appena inizi, anche prima che tu chiuda l'avviso; vedi quell'avviso al primo avvio o alla prima visita. Se la disattivi, in seguito non viene inviato più nulla e cancelliamo ciò che lo strumento di misurazione aveva memorizzato sul tuo dispositivo; conserviamo questa scelta sul tuo dispositivo. Non effettuiamo mai misurazioni sui link di pagamento e di preventivo che aprono i tuoi clienti.

Cosa misuriamo:

• quali pagine o schermate visualizzi e dove vai dopo;
• clic, scorrimento e mappe di calore dei punti in cui i visitatori cliccano;
• registrazioni della tua sessione, solo sul web (sito e web app). Tutto il testo e tutti i campi di inserimento sono nascosti, quindi nomi, importi e dati dei clienti non sono mai visibili. Nell'app per iOS e Android non facciamo registrazioni e non misuriamo il contenuto dello schermo, solo eventi come quale schermata apri;
• i passaggi della registrazione, dell'annullamento (con il motivo che scegli) e della scelta di un piano;
• se hai effettuato l'accesso e hai detto sì: alcuni eventi comunicati dal nostro server, come l'invio di un documento o l'inizio o l'annullamento di un abbonamento, senza nomi, importi o indirizzi email;
• la velocità di caricamento delle pagine e dati tecnici, come browser, dispositivo e paese;
• un identificativo casuale e, dopo l'accesso, un identificativo senza nome né indirizzo email, così da vedere una visita e l'account che ne deriva come un'unica storia.

Finalità: capire come viene usato Jiffy e migliorarlo. Nell'app, nella web app e sul sito attiviamo la misurazione in base al nostro legittimo interesse a migliorare il prodotto. Puoi disattivarla in qualsiasi momento: sul sito tramite Impostazioni analytics in fondo alla pagina, nell'app in Altro, Misurazione dell'utilizzo. Questo non ha alcun effetto sul nostro servizio.

Conservazione: non oltre 12 mesi.

Poiché PostHog tratta i dati negli Stati Uniti, ciò avviene sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Con chi condividiamo i dati

Solo con i soggetti che ci aiutano a fornire l’app, e solo ciò di cui hanno bisogno:

• Stripe: i pagamenti online dei tuoi clienti e gli abbonamenti Pro e Ultra.
• Resend: l’invio di email, come fatture, promemoria ed email di accesso.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple e Google: la consegna delle notifiche push.
• Sentry (Functional Software, Inc., Stati Uniti): segnalazioni di errori e arresti anomali. Contengono dati tecnici, come il messaggio di errore, lo stack trace, il tipo di dispositivo, la versione dell’app e la schermata in cui qualcosa è andato storto, e mai il contenuto delle tue fatture, dei tuoi clienti o della tua azienda.
• Google e Apple: se accedi con il loro account.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Il nostro fornitore di hosting: i server su cui girano l’app e il database.

Abbiamo sede negli Stati Uniti e alcune di queste parti trattano i dati al di fuori dello Spazio economico europeo. Ciò avviene sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea, di una decisione di adeguatezza o dell’EU-US Data Privacy Framework (di cui Sentry è certificata).

Il tuo cliente vede la fattura o il preventivo che invii, compresi i dati della tua attività che vi compaiono.

Per quanto tempo li conserviamo

Conserviamo i tuoi dati finché il tuo account esiste. Quando elimini il tuo account, eliminiamo subito dall’app la tua attività, i clienti, le fatture e i preventivi. I backup vengono sovrascritti entro 30 giorni.

Nota: come impresa devi conservare la tua documentazione per sette anni nei Paesi Bassi. Fai un’esportazione prima di eliminare il tuo account.

Eliminare il tuo account e i tuoi dati

Nell’app: vai su Altro, scegli Elimina account e conferma. Funziona nell’app iOS, nell’app Android e nell’app web.

Se non funziona, scrivi a info@jiffy-invoice.com dall’indirizzo del tuo account. Eliminiamo il tuo account entro 30 giorni.

I tuoi diritti

Puoi accedere ai tuoi dati, farli correggere o eliminare, portarli con te, e opporti al trattamento o limitarlo. Puoi modificare direttamente nell’app la maggior parte dei dati; per il resto, scrivici.

Se hai un reclamo, preferiamo sentirlo prima noi. Puoi anche presentare un reclamo all’autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens) o all’autorità del tuo Paese.

Sicurezza

Le connessioni all’app sono cifrate. Le password sono conservate solo in forma cifrata (hash). Solo chi ne ha bisogno per la manutenzione può accedere ai server.

Minori

Jiffy Invoice è pensato per le imprese e non per i minori di 16 anni.

Modifiche

Quando modifichiamo questa informativa, pubblichiamo qui la nuova versione con una nuova data. Per le modifiche importanti ti avvisiamo nell’app o via email.

Contatti

Domande sulla tua privacy? Scrivi a info@jiffy-invoice.com.