Polityka prywatności

Kto odpowiada

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

W odniesieniu do Twojego konta i danych Twojej firmy jesteśmy administratorem danych. W odniesieniu do danych Twoich klientów, które wprowadzasz w Jiffy, administratorem jesteś Ty, a my jesteśmy Twoim podmiotem przetwarzającym: używamy ich wyłącznie po to, aby aplikacja działała dla Ciebie.

Co przetwarzamy

• Konto: Twoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz zahaszowana postać hasła. Jeśli logujesz się przez Google lub Apple, przekazują nam one Twoje imię i nazwisko, adres e-mail i identyfikator konta.
• Twoja firma: nazwa firmy, adres, numer telefonu, numer w rejestrze handlowym (Izba Handlowa) i numer VAT, dane bankowe, logo oraz Twój podpis, jeśli go dodasz.
• Twoi klienci: nazwa, osoba kontaktowa, adres e-mail, numer telefonu, adres, numer w rejestrze handlowym (Izba Handlowa) i numer VAT.
• Faktury i oferty: wiersze, kwoty, daty, notatki, status płatności, informacja o tym, czy i kiedy klient obejrzał dokument, oraz podpis, którego klient używa do zaakceptowania oferty.
• Płatności: gdy Twój klient płaci online, płatność obsługuje Stripe. Otrzymujemy kwotę i status, a nie dane karty ani konta bankowego Twojego klienta.
• Subskrypcja: jaki masz plan (Free, Pro lub Ultra) i do kiedy. Dane do płatności przechowuje Stripe.
• Urządzenie: token powiadomień push, jeśli włączysz powiadomienia, oraz wybrany przez Ciebie język.
• Dane techniczne: adres IP i czas żądań w logach serwera oraz raporty o błędach z aplikacji (tekst błędu, ekran i wersja aplikacji, bez treści Twoich dokumentów), aby usługa była bezpieczna i działała.

Mikrofon i zdjęcia

Gdy używasz poleceń głosowych, rozpoznawanie mowy w Twoim telefonie (Apple lub Google) zamienia Twój głos na tekst. Nie otrzymujemy ani nie przechowujemy dźwięku; w aplikacji używany jest wyłącznie tekst, aby wykonać Twoje polecenie.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

Projekt z AI

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Przechowywanie w chmurze (Ultra)

Jeśli połączysz swój Google Drive lub OneDrive, umieszczamy kopię wysłanych przez Ciebie faktur i ofert (pdf), zapisanych paragonów i Twoich eksportów w Twoim własnym magazynie, w folderze Jiffy Invoice lub w folderze, który sam wybierzesz. Pliki są tam Twoje: nie zatrzymujemy ich u siebie i w każdej chwili możesz je sam usunąć.

Zgodę wyrażasz raz u Google lub Microsoftu. W przypadku Google Drive Jiffy widzi tylko pliki i foldery, które sam utworzył lub które sam wskażesz, a nie resztę Twojego magazynu. W przypadku OneDrive Jiffy domyślnie dostaje dostęp tylko do własnego folderu aplikacji. Token dostępu przechowujemy na naszym serwerze w postaci zaszyfrowanej (AES-256) i nigdy go nie pokazujemy ani nie zapisujemy w logach.

Jeśli sam wybierzesz folder w OneDrive („Wybierz sam folder w swoim OneDrive”), Microsoft poprosi Cię o szersze uprawnienie: Jiffy dostanie wtedy uprawnienie do odczytu i zapisu Twoich plików w OneDrive. Jiffy zapisuje tylko w wybranym przez Ciebie folderze i z Twojego OneDrive odczytuje wyłącznie nazwy folderów, aby mógł pokazać Ci ich listę. Do własnego folderu aplikacji możesz wrócić, łącząc się ponownie bez tego wyboru.

Możesz się rozłączyć w dowolnej chwili w Więcej, Przechowywanie w chmurze. Wtedy cofamy dostęp (u Google) i usuwamy połączenie; pliki, które już są w Twoim magazynie, tam zostają. Dostęp możesz też cofnąć na swoim koncie Google lub Microsoft.

Do czego tego używamy

• Aby udostępniać aplikację: tworzenie faktur i ofert, wysyłanie ich jako pdf, śledzenie płatności i wysyłanie przypomnień (wykonanie naszej umowy z Tobą).
• Aby zabezpieczać Twoje konto i zapobiegać nadużyciom (prawnie uzasadniony interes).
• Aby wypełniać obowiązki prawne, takie jak nasza własna księgowość.

Nie sprzedajemy Twoich danych, nie wyświetlamy reklam i nie śledzimy Cię w innych aplikacjach ani na innych stronach.

Pomiary użycia

W aplikacji i na naszej stronie jiffy-invoice.com mierzymy, jak korzysta się z Jiffy, od pierwszego uruchomienia lub pierwszej wizyty. Używamy do tego PostHog (PostHog Inc., Stany Zjednoczone) jako podmiotu przetwarzającego. Dane są przechowywane w Stanach Zjednoczonych.

W aplikacji, w aplikacji internetowej i na stronie pomiar jest więc włączony od razu po uruchomieniu, jeszcze zanim zamkniesz komunikat; komunikat widzisz przy pierwszym uruchomieniu lub pierwszej wizycie. Jeśli go wyłączysz, nic więcej nie jest wysyłane, a my usuwamy to, co narzędzie pomiarowe zapisało na Twoim urządzeniu; ten wybór zapisujemy na Twoim urządzeniu. Nigdy nie mierzymy na linkach do płatności i ofert, które otwierają Twoi klienci.

Co mierzymy:

• które strony lub ekrany oglądasz i dokąd przechodzisz dalej;
• kliknięcia, przewijanie i mapy cieplne miejsc, w które klikają odwiedzający;
• nagrania Twojej sesji, tylko w sieci (strona i aplikacja internetowa). Cały tekst i wszystkie pola do wpisywania są ukryte, więc nazwy, kwoty i dane klientów nigdy nie są widoczne. W aplikacji na iOS i Androida nie robimy nagrań i nie mierzymy zawartości ekranu, a jedynie zdarzenia, takie jak to, który ekran otwierasz;
• kroki rejestracji, rezygnacji (wraz z wybranym przez Ciebie powodem) i wyboru planu;
• po zalogowaniu i udzieleniu zgody: kilka zdarzeń zgłaszanych przez nasz serwer, takich jak wysłanie dokumentu albo rozpoczęcie lub anulowanie subskrypcji, bez nazw, kwot i adresów e-mail;
• szybkość ładowania stron i dane techniczne, takie jak Twoja przeglądarka, urządzenie i kraj;
• losowy identyfikator, a po zalogowaniu identyfikator bez nazwy i adresu e-mail, dzięki czemu widzimy wizytę i konto, które z niej wynika, jako jedną historię.

Cel: zrozumienie, jak korzysta się z Jiffy, i ulepszanie go. W aplikacji, w aplikacji internetowej i na stronie włączamy pomiar na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w ulepszaniu produktu. Możesz go wyłączyć w dowolnym momencie: na stronie w Ustawieniach analityki na dole strony, w aplikacji w sekcji Więcej, Pomiary użycia. Nie ma to wpływu na nasze usługi.

Przechowywanie: nie dłużej niż 12 miesięcy.

Ponieważ PostHog przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej.

Komu udostępniamy dane

Tylko podmiotom, które pomagają nam udostępniać aplikację, i tylko to, czego potrzebują:

• Stripe: płatności online od Twoich klientów oraz subskrypcje Pro i Ultra.
• Resend: wysyłanie e-maili, takich jak faktury, przypomnienia i e-maile do logowania.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple i Google: dostarczanie powiadomień push.
• Sentry (Functional Software, Inc., Stany Zjednoczone): raporty o błędach i awariach. Zawierają dane techniczne, takie jak komunikat o błędzie, ślad stosu, typ urządzenia, wersja aplikacji i ekran, na którym coś poszło nie tak, a nigdy treść Twoich faktur, klientów ani firmy.
• Google i Apple: jeśli logujesz się kontem tych firm.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Nasz dostawca hostingu: serwery, na których działają aplikacja i baza danych.

Mamy siedzibę w Stanach Zjednoczonych, a niektóre z tych podmiotów przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub EU-US Data Privacy Framework (w ramach którego Sentry jest certyfikowany).

Twój klient widzi fakturę lub ofertę, którą wysyłasz, w tym dane Twojej firmy na niej.

Jak długo to przechowujemy

Przechowujemy Twoje dane tak długo, jak istnieje Twoje konto. Gdy usuniesz konto, od razu usuwamy z aplikacji Twoją firmę, klientów, faktury i oferty. Kopie zapasowe są nadpisywane w ciągu 30 dni od tego momentu.

Uwaga: jako firma musisz przechowywać własną dokumentację przez siedem lat w Holandii. Zrób eksport, zanim usuniesz konto.

Usuwanie konta i danych

W aplikacji: przejdź do Więcej, wybierz Usuń konto i potwierdź. Działa to w aplikacji na iOS, aplikacji na Androida i aplikacji internetowej.

Jeśli to nie działa, napisz na info@jiffy-invoice.com z adresu przypisanego do Twojego konta. Usuniemy wtedy Twoje konto w ciągu 30 dni.

Twoje prawa

Możesz uzyskać dostęp do swoich danych, żądać ich sprostowania lub usunięcia, przenieść je oraz sprzeciwić się przetwarzaniu lub żądać jego ograniczenia. Większość danych możesz zmienić samodzielnie w aplikacji; w pozostałych sprawach napisz do nas.

Jeśli masz skargę, chcielibyśmy usłyszeć ją jako pierwsi. Możesz też złożyć skargę do holenderskiego organu ochrony danych (Autoriteit Persoonsgegevens) lub do organu w swoim kraju.

Bezpieczeństwo

Połączenia z aplikacją są szyfrowane. Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci zahaszowanej. Do serwerów mają dostęp tylko osoby, które potrzebują tego do utrzymania.

Dzieci

Jiffy Invoice jest przeznaczone dla firm, a nie dla dzieci poniżej 16 lat.

Zmiany

Gdy zmienimy tę politykę, opublikujemy tutaj nową wersję z nową datą. O ważnych zmianach powiadomimy Cię w aplikacji lub e-mailem.

Kontakt

Pytania o prywatność? Napisz na info@jiffy-invoice.com.