Zásady ochrany osobných údajov

Kto je zodpovedný

Unlimited Scalability LLC 1309 Coffeen Avenue STE 1200 Sheridan, Wyoming 82801 United States info@jiffy-invoice.com

Pre tvoj účet a tvoje vlastné údaje o firme sme prevádzkovateľom my. Pri údajoch tvojich klientov, ktoré v Jiffy zadáš, si prevádzkovateľom ty a my sme tvojím sprostredkovateľom: používame ich len na to, aby aplikácia pre teba fungovala.

Čo spracúvame

• Účet: tvoje meno, e-mailová adresa a zahashovaná podoba tvojho hesla. Ak sa prihlásiš cez Google alebo Apple, poskytnú nám tvoje meno, e-mailovú adresu a ID účtu.
• Tvoja firma: názov firmy, adresa, telefónne číslo, číslo obchodného registra a IČ DPH, bankové údaje, logo a tvoj podpis, ak ho pridáš.
• Tvoji klienti: meno, kontaktná osoba, e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa, číslo obchodného registra a IČ DPH.
• Faktúry a ponuky: položky, sumy, dátumy, poznámky, stav platby, či a kedy klient dokument zobrazil, a podpis, ktorým klient prijíma ponuku.
• Platby: keď tvoj klient platí online, platbu spracúva Stripe. My dostaneme sumu a stav, nie údaje o karte alebo banke tvojho klienta.
• Predplatné: aký tarif máš (Free, Pro alebo Ultra) a dokedy. Tvoje platobné údaje uchováva Stripe.
• Zariadenie: push token, ak zapneš upozornenia, a tvoja voľba jazyka.
• Technické údaje: IP adresa a čas požiadaviek v serverových logoch a hlásenia chýb z aplikácie (text chyby, obrazovka a verzia aplikácie, bez obsahu tvojich dokumentov), aby služba zostala bezpečná a funkčná.

Mikrofón a fotografie

Keď používaš hlasové príkazy, rozpoznávanie reči v tvojom telefóne (Apple alebo Google) premení tvoj hlas na text. Zvuk neprijímame ani neukladáme; v aplikácii sa na vykonanie tvojho príkazu používa len text.

The app only opens your photos or your camera when you choose a logo or a receipt yourself. Only the image or pdf you pick is uploaded.

AI dizajn

Four features in Jiffy send data to an AI service. This only happens after the owner or an admin of your company has given consent once (that consent covers all four and the whole company), and only at the moment you use the feature yourself:

• Design and templates with AI: your company name, the tagline, the choices of your design (colors, fonts, parts) and the text of your instruction, to a language model from Anthropic, a company in the United States. The previews are drawn with example data.
• Receipt scanning: the photo or pdf of the receipt, to a language model from Anthropic (see Receipt scanning below).
• Logo with AI: your company name, the tagline, the chosen style and colors and your own description, to an image model from OpenAI, a company in the United States.
• Spoken or typed commands (Ultra): the text of your command and the names of your clients (so the command reaches the right client), to a language model from Anthropic. A command the app understands by itself is not sent to the AI.

Amounts, invoice lines, documents and client contact details are never sent. With commands, only the client names are sent, plus whatever you say or type in your command yourself.

Anthropic and OpenAI do not use this data to train their models and keep it only briefly, under their terms for business customers, among other things to detect misuse. Because both process data in the United States, this is based on the standard contractual clauses of the European Commission.

For design and logos we keep your instruction and the answer (without client data) in a log, so credits can be given back if something fails and to prevent misuse. We do not keep commands.

You can withdraw the consent at any time in the app under More, Data to AI services (as owner or admin). After that nothing is sent to an AI service until consent is given again; the rest of Jiffy keeps working as usual.

Receipt scanning (Pro)

If you scan a receipt, we send the photo or pdf of that receipt to a language model from Anthropic, a company in the United States, which reads the vendor, date, amount, VAT and category from it. Nothing else is sent: no client data, invoices or company details. This only happens after you have given your consent once (the same consent as for the other AI features) and only at the moment you scan a receipt yourself.

The result is a proposal that you check first. If you save the cost, we keep the details and the receipt file in your account. The file is private: only members of your company can fetch it, and it is never on a public address. If you delete the cost or your account, the receipt is deleted too. If you do not save it, the uploaded receipt is not kept longer than necessary. The AI log only holds the type and size of the file and what it cost, not the receipt itself.

Cloudové úložisko (Ultra)

Ak pripojíš svoj Google Drive alebo OneDrive, uložíme kópiu tvojich odoslaných faktúr a ponúk (pdf), uložených dokladov a tvojich exportov do tvojho vlastného úložiska, do priečinka Jiffy Invoice alebo do priečinka podľa tvojho výberu. Súbory sú tam tvoje: nenechávame si ich a môžeš ich kedykoľvek odstrániť priamo vo svojom úložisku.

Povolenie udeľuješ raz u Googlu alebo Microsoftu. Pri Google Drive vidí Jiffy len súbory a priečinky, ktoré Jiffy sám vytvoril alebo ktoré mu ukážeš ty, nie zvyšok tvojho úložiska. Pri OneDrive má Jiffy predvolene prístup len k vlastnému priečinku aplikácie. Prístupový token uchovávame zašifrovaný (AES-256) na našom serveri a nikdy ho nezobrazujeme ani nezapisujeme do logov.

Ak si v OneDrive vyberieš priečinok podľa seba („Vyber si vlastný priečinok vo svojom OneDrive“), Microsoft ťa požiada o širšie povolenie: Jiffy vtedy dostane právo čítať a zapisovať súbory v tvojom OneDrive. Jiffy zapisuje iba do priečinka, ktorý vyberieš, a z tvojho OneDrive nečíta nič iné než názvy priečinkov, aby ti mohol zobraziť zoznam. Na vlastný priečinok aplikácie sa môžeš vrátiť opätovným pripojením bez tohto výberu.

Pripojenie môžeš kedykoľvek odpojiť v časti Viac, Cloudové úložisko. Potom zrušíme prístup (u Googlu) a pripojenie odstránime; súbory, ktoré už sú v tvojom úložisku, tam zostanú. Prístup môžeš zrušiť aj vo svojom účte Google alebo Microsoft.

Na čo to používame

• Na poskytovanie aplikácie: vytváranie faktúr a ponúk, ich odosielanie ako pdf, sledovanie platieb a odosielanie pripomienok (plnenie našej zmluvy s tebou).
• Na zabezpečenie tvojho účtu a predchádzanie zneužitiu (oprávnený záujem).
• Na plnenie zákonných povinností, napríklad vlastného účtovníctva.

Tvoje údaje nepredávame, nezobrazujeme reklamu a nesledujeme ťa naprieč inými aplikáciami ani webovými stránkami.

Meranie používania

V aplikácii a na našom webe jiffy-invoice.com meriame, ako sa Jiffy používa, od prvého spustenia alebo prvej návštevy. Na to používame PostHog (PostHog Inc., Spojené štáty) ako sprostredkovateľa. Údaje sa ukladajú v Spojených štátoch.

V aplikácii, vo webovej aplikácii aj na webe je meranie preto zapnuté hneď, ako začneš, ešte predtým, než oznámenie zavrieš; toto oznámenie uvidíš pri prvom spustení alebo prvej návšteve. Ak meranie vypneš, nič sa už neodosiela a vymažeme, čo nástroj na meranie uložil na tvojom zariadení; túto voľbu uchovávame na tvojom zariadení. Nikdy nemeriame na odkazoch na platbu a ponuku, ktoré otvárajú tvoji klienti.

Čo meriame:

• ktoré stránky alebo obrazovky si prezeráš a kam ideš ďalej;
• kliknutia, posúvanie a teplotné mapy toho, kde návštevníci klikajú;
• záznamy tvojej relácie, iba na webe (web a webová aplikácia). Všetok text a všetky vstupné polia sú skryté, takže mená, sumy a údaje o klientoch nie sú nikdy vidieť. V aplikácii pre iOS a Android záznamy nerobíme a nemeriame obsah obrazovky, meriame len udalosti, napríklad ktorú obrazovku otvoríš;
• kroky pri registrácii, zrušení (s dôvodom, ktorý vyberieš) a výbere tarifu;
• ak si prihlásený a povedal si áno: niekoľko udalostí, ktoré hlási náš server, napríklad odoslanie dokumentu alebo začiatok či zrušenie predplatného, bez mien, súm a e-mailových adries;
• ako rýchlo sa stránky načítajú a technické údaje, napríklad tvoj prehliadač, zariadenie a krajina;
• náhodné ID a po prihlásení ID bez mena a e-mailovej adresy, aby sme návštevu a z nej vzniknutý účet videli ako jeden príbeh.

Účel: pochopiť, ako sa Jiffy používa, a zlepšovať ho. V aplikácii, vo webovej aplikácii aj na webe meranie zapíname na základe nášho oprávneného záujmu zlepšovať produkt. Môžeš ho kedykoľvek vypnúť: na webe cez Nastavenia analytiky v dolnej časti stránky, v aplikácii v časti Viac, Meranie používania. Nemá to vplyv na našu službu.

Uchovávanie: najviac 12 mesiacov.

Keďže PostHog spracúva údaje v Spojených štátoch, deje sa tak na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie.

S kým údaje zdieľame

Len so stranami, ktoré nám pomáhajú poskytovať aplikáciu, a len to, čo potrebujú:

• Stripe: online platby od tvojich klientov a predplatné Pro a Ultra.
• Resend: odosielanie e-mailov, napríklad faktúr, pripomienok a e-mailov na prihlásenie.
• Anthropic: the language model behind AI design, receipt reading and commands, only after consent and when you use that feature yourself (see AI features).
• OpenAI: the image model behind the AI logo, only after consent and when you have a logo made with AI yourself (see AI features).
• Expo, Apple a Google: doručovanie push upozornení.
• Sentry (Functional Software, Inc., Spojené štáty): hlásenia o chybách a pádoch. Obsahujú technické údaje, napríklad chybovú správu, stack trace, typ zariadenia, verziu aplikácie a obrazovku, na ktorej sa to pokazilo, a nikdy nie obsah tvojich faktúr, klientov ani firmy.
• Google a Apple: ak sa prihlásiš ich účtom.
• Google Drive or Microsoft OneDrive: only if you connect a cloud storage yourself, to place the copy in your own storage.
• Náš poskytovateľ hostingu: servery, na ktorých beží aplikácia a databáza.

Sídlime v Spojených štátoch a niektoré z týchto strán spracúvajú údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Deje sa tak na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, rozhodnutia o primeranosti alebo rámca EU-US Data Privacy Framework (v rámci ktorého je Sentry certifikovaný).

Tvoj klient vidí faktúru alebo ponuku, ktorú pošleš, vrátane tvojich údajov o firme na nej.

Ako dlho údaje uchovávame

Tvoje údaje uchovávame, kým existuje tvoj účet. Keď účet odstrániš, hneď z aplikácie odstránime tvoju firmu, klientov, faktúry a ponuky. Zálohy sa po tom prepíšu do 30 dní.

Pozor: ako podnikateľ musíš vlastné záznamy uchovávať sedem rokov v Nizozemsku. Pred odstránením účtu si urob export.

Odstránenie účtu a údajov

V aplikácii: prejdi do Viac, vyber Odstrániť účet a potvrď. Funguje to v aplikácii pre iOS, v aplikácii pre Android aj vo webovej aplikácii.

Ak to nefunguje, napíš na info@jiffy-invoice.com z adresy tvojho účtu. Tvoj účet potom odstránime do 30 dní.

Tvoje práva

Máš právo na prístup k svojim údajom, na ich opravu alebo vymazanie, na ich prenos a na namietanie proti spracúvaniu alebo jeho obmedzenie. Väčšinu údajov si môžeš zmeniť sám v aplikácii; vo všetkom ostatnom nám napíš.

Ak máš sťažnosť, radi ju najprv vypočujeme. Sťažnosť môžeš podať aj na nizozemskom úrade na ochranu údajov (Autoriteit Persoonsgegevens) alebo na úrade vo svojej krajine.

Zabezpečenie

Spojenia s aplikáciou sú šifrované. Heslá sa ukladajú len v zahashovanej podobe. K serverom sa dostanú len ľudia, ktorí to potrebujú na údržbu.

Deti

Jiffy Invoice je určená pre podnikateľov a nie pre deti mladšie ako 16 rokov.

Zmeny

Keď tieto zásady zmeníme, novú verziu zverejníme tu s novým dátumom. O významných zmenách ťa informujeme v aplikácii alebo e-mailom.

Kontakt

Otázky k ochrane súkromia? Napíš na info@jiffy-invoice.com.